大數據背景下企業檔案管理策略研究

郝 帆

（國家能源集團烏海能源有限責任公司，內蒙古 烏海 016000）

大數據技術的發展為行業的未來發展打下堅實的基礎，檔案管理人員應當學習和掌握互聯網檔案管理策略，在實際工作中應用現代檔案管理策略，提高檔案管理的效率和質量，保證檔案資源的完整性和安全性[1]。

1 大數據背景下企業檔案管理工作不足

1.1 缺乏現代化轉型意識

企業更為注重的是追求經濟效益，對于檔案管理工作并不重視，導致當前的檔案管理工作缺乏現代化轉型意識，盲目沿用傳統的檔案管理方法，維持原有的檔案管理方式，在實際的檔案管理工作中出現許多隱患和問題[2]，嚴重制約了現代化檔案管理的轉型，難以保證檔案管理工作效率，無法適應現代經濟社會的對企業檔案管理的要求，導致眾多沒有重視現代化檔案管理的企業失去了市場競爭力，走向 衰亡。

1.2 檔案管理團隊建設不完善

檔案管理人員缺乏對于檔案業務相關專業知識和技術的了解，還有部分檔案管理人員在工作中缺乏檔案責任意識，導致檔案管理團隊整體缺乏凝聚力和專業管理水平[3]。大數據背景下，部分企企業甚至還存在檔案管理人員不會使用互聯網進行檔案管理工作的情況，這些問題嚴重阻礙了大數據背景下的檔案管理的轉型，導致電子檔案管理制度無法得到有效完善。

2 大數據發展對企業檔案管理方法工作帶來的促進作用分析

在傳統的企業檔案管理工作中，檔案管理形式基本上都是通過紙張來進行記錄的，管理者在進行檔案查詢的時候需要耗費大量精力，較長的查詢時間誒檔案管理工作的良好開展帶來了極大的不便，使整體的管理效率也不斷下降。

對此，通過在進行檔案管理工作的時候，適當融入大數據技術，從而擺脫了紙質材料的不良約束，呈現出電子檔案，在進行檔案信息查詢的時候，可以更加快速、高效率的通過電腦設備來進行文件搜索。除此之外，通過使用大數據技術，可以令檔案信息的保存質量得到良好的提高，紙質信息能夠逐漸轉變為電子信息，這些檔案一旦被完整的記錄出來了，就能夠使檔案信息長遠保存在硬盤之上，這就令信息的保存質量在很大程度上得到了提升。

3 基于大數據技術的現代檔案管理策略

3.1 提高檔案管理現代化轉型意識

企企業應當重視在大數據背景下的檔案管理工作，制定一系列適應現代社會發展要求的檔案管理工作要求和制度，保證檔案管理人員在實際的工作中能夠根據新型檔案管理制度落實檔案管理工作[5]。企企業的管理人員應當樹立正確的檔案管理轉型理念，加強對于檔案管理人員的培養工作，對當前檔案管理工作中存在的不合理、不完善的情況，及時進行指導、更新與改正，推動檔案管理工作進入新的階段。

3.2 加強檔案管理信息化建設與制度建設

隨著大數據技術的發展，以及電子檔案的出現，紙質的檔案管理方式逐漸被淘汰。檔案管理信息化與現代化轉型逐漸向著電子檔案的方向發展，企企業的檔案管理人員應當積極學習和掌握現代化電子檔案管理的管理方法和管理流程，將現代化互聯網技術合理運用到檔案管理工作中，了解電子檔案管理的規章制度，履行好檔案管理職責[6]。

3.3 建設和完善檔案管理系統

建設科學合理的檔案管理系統，能夠有效提高檔案管理工作的有效性。檔案管理系統能夠將不同部門的數據信息進行集中整合，保證各個部門的檔案信息能夠得到正確分類與歸檔，從而確保每個部門都能在使用檔案或查詢檔案時，更加快捷地找尋到所需檔案，提高工作效率。當今時代是一個數據越發全面的時代，人們正是掌握了一些大數據，才能夠去到之前那些未知的領域，我國的企業電子檔案庫的建立已經有幾十年，也產生了大量的數字信息，之前傳統的數字化信息技術根本滿足不了我們的需求[6]。在這種情況下，就需要對檔案管理進行一定的技術改革來適應社會的發展需要。大數據時代的來臨比其他的數據時代更能符合檔案管理改革的需要。

3.4 轉變傳統檔案管理工作思維

企業的檔案管理部門應當注意轉變傳統的工作思維，積極樹立現代化互聯網意識和科學的檔案管理思維，企業的高層管理人員應當注意積極開展各種形式的宣傳教育[7]。借助互聯網技術，強化檔案管理部門的檔案服務職能，促進企業檔案管理工作的可持續發展。在從事企業檔案管理工作的員工，必須時刻保持思維清晰這樣才能凸顯出其中的地位。還要從根本上提高對此項工作認知的地位，如果想要企業能夠得到長期的發展，不斷創新是長期發展的基礎，也是各個單位的動力[8]。

4 結語

隨著大數據技術的興起，現代檔案管理轉型已成為企企業必須做出的改變，充分利用互聯網技術開展現代檔案管理，不僅能夠降低檔案管理工作的難度，提升檔案管理工作的效率，還能夠有效促進企企業的現代檔案管理能力的發展，推動我國檔案管理事業不斷向前發展，取得新的進步。