基建工程項目檔案智能化管理

趙文秀

（北京市昌平區林業植保站，北京 102200）

1 基建工程檔案主要特點

1）內容繁雜。基建工程項目涉及多個系統、單位、部門、專業，建設檔案資料的形成跨度長，內容龐大、繁雜。按照項目工程建設的階段劃分，基建工程檔案可分5個部分。（1）項目前期文件。主要包括：項目立項、審批、招投標、勘察、設計等形成的文件、報告、圖紙等。（2）項目監理文件。主要包括：單位在施工監理過程中形成的包括監理合同、監理大綱、實施細則、月報、通知單、工程質量評估報告、工作總結、旁站記錄等資料。（3）項目施工文件。項目施工過程中形成的開工、竣工報告、施工計劃、組織設計、材料質保文件、工程質量評定文件、公車工程驗收記錄、圖紙會審變更記錄等資料。（4）項目竣工文件。項目竣工后施工單位按照工程實際情況給編制的竣工圖紙。主要包括建筑竣工圖、結構、給排水、電氣、采暖通風竣工圖等）。（5）項目驗收文件。項目竣工后、試運行中及項目竣工驗收時形成的文件材料。包括工程竣工總結、竣工驗收報告、行政主管部門驗收意見書、工程竣工驗收備案表、決算文件、財務審計請示、審批材料等。

2）項目參與方眾多，標準多樣。基建工程項目往往具有眾多參建單位，工程的勘察、施工圖紙設計、工程監理、工程施工都會各自產生相應的工程相關文件，不同單位管理模式各異，資料整理收集標準不盡相同，且基建工程項目一般建設周期較長，期間相應負責人員的更替，人員業務水平參差不齊，增加資料管理難度。

2 基建工程檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識不強。當前，隨著基建工程建設規模的不斷擴大，一些單位在進行基建工程建設時，單位高層領導和基層管理工作者對于基建工程管理工作的重要性認知嚴重不足，而且本身的管理意識并不強。單位內部本身對于基建工程檔案管理工作的相關內容、有關的專業知識和工作本身的重要性缺乏大宣傳，再加上基建工程隊伍本身的流動性非常大，所以檔案管理工作長期受到忽視。除此之外，基建工程檔案管理工作的工作要求是比較高的，所以在實際工作過程中，如工作人員和工程人員之間的溝通與交流并不密切，那么在進行檔案收集、整理和歸類時，工作開展將面臨極大的阻礙。

2）檔案管理方式落后。許多單位在進行基建工程建設時，本身對于基建工程檔案管理工作的重視程度并不高，所以其收集以及歸類整理的檔案資料，仍然采用紙質的形式進行儲存，而紙質檔案資料本身只能夠對基建工程施工時的施工材料進行反映，而對于施工計劃、施工管理內容和質量驗收報告等內容，并不能夠進行真實反映。同時，紙質檔案材料在進行儲存以及應用時并不方便，在儲存過程中可能會因為受潮而導致紙張損壞，在運輸過程中，可能會因為外界影響因素以及外界力的作用而導致紙張破損。所以，在實際應用時，檔案可能就會因為前期的儲存以及運輸工作存在失誤，而導致最終所需要使用的紙質材料無法及時獲取或者所獲取的內容并不真實和全面，這些問題的存在對于基建工程的實際建設以及數據資料參考將會產生嚴重影響，導致整個工程的施工質量及施工進度受到影響。

3 基建工程項目檔案智能化管理措施

1）不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度。由于工程建設檔案管理工作在整個工程建設項目中發揮著重要的作用，因此，我們要不斷強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理工作態度，增強工作的責任感。從工程建設項目各部門主要領導到檔案管理工作的基層人員都要從思想上樹立正確的意識，重視檔案管理的作用，要把檔案資料的收集、整理和編制工作落到實處，明確各個部門的工作職責，加強對有關部門的監督檢查，防止出現檔案管理工作滯后于工程建設項目的事情發生。另外，還要定時檢查工程檔案管理資料的完整性，防止資料的隨意擺放和丟失，把檔案管理工作作為項目管理工作的重點，不斷加強建設單位的檔案意識，提高檔案管理工作的效率。

2）加強檔案的收集整理力度。加強檔案的收集、整理工作，是當前建設檔案管理工作的重點。要根據工程的性質、運用的經濟手段、施工進程，掌握檔案的整理歸檔時間，確保檔案資料收集過程的有序進行和完善性。檔案材料的整理過程中要按類別進行細致整理，不僅要注明建設單位、材料來源、設計單位、施工單位等相關情況，責任分工、建設資料，數據對比等方面，對于可以存在的技術人員流動，資料的動態變化都要如實登記，確保資料的完整性和可使用性。

3）檔案智能化信息服務的環境。在建設智能檔案館的過程中，檔案館智能分析系統以大數據、物聯網、互聯網、智能分析技術等為支撐，為檔案智能信息服務實現提供技術支撐，這也是基本的物理技術環境。當前，一些專家提出的“大檔案觀”和“大智能觀”逐漸成為現實。在這種智能技術和應用的支持下，智能化信息服務通過為用戶提供智能服務環境，滿足了各類用戶的需求，改變了用戶需求條件。可以說，檔案智能信息服務具有更重要的特點和優勢，如信息技術的支持、供需交叉的靈活性、需求響應的快速性、內容資源的普遍性、服務模式的移動性、決策咨詢服務知識、推送信息的碎片化和需求跟蹤的可持續性等，檔案智能化信息服務環境健全，促進了數字檔案管理的可持續發展。

4）借助信息化，落實各環節質量管控。工程檔案又包括單項工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復雜的。因此應根據管理和利用需求進一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強檔案收集與整理工作。管理部門可對企業開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內容資源，企業可以根據自己的需求設計不同格式的表格來展示信息資源。第二，實現工程檔案在各個階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺，在實體檔案移交流轉前先在共享平臺上進行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個環節中的透明度，有利于落實各環節的質量管控。

5）加強檔案管理與動態同步。調整動態檔案管理的方法，做到檔案管理與動態同步，注重檔案管理的服務。從項目建設的動態性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶了一定的機遇。檔案管理的過程中，必須要時刻關注內、外部變化，及時調整管理思路和管理對角，實現檔案管理與動態同步。要加強檔案管理專業人員的培養與吸收，使工作人員能夠從專業的角度進行重點項目檔案管理。要強調施工資料的追蹤和收集，根據每個項目的設計、施工環境與施工建設中的變化，以及項目驗收的最終結果進行科學管理，確保歸檔資料的完整、系統。

6）加強基礎設施建設。對于基建工程的建設來講，檔案管理工作水平與質量將會直接影響到基建工程的施工質量以及施工進度，所以在開展基建工程檔案管理工作時，除了工作人員有效開展管理工作之外，還需要加強檔案管理基礎設備設施的管理與建設。因為隨著信息化技術水平的提升以及檔案管理工作要求的提高，只有不斷完善基礎設施建設，才能夠使檔案管理工作擁有更良好的工作環境，這對于檔案管理工作人員的工作開展以及檔案管理水平的提升具有非常大的促進作用。檔案管理工作人員，需要吸收先進的經驗以及先進的工作模式，對單位自身的檔案管理工作模式進行創新與完善，對新形勢下開展基建工程檔案管理工作所需的相關設備進行引進，從而全面提高基建工程檔案管理工作的水平與質量。

4 結束語

在信息化和智能化發展背景下，智能化檔案管理成為趨勢，智能化檔案管理理念不斷成熟。智能化管理時代，檔案管理理念發展新變化，表現為管理對象由實質載體向虛擬信息轉變，管理方式由手工操作向數字智能轉變，操作理念由注重手工向注重技術轉變。