DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營問題探究

韓莎莎

（無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫 214153）

在經(jīng)濟(jì)全球化和社會主義市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代背景下，我國的保險(xiǎn)行業(yè)正處于發(fā)展的上升期，前景非常廣闊。但由于保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)覆蓋范圍廣闊、分支機(jī)構(gòu)數(shù)量增多，從而出現(xiàn)運(yùn)營成本過高、財(cái)務(wù)作業(yè)效率過低等問題。因此保險(xiǎn)行業(yè)需要進(jìn)行升級轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)運(yùn)而生。這種模式通過整合企業(yè)內(nèi)部重復(fù)職能和流程，把處理業(yè)務(wù)的效率提高、財(cái)務(wù)管理成本降低，提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平和資源配置的效率。2017年總部設(shè)在蘇州的DW保險(xiǎn)公司正式設(shè)立了財(cái)務(wù)共享中心，公司將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與采購、培訓(xùn)、影像、發(fā)票、稅務(wù)管理等多種系統(tǒng)相對接，經(jīng)過流程重組，將財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)劃分為核算作業(yè)、資金結(jié)算、綜合管理、系統(tǒng)管理、運(yùn)營分析等5大模塊，每位財(cái)務(wù)人員只要處理流程中的一部分或一模塊，從而大大提升了工作效率。

1 DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營流程分析

1）費(fèi)用報(bào)銷流程。DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用報(bào)銷流程主要包括單據(jù)初審、單據(jù)掃描、單據(jù)審批、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)結(jié)算。單據(jù)初審，審核發(fā)票的真實(shí)性與合規(guī)性、附件的完整性以及報(bào)銷事項(xiàng)的合理性。單據(jù)掃描，掃描人員使用影像系統(tǒng)對會計(jì)核算員初審?fù)ㄟ^的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行掃描，將生成的影像按照要求上傳至服務(wù)器，影像管理系統(tǒng)將自動生成報(bào)銷條碼，通過特定的條碼對報(bào)銷單進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)。單據(jù)審批，在費(fèi)用預(yù)算系統(tǒng)中，在審批的時候可以自動控制輔助預(yù)算。財(cái)務(wù)審核，根據(jù)公司的各項(xiàng)制度對報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，審核結(jié)束后錄入財(cái)務(wù)信息，進(jìn)而形成準(zhǔn)會計(jì)憑證。財(cái)務(wù)核算，復(fù)核員對審核完成的報(bào)銷單據(jù)和準(zhǔn)會計(jì)憑證進(jìn)行復(fù)核，審核通過后，系統(tǒng)將進(jìn)行會計(jì)憑證的制證環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)結(jié)算，由財(cái)務(wù)審核崗將憑證打印及歸檔，整個費(fèi)用報(bào)銷流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)就結(jié)束了，報(bào)銷款項(xiàng)即刻抵達(dá)報(bào)銷人 賬戶。

2）資金結(jié)算流程。DW保險(xiǎn)公司將傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)和銀行支付系統(tǒng)合并為財(cái)務(wù)共享中心資金的支付系統(tǒng)。可以在此系統(tǒng)中處理的銀行服務(wù)包括：建立銀行賬戶、改變賬戶、取消賬戶；查看銀行賬戶、交易流、余額等基本信息；編制銀行余額調(diào)節(jié)表等。可以在該系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)包括：保費(fèi)的收入、理賠款的支付、支付其他費(fèi)用等。新系統(tǒng)使財(cái)務(wù)人員的工作量減少，使公司及時了解公司的資本狀況，更好地控制自己的資金流。

2 DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營效果分析

1）推動財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。在DW保險(xiǎn)公司建立財(cái)務(wù)共享中心之前，因?yàn)槊總€分支機(jī)構(gòu)的運(yùn)營條件和狀況不同，營銷業(yè)務(wù)需求也有所不同，其他業(yè)務(wù)部門也不理解相關(guān)的會計(jì)制度，時常出現(xiàn)財(cái)務(wù)操作不規(guī)范的現(xiàn)象。集中會計(jì)處理可以加強(qiáng)對分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)信息的控制，以便總部能夠及時分析每個機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，及時找出問題，提高財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量。

2）提升風(fēng)險(xiǎn)管控能力。通過集中業(yè)務(wù)處理，DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心會以實(shí)際情況為依據(jù)對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，從而降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心在運(yùn)營過程中，也能通過規(guī)模化的運(yùn)作方式來降低公司的運(yùn)營成本，增加公司運(yùn)營效益，提高公司運(yùn)行效率提高，增強(qiáng)公司競爭力，降低公司發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)。

3）提升員工滿意度。在財(cái)務(wù)共享中心尚未成立的時候，DW保險(xiǎn)公司的報(bào)銷需要很長時間，由于報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)工作人員之間的信息不對稱，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷工作經(jīng)常擱置，直接影響企業(yè)的業(yè)務(wù)效率。財(cái)務(wù)共享中心成立后，報(bào)銷審核一完成中心會立即處理付款請求，工作人員也會在移動終端上獲得相應(yīng)的信息，報(bào)銷業(yè)務(wù)一般能在兩天內(nèi)完成。由于減少了業(yè)務(wù)的時間，提高了工作效率，員工的滿意度自然會增加。

3 DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營管理問題分析

1）職能定位不夠清晰。DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心的角色定位偏向于一般核算功能，更多立足于費(fèi)用核算、報(bào)表制作、資金結(jié)算、票據(jù)管理等事務(wù)性的工作。總體上講，保險(xiǎn)業(yè)財(cái)務(wù)共享中心職能和戰(zhàn)略的結(jié)合度不夠，各種拓展功能還未充分發(fā)揮。如財(cái)務(wù)預(yù)警、費(fèi)用分析、風(fēng)險(xiǎn)評估等職能未在共享中心中充分體現(xiàn)。

2）資金管理方式不合理。在日常付款和緊急付款環(huán)節(jié)，DW保險(xiǎn)公司日常使用財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行支付時，環(huán)節(jié)中有一部分工作需要在線下進(jìn)行，即需要領(lǐng)導(dǎo)線下審批通過后，再交由平臺做線上登記處理，然后由出納人員完成線上支付和線下記錄。一方面在月末付款量極大，另一方面財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行月末結(jié)賬的時候，任務(wù)也比較繁多。雙重壓力之下，時常出現(xiàn)管理者沒有足夠的精力去監(jiān)督和審查每一筆業(yè)務(wù)，這樣容易出現(xiàn)小額造假和錯錄的問題，積少成多也會帶來一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3）分散模式與標(biāo)準(zhǔn)化流程的沖突。DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心在處理單據(jù)時采用的派工方式，決定了單據(jù)審核人員的隨機(jī)性，子公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況提交差異性單據(jù)時，往往需要重復(fù)多次與共享中心人員溝通，延誤了工作的進(jìn)程。在這個過程中，如果有財(cái)務(wù)人員離職，那么新入職的人員需要重新學(xué)習(xí)并需要一定的時間磨合，這無形中增加了一些成本，也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

4 改善DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營管理問題的建議

1）以清晰職能定位積極拓展服務(wù)價值。DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心除了具有傳統(tǒng)的處理文件的功能以外，還應(yīng)充分拓展其他的附加功能，創(chuàng)造更多的價值。同時提供有關(guān)企業(yè)損益、投資生產(chǎn)的內(nèi)容等財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。就企業(yè)監(jiān)督而言，要充分發(fā)揮業(yè)財(cái)一體化的優(yōu)點(diǎn)，在預(yù)算預(yù)警、偏離管理標(biāo)準(zhǔn)等框架內(nèi)提供適當(dāng)?shù)姆?wù)，以充分發(fā)揮有價值的貢獻(xiàn)作用。

2）優(yōu)化資金管理方式。DW保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)該具有完善的資金管理方式，處理好資金線上支付和線下支付兩者之間存在的時間差問題，及時做好線上線下的銜接工作，減少資金審批利用的時間，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。同時，針對一部分小額訂單，可以縮短付款的周期，減輕財(cái)務(wù)人員月末付款的壓力。

3）明確目標(biāo)，梳理流程。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)以流程管理作為工作的核心，流程管理決定著其運(yùn)營質(zhì)量。但是因?yàn)榱鞒痰脑O(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)被多種因素決定著，那么DW保險(xiǎn)公司需要確定在當(dāng)前發(fā)展模式下成本、效率、合規(guī)重要性的高低，以及如何來平衡這幾個因素。而且DW保險(xiǎn)公司建立財(cái)務(wù)共享中心之后，需要更加重視后續(xù)優(yōu)化的工作，針對出現(xiàn)的問題重新做出規(guī)劃。與國內(nèi)共享服務(wù)中心發(fā)展靠前的企業(yè)相比，DW保險(xiǎn)公司流程還有很多不足之處。這就要求在集團(tuán)內(nèi)部要進(jìn)行定期調(diào)研，使參與者更加滿意。