醫院公文常見問題及對策

姚 潔

（福建省南平市第一醫院營銷部，福建 南平 353000）

1 標題常見問題及對策

1.1 存在問題：格式不規范

一般情況下，公文標題必須完整，應具備“三要素”即責任者、內容、文種詞。如《××醫院關于加強醫用垃圾管理的通知》，這份公文“××醫院”是發文機關（責任者），“醫用垃圾管理”是內容，“通知”是文種詞。這樣讀標題便一目了然什么單位、什么內容、什么性質的公文了。公文標題常見不規范的有：

例1《通知》；

例2《××醫院決定》；

例3《××醫院關于要求撥款修繕重癥監護室的請示報告》；

例4《××醫院物價檢查情況通報》；

例5《××醫院關于舉辦學術講座的有關事宜》。

1.2 解決對策

例1無發文機關名稱和公文主題，應改為《××醫院關于××事項的通知》；

例2無公文主題，應改為《××醫院關于××事項的決定》；

例3是請示與報告混合、文種不分，“請示”和“報告”應刪除其中一個，要求上級批復的用“請示”，向上級報告問題的用“報告”；

例4是物價前少了“關于”；

例5中“有關事宜”不是文種應改為“通知”。

在特定的情況下，可省略部分要素，如較短的公文，標題可以只標發文機關名稱和公文文種詞，但在任何情況下，都不能缺少公文種類的文種詞。必要的省略應以不致影響公文的處理，管理的方便及其效能的顯示為原則，也不要給立卷歸檔和檔案管理帶來困難。

1.3 存在問題：語言不簡煉

標題是一句短語，作者應惜黑如金，用最簡短的文字來標明各個要求，使讀者一目了然。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。如《××醫院關于我院要求擴增床位編制、人員編制、比例的請示》，標題中有很多文字是多余的，已有××醫院就不必再寫“我院”，“擴”和“增”意思重復，床位編制即包含人員數與床位比例，故可刪除“人員比例”等字，其中的三個標點“頓號”也是多余的，標題中的具體內容可在正文中表述。

1.4 解決對策

這個標題可概括為《××醫院關于增加床位編制的請示》，文字可縮短近一半，顯得簡潔明朗。

1.5 存在問題：公文標題出現文字錯漏

工作中發現標題出現文字錯漏并不少見，在制發過程中，一般對標題的校對比較薄弱，容易出現錯漏現象。如《××醫院2004年工作計件》中的“件”應為“劃”等影響辦公質量，削弱嚴肅性，有的甚至因錯漏造成政治性錯誤。

1.6 解決對策

應從發文程序的擬稿、核稿、分發層層把關，特別是把好繕印、校對關，嚴肅認真杜絕錯漏。

公文標題雖只選一個短句，都是公文不可缺少的重要構成部分，是公文的總提要，位于公文的正上端，給人的突出的印象，具有揭示公文內容和性能的功能，其標題要做到力求結構完整、文字簡明概括，調用標題質量、克服病證。

2 文種常見問題及解決對策

2.1 存在問題：文種不恰當

公文標題文種出現差錯，會影響公文辦理的效率和質量。主要應防止兩方面。第一，公文種類適用不當。表現在分不清“報告”與“請示”的適用范圍，有的甚至“請示報告”混用同時出現在標題上；第二，害怕用“函”，不隸屬的單位之間商洽工作，詢問或答復問題，向有主管部門請示批準，擔心用“函”會被對方認為不尊重，會影響有關問題的解決，因而產生畏懼心理，不敢用“函”而用“請示”或“報告”，這種現象較為普遍；第三，同是下行文，上級機關向下級機關傳達領導指導性文件，內容性質重要用“指示”、“決定”等，針對單一機關可用“批復”，內容性質一般或普發性的用“通知”或“通報”等；第四，同是上行文，下級機關向上級機關匯報工作、反映情況，提出建議簽復上級機關的詢問用“報告”，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準用“請示”；第五，同是平行文，不相隸屬關系機關之行的普發性公文可用“通知”，有針對性的商洽工作，詢問或簽復問題，要求解決有關事項待一律用“函”。

2.2 解決對策

筆者認為，公文文種的選用要根據發文機關的職能地位、行文關系、公文內容和公文種類的適用范圍來選用，其它公文科類也應根據具體情況選用。

2.2.1 理解含義 避免混淆

《現代漢語詞典》解釋，報告的含義有兩種：一是把事情和意見正式告訴上級或群眾；二是用口頭或書面形式向上級或群眾所做的正式陳述。報告有綜合性工作報告、專題性工作報告、總結報告、調查報告等類型。

請示的含義就是請求批示或批準。請示有兩種在內容、性質、行文目的方面不盡相同的類型，即請求批示和請求批準。

只有充分理解了報告與請示的含義，才能正確選用好兩個不同的文種。

2.2.2 了解區別 確定文種

行文目的不同。報告的目的是報告單位向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議或意見供上級部門決策參考，有時是答復上級機關的詢問。

請示的目的主要是單位（科室）在工作中遇到無章可循,難以處理的問題，或有章可循但需上級部門審查批準，或因情況特殊需變通處理的問題，通過請示獲得上級的指示或批準，使相關問題得到解決。

辦理方式不同。報告，一般只安排內部傳閱，掌握情況，不必答復，只有發現其中有必要指出的問題和意見時才做批示。請示，不僅要閱讀，而且要研究辦理。重要事項應制發公文進行批示或批準，一般事項可采用電話或口頭答復。

形成階段不同。請示往往是形成于問題解決之前，而報告形成于問題或工作解決和完成之后。

寫作要求不同。請示的寫作必須是一文一事。而報告的內容既可以是單一的，也可以是綜合性的。

明確了請示與報告的區別，是確定文種的關鍵。例如《××科關于要求增加人員崗位編制的請示報告》，讀此標題就知道作者混淆并混用了兩個文種的含義，這是比較常見的誤用。其一，請示報告為兩個截然不同的文種，不可混合使用。其二，增加人員編制是需上級部門研究批準答復的，屬請求類，應刪除“報告”兩字。

2.2.3 掌握方法 規范撰寫

標題三要素。公文標題要具備：責任者、內容、文種“三要素”。除法律、法規、文章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題是一句短句，作者應惜墨如金，用最簡短的文字來標明各個要素。例如《南平市第一醫院關于改革與發展工作的報告》，這份標題，“南平市第一醫院”是責任者（發文機關）“改革與發展工作”是主

要內容，“報告”是文種。這樣讀標題便一目了然什么單位、什么內容、什么性質的公文。

正文三結構。報告與請示一般都由開頭、主體、結語三部分構成。撰寫一般性報告，正文開首常用一段導語提示報告的起因，然后寫“現將情況報告如下”引出下文，即主要情況。報告的主體部分要實事求是、簡明扼要、避免冗長。做了什么工作、怎樣做、取得哪些成績、還存在哪些不足。反映情況時，也要把時間、地點、人物、事件、原因、結果敘述清楚。即便是提出建議的報告也要在匯報情況的基礎上，提出建議來。報告的結尾模式化的寫法是：“特此報告”；“以上報告，請審閱”等。

撰寫請示，正文開首常用一段導語引出請示的緣由，即為什么要寫請示。在請示事項中，對請示解決的問題要實事求是，文字表述要簡明扼要，理由充分，對有關問題處理的設想，或建議意見方案要具體，并切實可行，以便上級部門研究辦理，必要時應提供有關材料作為附件。請示的結語，在主體之后，另起一行，常用的有“當否，請批示”；“妥否，請批復”；“以上請示，請予審批”等。用“此致敬禮”結尾現象較普通，顯然是不妥的。

文末年月日。行文最后應寫明成文日期，2004年我們在收集各科報送的材料中未寫成文日期的占30%，顯然這給歸檔和查考利用帶來不便。近幾年，在公文知識普及后，此現象已較少出現。

數碼勿混亂。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。結構層次序數，應依次使用“一、（一）、1、（1）”。

筆者認為，只要準確把握以上幾點，就能較好地寫好公文標題以及正確使用報告和請示這兩種容易誤用的文種。