依托信息技術(shù) 提升建筑企業(yè)檔案管理工作水平

楊 宜

（中建安裝集團有限公司，江蘇 南京 210023）

1 引言

隨著改革的不斷深化和市場環(huán)境的復(fù)雜變化，經(jīng)濟社會發(fā)展進入新常態(tài)，建筑企業(yè)發(fā)展形勢不斷嚴(yán)峻，信息技術(shù)在建筑企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，對推動現(xiàn)代化管理體系建設(shè)起到積極作用。檔案工作涉及企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，檔案信息化水平的提升能夠有效強化檔案工作水平和檔案資源利用率，為建筑企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

2 建筑工程檔案特點

工程檔案是建筑企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，工程資料信息較為豐富，涉及項目建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)，檔案內(nèi)容和形式較為繁瑣，大多數(shù)資料具有較強的專業(yè)性，需要進行妥善的管理，具有較大的管理難度。工程檔案具有鮮明的特點。一是唯一性，是對工程建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)的全面記錄，需要進行科學(xué)的管理和存儲，對工程建設(shè)和后續(xù)管理提供依據(jù)。二是真實性，能夠?qū)こ探ㄔO(shè)中的實際情況進行準(zhǔn)確的記錄。三是具有較強的利用價值，工程檔案能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)實際，通過對工程檔案資源的高效利用，為工程建設(shè)管理提供科學(xué)的依據(jù)[1]。

3 企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的優(yōu)勢及影響

信息技術(shù)的科學(xué)利用對推動檔案管理水起到積極作用，利用信息設(shè)備和先進技術(shù)，能夠?qū)n案管理流程形成科學(xué)的優(yōu)化，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對各個管理環(huán)節(jié)的高效整合，有效提升管理效率。利用先進技術(shù)對檔案資料進行深入的分析，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案利用流程，通過網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)對檔案資料和管理指令的高效共享傳遞，有效提升檔案資源利用效率，拓寬利用渠道，提升檔案服務(wù)水平。工程資料形式和內(nèi)容較為復(fù)雜，利用技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案存儲載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為信息化管理體系建設(shè)提供基礎(chǔ)保障[2]。

4 建筑企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

4.1 重視和支持力度不足

信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用對提升檔案管理質(zhì)量起到積極作用，但是在實際的檔案管理中，企業(yè)對檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，缺乏有效的資金投入，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化檔案管理體系的構(gòu)建，但是隨著信息技術(shù)的快速革新，現(xiàn)有的信息設(shè)備得不到及時的更新和維護，不利于管理水平的提升[3]。

4.2 管理制度不夠完善

完善的管理制度是保證檔案工作成效的重要基礎(chǔ)，而信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理模式和工作流程發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)無法對管理模式形成有效的規(guī)范，數(shù)字化資料標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，在管理活動中存在一些漏洞和不足，無法保證檔案資料的真實有效。

4.3 網(wǎng)絡(luò)安全防護體系建設(shè)相對滯后

網(wǎng)絡(luò)是信息化管理體系的重要基礎(chǔ)，是保證信息化管理流程高效推進的重要基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案安全的重要因素，而當(dāng)前管理部門對安全防護的重視程度相對不足，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)缺乏合理的利用，安全管理制度不夠完善，無法對管理人員的網(wǎng)絡(luò)行為進行科學(xué)的規(guī)范，無法形成較好的安全防護效果。

4.4 管理人員的素質(zhì)能力存在不足

工程檔案管理具有較強的專業(yè)性，需要管理人員具備較強的專業(yè)知識和信息素養(yǎng)。而當(dāng)前管理隊伍建設(shè)存在不足，缺乏專業(yè)人才的引入，缺乏完善的培訓(xùn)教育機制，無法推動管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升[4]。

5 依托信息技術(shù)提升建筑企業(yè)檔案管理水平的措施

5.1 加強重視和支持力度

建筑企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案工作的重要作用，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，加強重視和投入力度，強化資金支持，推動信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，整合信息資源，對檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提升管理活動的科學(xué)性。管理部門要提升主動意識，結(jié)合建筑企業(yè)特點，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進先進的管理模式和方式方法，構(gòu)建現(xiàn)代化管理體系。要加強對檔案利用環(huán)節(jié)的重視，優(yōu)化檔案利用模式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，拓寬檔案利用渠道，有效提升檔案資源利用效率。同時要加強宣傳教育，引導(dǎo)干部職工形成科學(xué)的檔案管理意識，積極配合檔案工作開展，營造良好的檔案管理氛圍。

5.2 完善檔案管理制度

管理部門要充分結(jié)合建筑企業(yè)檔案工作實際，對管理制度進行科學(xué)完善，深入到項目建設(shè)和企業(yè)管理一線，對各個檔案管理流程進行全面細(xì)致的調(diào)研，有效掌握當(dāng)前管理活動中存在的問題，構(gòu)建成效管理機制，對相關(guān)規(guī)章制度進行針對性的調(diào)整，提升管理工作的實效性。同時要完善責(zé)任機制，明確權(quán)責(zé)劃分，強化管理人員的責(zé)任意識，保證管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。要完善監(jiān)督體系，落實信息公開，接受廣大干部職工的監(jiān)督，積極聽取意見建議，及時掌握管理活動中存在的問題和漏洞。要完善檔案保密管理體系，制定完善的評價機制，根據(jù)企業(yè)實際情況，科學(xué)設(shè)置保密等級，對資料進行準(zhǔn)確評估，推動保密和解密工作高效開展。

5.3 強化網(wǎng)絡(luò)安全防護

網(wǎng)絡(luò)安全防護是影響檔案安全的重要因素，管理部門要加強對網(wǎng)絡(luò)安全管理的重視，積極引進先進的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，構(gòu)建完善的安全防護體系，切實保障信息安全。一是要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理機制，對管理人員的網(wǎng)絡(luò)行為進行有效的規(guī)范，利用技術(shù)手段對安全風(fēng)險進行準(zhǔn)確評估，明確安全管理重點。二是要合理利用先進技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算等，對網(wǎng)絡(luò)安全管理進行科學(xué)優(yōu)化，提升安全防護效果。如構(gòu)建智能防火墻體系，根據(jù)實際管理需求調(diào)整數(shù)據(jù)監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對異常數(shù)據(jù)的及時發(fā)現(xiàn)和處理。

5.4 加強管理隊伍建設(shè)

管理部門要積極引進優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實管理隊伍。同時要建設(shè)完善的培訓(xùn)體系，根據(jù)檔案工作中存在的具體問題，制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，推動管理人員素質(zhì)能力的整體提升。要完善考核評價機制，根據(jù)具體的管理崗位設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與激勵政策進行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

6 結(jié)語

信息技術(shù)在建筑企業(yè)檔案管理中的科學(xué)運用對提升檔案管理質(zhì)量起到關(guān)鍵作用，管理部門要充分結(jié)合建筑企業(yè)檔案特點，合理利用先進信息技術(shù)，構(gòu)建完善的信息化管理體系，優(yōu)化管理機制，強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升檔案資源利用效率，推動檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。