新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的新方式

唐銀花

（阿勒泰市北屯鎮(zhèn)社會事務(wù)（統(tǒng)計(jì)）服務(wù)中心（退役軍人服務(wù)站），新疆 阿勒泰 836300）

現(xiàn)階段，我國信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，人們的日常生活和信息化之間的關(guān)系越來越緊密，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展以及創(chuàng)新都與信息化技術(shù)有著非常直接的聯(lián)系。在新形勢之下，行政事業(yè)單位也必須要對時(shí)代的發(fā)展以及變化進(jìn)行適應(yīng)，對傳統(tǒng)化的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，積極創(chuàng)新檔案管理思路，對信息化時(shí)代背景下檔案管理工作水平進(jìn)行持續(xù)性提高。

1 新形勢之下行政事業(yè)單位檔案管理期間所存在的問題

1）檔案管理信息化思維較為落后。行政事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理期間比較輕視信息化管理理念，使得行政單位中的人力以及財(cái)力等等方面的支持存在較大的不足，日常的監(jiān)督力度也比較低，雖然已經(jīng)將檔案管理信息化歸入年度工作計(jì)劃中，但是依舊沒有形成比較完善的保障機(jī)制，影響到檔案管理工作的整體效率。

2）管理人員素質(zhì)不高。行政單位在實(shí)施檔案管理工作期間必須對國家政策性要求進(jìn)行嚴(yán)格遵循，具有非常高的技術(shù)要求。但是當(dāng)前我國行政事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作人員大多身兼有數(shù)職，無論是時(shí)間或者是精力都無法對檔案的質(zhì)量以及水平進(jìn)行保障。還有部分行政事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理人員對于相關(guān)的業(yè)務(wù)知識了解程度不深，無法按時(shí)進(jìn)行立卷歸檔、分類以及移交至單位當(dāng)中的檔案室等等工作[1]。

3）檔案管理現(xiàn)代化水平較低。當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度較快，行政事業(yè)檔案管理工作當(dāng)中所應(yīng)用的先進(jìn)設(shè)備以及先進(jìn)技術(shù)越來越多，但是因?yàn)檫@類所引入的設(shè)備以及技術(shù)仍然沒有被充分運(yùn)用，使得目前事業(yè)單位檔案管理工作中的現(xiàn)代化水平較低，單位內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置比較混亂，使得檔案管理工作中存在較為嚴(yán)重的盲目性以及隨意性。除此之外，行政事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理期間還存在安全防范意識較差，管理力度不足以及沒有對檔案管理目標(biāo)以及管理手段進(jìn)行明確的情況。

2 新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的主要方式

1）合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)水平越來越高，數(shù)字化技術(shù)也得到了較大的進(jìn)步。為了讓行政事業(yè)單位檔案管理工作和時(shí)代接軌，必須將數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理引入，對單位當(dāng)中的檔案管理工作效率以及科學(xué)化程度進(jìn)行提升。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，必須對物資力量進(jìn)行合理化分配，以時(shí)效性作為基礎(chǔ)，讓所收集、整合以及反饋的數(shù)據(jù)能夠更加具備有效性以及準(zhǔn)確性，對檔案管理整體工作質(zhì)量進(jìn)行全面優(yōu)化。與此同時(shí)，想要對檔案管理工作效率進(jìn)行提升，必須要相關(guān)部分強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，對先進(jìn)性的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行合理化引入，完成好相關(guān)的維修以及管理工作，對機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)效率進(jìn)行提高[2]。以往所采取的傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，往往采取大量的文字來存儲檔案，這一方式在某種程度上將會對檔案存儲的時(shí)間以及數(shù)據(jù)的安全性造成影響。因此，必須將數(shù)據(jù)逐漸由紙質(zhì)資料存儲轉(zhuǎn)變成為計(jì)算機(jī)存儲，且不斷加密以及更新數(shù)據(jù)。在實(shí)施檔案存儲工作期間必須提前完成好檔案資料分類的工作，借助數(shù)據(jù)資料保密程度對資料進(jìn)行存儲，提升數(shù)據(jù)安全性以及數(shù)據(jù)資料的實(shí)際存儲效率，提高數(shù)據(jù)信息共享程度，進(jìn)而對整體數(shù)據(jù)資源利用進(jìn)行全面優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)較好的數(shù)據(jù)信息傳輸模式。

2）提升以及優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。為了對檔案管理工作水平以及質(zhì)量進(jìn)行保證，全面優(yōu)化以及提升行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，必須要?jiǎng)?chuàng)建更加完善以及全面的檔案管理系統(tǒng)，可以以地區(qū)實(shí)際情況為立足點(diǎn)，大膽創(chuàng)新目前的組織機(jī)構(gòu)模式，確保行政事業(yè)單位中檔案管理工作能夠切實(shí)落實(shí)到每一個(gè)行政事業(yè)單位工作人員中，提升檔案管理工作人員的確切性以及細(xì)致性，防止單位當(dāng)中發(fā)生職責(zé)不明確以及互相推脫的情況[3]。同時(shí)，還需要進(jìn)一步提高對檔案管理工作的監(jiān)督以及管理力度，采取高質(zhì)量的管理模式以及有效的監(jiān)督方式對檔案管理工作水平和質(zhì)量進(jìn)行提升，提高檔案管理工作整體效率、為提升檔案管理工作的合理性以及科學(xué)性，必須始終堅(jiān)持以社會發(fā)展作為時(shí)代背景，符合目前我國行政事業(yè)單位的發(fā)展需要，將質(zhì)量以及數(shù)量作為檔案管理工作的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，提升其工作的公平性。就領(lǐng)導(dǎo)部門來說，其必須要將分級化管理以及動態(tài)化管理方式作為行政事業(yè)單位檔案管理工作的一大重心，形成較好的引導(dǎo)機(jī)制。在對工作目標(biāo)進(jìn)行設(shè)立期間，必須將國家所頒布的法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，逐漸形成有法可依和有法必依的管理格局，對檔案管理工作中的監(jiān)督以及管理有序性以及規(guī)范性進(jìn)行提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良性循環(huán)[4]。

3）提高整體檔案管理安全性。由于行政職業(yè)單位當(dāng)中的數(shù)據(jù)必須進(jìn)行保密，其數(shù)據(jù)可能和國家的政治、文化以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有非常緊密的聯(lián)系，因此，必須將檔案管理安全性進(jìn)行優(yōu)化以及提升作為行政事業(yè)單位中檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，必須要對國家法律法規(guī)進(jìn)行結(jié)合，對數(shù)據(jù)文件保密程度進(jìn)行不斷提高以及優(yōu)化，為國家的健康有序發(fā)展奠定基礎(chǔ)。雖然現(xiàn)階段行政事業(yè)單位當(dāng)中的庫房基礎(chǔ)設(shè)施比較完善，但是還是有部分的單位缺少對其的重視，使得信息數(shù)據(jù)被泄露，發(fā)生難以挽回的情況[5]。因此，行政事業(yè)單位必須在完善好庫房等等設(shè)施的基礎(chǔ)之上，強(qiáng)化監(jiān)督以及管理力度，對相關(guān)工作人員的責(zé)任意識以及安全意識進(jìn)行提升，進(jìn)而對檔案管理水平進(jìn)行優(yōu)化。在實(shí)際的建設(shè)工作期間，必須和地區(qū)間的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，提升監(jiān)管以及防盜力度，采取劃分好辦公區(qū)域以及檔案管理區(qū)域的方式來對行政事業(yè)單位檔案管理水進(jìn)行優(yōu)化，防止一些無關(guān)人員隨機(jī)對信息進(jìn)行翻閱以及盜取，強(qiáng)化違法行為的懲治力度，真正地形成有法可依以及有法必依的環(huán)境。在資料的保管期間，還需要對保管的期限進(jìn)行明確，將其分成短期、長期以及永久三個(gè)主要的保管期間，完成好檔案資料整合以及管理的工作，對檔案信息安全性進(jìn)行提升[6]。

3 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位內(nèi)部的核心在為檔案管理工作，其工作效率將會對事業(yè)單位的順利運(yùn)行造成直接性的影響，因此，必須對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行積極發(fā)展。現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)社會的趨勢為標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，想要達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)就必須要將規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化作為行政事業(yè)單位檔案管理工作的開展目標(biāo)，采取相關(guān)的制度對檔案管理專業(yè)程度進(jìn)行提升，為這一工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)，提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的高效性。