關于企業檔案工作數字化轉型升級的思考

陳悠然

（南京萊斯電子設備有限公司，江蘇 南京 210000）

1 前言

企業檔案工作是企業管理的重要組成部分。隨著信息技術的快速發展，企業的檔案工作內容不再是簡單的文件收集整理和提供利用，而是應注重管理能力的提升，實現通過信息資源支撐向數字化管理邁進。為了更好地實現檔案工作數字化轉型升級的目標，必須把握好數字化建設的戰略部署，并從企業發展和檔案工作實際出發，制定具體的實施方案。

2 數字化是企業檔案轉型的必由之路

1）信息技術正在改變著企業檔案工作的理論和實踐。當今，信息技術日新月異，“數字化轉型”成為企業改革的關鍵節點。反之，企業檔案要想做好，也要充分借助信息技術的動力，研究謀劃企業檔案工作轉型、發展的問題，以檔案數字化驅動企業檔案管理的現代化，促進企業檔案工作的創新發展。

2）企業檔案工作的特點決定其必然走上數字化道路。企業檔案儲量龐大且工作繁雜，企業的管理成本也隨之增大。企業檔案工作完成數字化轉型后，不僅能縮減企業檔案管理開支，而且能提高企業的經濟效益，同時能提高檔案利用率，提升員工的工作效率。

傳統的企業檔案管理方式通常采用紙質文件歸檔，紙質檔案數量有限，無法同時滿足企業多人利用，使得檔案利用效率大大降低。而且檔案資料存放集中，當檔案需要利用時，檔案管理員需要花費較大精力查找，這給檔案管理員和使用者造成很大不便。檔案數字化主要采用的是電子文件歸檔，使用者只需要在檔案管理系統中輸入信息，便可以迅速查閱檔案，這樣檔案利用更加準確和簡便。

3 企業檔案數字化轉型升級工作的主要方式

1）完成企業檔案轉型工作部署。轉型工作部署的內容包括企業檔案數字化工作目標，檔案管理系統的功能結構，檔案管理系統與業務系統歸檔的數據集成，開發實施工作的組織，所需人員及系統的操作和運行，以及企業檔案工作數字化轉型的效益分析和實施計劃。

2）完善和規范企業檔案業務。企業檔案業務主要包括完善企業檔案管理制度、企業檔案管理的集中統一、規范企業檔案管理業務流程等，這是開展企業檔案數字化轉型工作的基礎。企業在原有檔案管理制度基礎上，從數據傳輸、存儲、利用、人員和設備設施等方面開展企業檔案數字化轉型升級制度體系建設，做到全程有法可依、有據可查。企業檔案管理的集中統一需要建立檔案資源庫，主要包括目錄及全圖文數據庫。企業將通過掃描、數據庫、文檔碎片化等技術手段將增量和存量檔案數字化，存量檔案包括之前歸檔的紙質文件、聲像材料、光盤材料等。企業通過建立目錄數據與數字圖像、結構化數據等關聯關系，建立各類檔案資源庫并將檔案資料錄入庫內。企業檔案管理業務流程主要包括收集整理、鑒定、存儲保管和利用等階段。在檔案收集整理階段，企業業務系統與檔案管理系統建立歸檔接口，電子文件在業務系統中完成擬制和辦理，并通過歸檔接口完成文件及其元數據的收集；未與檔案管理系統建立歸檔接口的，電子文件形成或企業辦理部門應在檔案管理系統進行電子文件的掛接以及元數據的著錄，并提交歸檔。整理過程應保持電子文件的內在有機聯系，建立電子文件與元數據的關聯，電子文件應與紙質文件進行同步排序，排序結果應能保持電子文件、紙質文件之間的有機聯系。在檔案鑒定階段，數字對象進入檔案管理系統后，自動將元數據標注，然后系統提取數字對象所涉及的符合規范的全部信息。經過標注的文件進入人工審查階段，這樣既保證檔案數據的準確性，又降低企業用工成本。在檔案存儲保管階段，檔案管理系統將數字對象碎片化存儲，既可以保證檔案信息的安全，而且檔案信息檢索更為精準。在檔案利用階段，根據工作崗位、職責、知悉權限等要求在企業檔案管理系統為利用者設置相應的檔案利用權限，利用者應在權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載檔案及其元數據，電子檔案被授權后，通過檔案管理系統在線或離線的使用記錄應以系統臺賬的形式體現，記錄信息包括利用人、利用方式、檔號、文件編號、文件名稱、利用時間等。這樣既提高企業檔案利用效率，又為利用者提供更人性化的服務。

3）積極參與業務系統實施過程。企業需在檔案管理系統實施前就提出文件歸檔要求，包括參與企業業務系統需求分析、詳細設計、測試及上線等工作，負責在業務系統規劃、設計、開發、實施等過程中落實歸檔和檔案管理需求，保障歸檔功能的順利實現，并確保歸檔文件符合企業檔案管理的要求。

4）優化企業檔案信息資源開發利用的設備設施。企業檔案信息資源開發利用的設備設施的優化有助于提高企業檔案數字化專業能力，并保障檔案利用的安全和效率。企業建立相對獨立穩定的、能夠滿足企業檔案利用需求的設備設施，包括網絡設施、硬件設施、集成軟件、安全保障系統、終端及輔助設備。企業需專門設立檔案室，配備檔案管理系統服務器、掃描儀等檔案數字化加工設備，滿足企業檔案數字化加工需求。

5）培養企業檔案人才隊伍。企業要為檔案數字化的長期發展做好人才儲備工作，一方面可加強企業現有檔案人員的能力培養，檔案人員通過參加專業培訓及學習，了解新技術、新動態，提升技能水平，學以致用；另一方面向企業其他部門人員開展檔案數字化的基礎培訓。此外，企業在招聘檔案人員時，建議引進檔案專業人才和具備計算機技術的復合型人才，提升檔案隊伍綜合素質水平，培養一支專業性強的人才隊伍。

4 企業檔案數字化中保密工作的開展

1）企業檔案保密工作的重要性。隨著檔案跨入數字化領域后，保密要求更加嚴格，保密任務更加艱巨，保密形勢更加嚴峻。企業人員保密意識需進一步加強，絕對不允許懈怠、放松思想。企業要搞好經常性、普及性的保密宣傳教育工作。

2）執行企業保密措施。用戶歸檔時，對于涉密的電子檔案資料，要在檔案管理系統流程中標明檔案密級，檔案管理員在流程中確認并接收，系統要按照不同密級進行存儲管理；對于涉密的紙質檔案資料，用戶歸檔流程與電子流程相同，但是檔案管理員接收時應及時將涉密紙質檔案電子化，然后將紙質涉密檔案登記臺賬并存于單獨的保密柜。用戶利用涉密檔案時，應符合國家秘密載體保密管理制度的要求，用戶提出借閱流程，經領導審批后，檔案管理員核對用戶權限確認是否同意借閱。

綜上所述，企業檔案工作數字化轉型分為三個方面，一是檔案工作數字化轉型包括管理對象、管理手段和效果，它們互相聯系、互相依存；二是企業檔案數字化是一個連續和系統的工作；三是轉型包括管理能力、管理效果和效益的轉變，企業要注重進一步明確檔案工作數字化得發展方向和難點，積極探索發展路徑，提高企業檔案工作發展水平，保障企業檔案數字化轉型能朝著現代化、規范化方向發展。