探索制約干部人事檔案工作發(fā)展的因素

田立華 夏 倩

（聊城市第二人民醫(yī)院，山東 聊城 252600）

我國人事檔案工作經(jīng)過數(shù)十年時(shí)間發(fā)展，已經(jīng)形成了完整的人事檔案管理體系，但是近些年隨著我國醫(yī)改工作蓬勃開展，醫(yī)院干部人事工作也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步影響了檔案工作的開展。因此為了能夠適應(yīng)未來工作需求，應(yīng)該正視影響人事干部檔案工作發(fā)展的相關(guān)因素，這也是本文研究的主要目的。

1 制約干部人事檔案工作發(fā)展的相關(guān)因素分析

1.1 人員因素

1）思想方面。干部人事檔案是詳細(xì)記錄醫(yī)院組織、人事管理活動(dòng)中形成的，以記錄個(gè)人品德、能力、出勤、成績等一系列信息的檔案資料，具有較強(qiáng)的保密性，很多干部并不了解自己的人事檔案中記載了什么內(nèi)容，在這種“神秘色彩”的影響下，人事檔案管理工作在一定程度上偏離了干部主體。同時(shí)受傳統(tǒng)“守堆看攤”思想的影響下，很多人對(duì)人事干部檔案管理存在偏差，認(rèn)為該工作只是簡單的收集、記錄整理人事檔案資料，工作的重點(diǎn)是保證檔案資料安全性，而忽視醫(yī)院如何正確的使用干部人事檔案資料。

2）專業(yè)方面。（1）現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理工作尚未得到工作人員的有效支持，導(dǎo)致檔案管理工作脫離醫(yī)院實(shí)際情況，檔案管理工作難以真實(shí)反應(yīng)醫(yī)院干部的工作情況，檔案資料的真實(shí)性、可靠性等得不到保障。同時(shí)在醫(yī)院人員因素的影響下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作存在明顯缺陷，員工不了解檔案管理工作的實(shí)施路徑，這種情況會(huì)進(jìn)一步打擊檔案管理積極性。（2）由于干部人事檔案管理工作尚未得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，所以對(duì)于檔案管理方面的投入相對(duì)較少。各個(gè)醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的專業(yè)人員少，而且兼職的比較多，所以對(duì)檔案工作的重視程度不高；再加上對(duì)檔案管理知識(shí)掌握的不系統(tǒng)，參加培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，致使檔案管理人員整體水平不高，這也限制了檔案工作的開展。

1.2 制度因素

目前醫(yī)院在干部人事檔案管理中積極開展制度建設(shè)，并取得了一定的成績，但是根據(jù)相關(guān)學(xué)者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)院人事干部檔案管理制度都是在傳統(tǒng)制度基礎(chǔ)上做簡單的修改，檔案的大體框架無實(shí)質(zhì)性變化，過于關(guān)注人事檔案信息的采集、整理，而很少涉及信息化、制度化方面的內(nèi)容，這種情況明顯不滿足醫(yī)院干部人事檔案管理要求[1]。

1.3 信息技術(shù)因素

現(xiàn)階段干部人事檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用情況不滿意，手工操作所占比例較高，根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》的相關(guān)內(nèi)容，落后的管理模式會(huì)顯著增加檔案人員的工作量和工作壓力，并且折疊、裝訂等操作行為會(huì)改變檔案原有的面貌，增加干部人事檔案破損的風(fēng)險(xiǎn)。雖然現(xiàn)在醫(yī)院干部人事檔案管理中需要采集大量的檔案信息資料，但是醫(yī)院在人事檔案管理中還沒完全使用信息化系統(tǒng)，主要是檔案管理人員將檔案信息進(jìn)行簡單的錄入，不能滿足未來檔案工作的需求。

2 醫(yī)院干部人事檔案管理的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化人員因素管理

1）轉(zhuǎn)變思想觀念。為更好地適應(yīng)未來檔案管理要求，相關(guān)人員必須要主動(dòng)轉(zhuǎn)變思想觀念，能夠堅(jiān)持以改革創(chuàng)新的思維，探索干部人事檔案管理的新方向，其中的重點(diǎn)內(nèi)容包括：（1）堅(jiān)持發(fā)展干部人事檔案管理模式，樹立數(shù)字化人才信息資源管理模式。在檔案管理中應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作效果的影響，能夠從醫(yī)院人力資源管理角度出發(fā)，不斷優(yōu)化干部人事檔案管理路徑，堅(jiān)持用發(fā)展的眼光對(duì)待本職工作，為全面增強(qiáng)檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。（2）引進(jìn)市場(chǎng)競爭機(jī)制。競爭機(jī)制是推動(dòng)干部人事檔案管理模式變革的關(guān)鍵，因此為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)人員需要在市場(chǎng)競爭的角度下，改變傳統(tǒng)檔案管理中工作人員存在的“吃大鍋飯”思維，充分調(diào)動(dòng)工作人員的主觀能動(dòng)性。（3）落實(shí)目標(biāo)管理模式。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，工作人員應(yīng)該主動(dòng)轉(zhuǎn)變思維模式，主動(dòng)與醫(yī)院工作相對(duì)接，根據(jù)醫(yī)院人力資源管理中的相關(guān)規(guī)定落實(shí)責(zé)任，并將干部考核結(jié)果等體現(xiàn)在檔案中，使干部人事檔案可以適應(yīng)未來醫(yī)院運(yùn)行要求。

2）增強(qiáng)工作人員專業(yè)水平。針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院干部人事檔案管理中的滯后性，全面增強(qiáng)工作人員工作水平，以醫(yī)院為單位，針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行全面的專業(yè)技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：（1）介紹檔案管理中信息系統(tǒng)軟件的操作方法，利用微博、微信等手機(jī)App進(jìn)行信息宣傳，針對(duì)特定工作人員進(jìn)行宣教，詳細(xì)介紹干部人事檔案管理的作用、基本工作流程以及相關(guān)政策法規(guī)等，加深全體人員對(duì)干部檔案管理的了解，提高各部門的合作效果，最終為干部人事檔案管理提供充足的信息資料。（2）做好專業(yè)人才引入，面向社會(huì)招聘高素質(zhì)檔案管理人員，使具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員不斷融入到檔案管理人員隊(duì)伍中，補(bǔ)充新鮮血液，推廣科學(xué)的檔案管理方法，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能水平。

2.2 完善檔案管理的相關(guān)制度

完善檔案管理制度已經(jīng)成為相關(guān)學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，其中的關(guān)鍵點(diǎn)包括：1）對(duì)現(xiàn)有的干部人事檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，通過修訂制度貫徹檔案分類管理的相關(guān)制度要求，在強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)資料采集重要性的基礎(chǔ)上，能夠通過基礎(chǔ)建設(shè)的方法采用多種途徑來提高資源利用效率。改變傳統(tǒng)集中管理的模式，充分發(fā)揮醫(yī)院各科室的作用，使每個(gè)科室可以為干部檔案管理提供充足的信息資料；而在檔案管理時(shí)間規(guī)范等內(nèi)容上，可落實(shí)嚴(yán)格的分期保管制度，例如在干部退休、死亡之后，隨時(shí)做好檔案的交接工作。2）在檔案管理制度中需進(jìn)一步明確管理要求以及其他注意事項(xiàng)。同時(shí)在制度建設(shè)中也應(yīng)該明確信息化技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容。

2.3 做好信息技術(shù)管理

干部人事檔案管理工作的開展依賴于醫(yī)院全體醫(yī)護(hù)人員的支持，因此在未來工作中應(yīng)該主動(dòng)培養(yǎng)全體工作人員的檔案管理意識(shí)，能夠在現(xiàn)有條件下通過宣傳、教育等方法灌輸檔案管理?xiàng)l例，讓全體工作人員認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，進(jìn)而主動(dòng)配合工作。因此為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，本文認(rèn)為在未來工作中應(yīng)該以醫(yī)院為單位打造局域網(wǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式管理干部人事檔案工作，滿足未來檔案信息數(shù)據(jù)交互與信息共享的功能。現(xiàn)階段隨著信息技術(shù)的變革，基于大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)開始被廣泛應(yīng)用在檔案管理中，成為檔案現(xiàn)代化的主要發(fā)展方向，因此為了能夠適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理要求，工作人員應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院檔案管理要求，盡可能的改變傳統(tǒng)工作模式下存在的檔案通用性差、重復(fù)浪費(fèi)、效率低下的問題。因此在當(dāng)前信息技術(shù)的支持下，工作人員應(yīng)該積極打造領(lǐng)導(dǎo)干部檔案信息庫，細(xì)化檔案管理目錄數(shù)據(jù)，并將干部人事檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上，打造以醫(yī)院為核心，各級(jí)臨床、門診部位為脈絡(luò)的信息化網(wǎng)絡(luò)管理結(jié)構(gòu)，滿足檔案資源共享以及快速流通的要求[2]。

3 結(jié)束語

現(xiàn)階段影響干部人事檔案管理效果的因素是多方面的，因此為了能夠消除相關(guān)因素的影響，需要相關(guān)人員能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，在掌握醫(yī)院工作要求的基礎(chǔ)上，通過完整的工作路徑開展檔案管理工作，加深工作人員對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的理解，探索新的檔案管理路徑，最終全面提高干部人事檔案管理能力。