數字化檔案管理中存在的問題及對策

周京秋

（山東省臨沂市沂水縣四十里堡鎮便民服務中心，山東 臨沂 276408）

隨著國家科技經濟等國力的飛速發展，近年來，單位在檔案管理的工作進展中普遍應用到了數字化管理的辦法。數字化檔案管理辦法的正確運用可以極大的降低檔案管理的時間成本、人力財力成本。在信息逐漸碎片化、知識愈加豐富多樣的今天，數字化檔案管理技術的實施顯得尤為重要。

1 數字化檔案管理的意義

1）方便提供利用。檔案管理是指檔案館或者個人對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。數字化管理是在傳統檔案管理的基礎上利用電腦信息技術，將紙質信息掃描錄入到電腦數據庫中進行保存管理。也是單位在生產經營活動過程中的原始憑證和原始記錄，是單位日常經營管理中的重要環節，具有高度的真實性和不可替代的作用。并且，在單位的發展建設過程中起到了重要的基礎作用[1]。數字化檔案管理是檔案管理部門在技術上的一次革新，它不僅可以充分發揮其信息優勢，還可以為利用者提供及時、準確、系統的，有較高參考價值的文獻資料。

2）節約人力物力成本。傳統意義上的檔案管理在工作開展中，由于儲存量巨大，在找尋可利用的信息時，需要耗費大量的時間和人力，而數字化檔案管理辦法，只需要在電腦數據庫當中，輸入關鍵字進行檢索就能迅速羅列出與之相關的信息。在傳統的檔案管理過程中，紙質檔案載體容量非常有限，極大的耗費了物力，就像在古代，人們夸一個人博才多學會說他學富五車，那是因為當時的載體只有竹簡等，所以用車為單位來衡量，后來蔡倫造紙極大的優化了知識的客觀載體。在今天來說，數字化檔案管理辦法的創新比當時造紙技術對于竹簡的優化意義更要重要的多。比如在日常我們去圖書館買書，龐大的書本儲存體系，我們往往要找到一本書需要耗費太多時間。但是隨著近幾年數字化檔案管理辦法的應用，在一些大型圖書館都配備有一臺圖書檢索電腦，我們只需要在屏幕上輸入書名或者作者，圖書檢索電腦就會一目了解的指出所需圖書的具體位置，屆時我們只需要根據對應書架編號去找就能馬上找到，很大程度的便捷了人們的學習生活。

3）為社會保存記憶。此外，也因數字化管理占用空間小，便于保存和備份，極大的減少了檔案管理工作者的日常工作量和難度[1]。同時也有效提高了檔案管理的安全性和保密性。從歷史的意義上來說更是鑒定和選擇社會記憶的重要指南，為生生不息的人類認識過往社會歷史提供可靠準確的真實依據。

2 目前數字化檔案管理工作中存在的問題

目前數字化管理辦法在理論上得到了普遍應用，但其實在日常的工作實踐中，因為缺乏重視，在配套系統設備的投入中顯得力度還是有所不足。導致單位或企業在數字化檔案管理的日常工作中，時常出現內存不夠的情況，使數字化檔案管理的效果達不到理想的預期。

同時，因為單位對數字化檔案管理的重要性認知較為淺薄，一般聘用的工作人員都是年齡偏大的賦閑人員，因為其對電腦技術的應用不夠熟悉，從根本上難以適應數字化檔案管理的精細工作，不太具備創新管理的能力。所以數字化檔案管理由于專業型人才較少，缺乏統一的教研培養，使目前數字化檔案管理的日常工作很難進一步提升[2]。

數字化檔案管理不僅需要硬件設施的支持，更是需要尖端科技技術水平軟件的開發配合。目前數字化檔案管理方法的應用軟件功能還是較為單一，在檔案管理上仍然需要改善和充分的完備，以適應新時期社會快速發展下數字化檔案管理的迫切需要。

3 提升數字化檔案管理工作的具體策略

1）加強數字化檔案管理工作人員的培養。在開展數字化檔案管理工作的實際過程中，相關部門領導應該首先提高對數字化檔案管理的重視程度。從思想意識上高度體會到數字化檔案管理工作的重要性。從而對相關政策和指導方針進行貫徹性的落實。在對數字化檔案管理在任職人員的要求中，除了對其基本職業素養的考核之外，應該更加注重思想政治教育的提升，極大的提高認知工作的思想境界和覺悟，認識到檔案管理工作的神圣性義務和職責，從而自主提升自身的邏輯思維能力、對相關需要保密的檔案有高度的警覺性，不應疏漏大意造成檔案信息的泄露，從而對企業單位等切身利益造成負面影響和損失。在思想認知提升的同時，更應該豐富自身知識儲備，以便得心應手的管理各類檔案，比如對英語能力的提升[2]。隨著國家經濟文化的發展，國際間的學習交流活動更加密切頻繁，為了更好的學習國際先進知識并進行儲備，數字化檔案管理工作者也應該順應潮流，與時俱進，不斷拓寬自己的知識面，壯大個人力量，積極有效的投入到國家經濟文化發展的建設中去。

2）配備齊全的軟硬件管理設施。在大規模爆炸式的檔案信息面前，必須使用功能過硬的軟件系統和硬件設施。先進的軟件系統在其交互的設計上往往更加符合人們的邏輯思維慣性，在使用的過程中更加簡單便捷，容易熟練掌握。對數字化檔案管理的工作人員來說降低了勞動成本，減輕學習壓力，更能助漲數字化檔案管理工作者對本職工作的熱情，增強對檔案管理工作的自信心[3]。

同時，先進的軟件系統可以快速精準的進行多部門對接，方便有效的建立數字化檔案管理網路體系，便于為有需要的信息利用者及時找到更詳細全面的檔案信息。從硬件設施上來講，優質的硬件設施在對信息的處理運作方面更加的迅捷通暢，可以極大的提高數字化檔案管理工作者工作效率。

3）加強檔案管理數字化的推廣。目前，包括高校在內的很多單位部門，對于數字化檔案管理的普遍認識和了解還是較為淡薄的。致使數字化檔案管理的工作無法得到重視和認可，即便有的單位部門配備有數字化檔案管理工作系統設配及人員，也對其缺乏應有的尊重和關懷。所以，為了更好的加強數字化檔案管理的建設開展工作，可以在工作初期進行較大力度的宣傳和推廣。從日常工作中對員工的好處為切入點去逐步滲透和加強。

集體工作說到底是個人工作的合力效果，因此，在創新技術的推廣和實踐中，應該由表及里、由點及面的去緩緩推進。只有讓員工認識到了數字化管理檔案的科學有效性，才能更好的參與其中。在經濟文化快速發展的當今時代，只有合作互助才能實現共贏局面。數字化檔案管理的工作也不是一人一物的單一工作，而是需要單位各個部門團結合作，共建基礎信息的采集和記錄，才可以更有效建立起龐大的數據庫[3]。此外，可以在工作的進展中，對單位中相關部門的檔案信息進行數字化管理和應用，并對其效果進行評價，總結優勢與不足，及時展開探討進行方式方法上的改善和補充。在必要的環節中適當的下發硬性規定，促進數字化檔案管理工作扎實有效的良好發展。

4 結束語

數字化檔案管理是未來辦公的必然發展趨勢。雖然在目前的工作建設中仍然存在具體多樣性的問題，但是隨著時代的發展和迫切需要，在相關部門的大力推廣和支持投入下，以及對數字化檔案管理工作者的重視和培養中，采用具體的科學辦法和策略設施。相信在不久的將來數字化檔案管理效果會逐步穩健的增強，其應用的廣泛性和實用性也會得到大力提升，從而更好的提高日常工作效率，解放相關工作需要的勞動力。在數字化檔案管理規范全面發展的協同工作中更好的提升產業效益，促進經濟的可持續發展。