事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

王志東

（山東省單縣退役軍人事務局，山東 菏澤 274300）

數(shù)字信息時代，機關事業(yè)單位的檔案管理資源形成電子化、存在形態(tài)數(shù)字化、傳播方式網(wǎng)絡化的特點，已滲透到社會的各個層面。強化事業(yè)單位的人事檔案管理是事業(yè)單位當前急于解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

機關檔案管理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實行分級、分專業(yè)管理檔案的工作原則，能夠對本單位檔案開展分專業(yè)分層管理，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作不被重視

檔案管理工作與其他類型的工作相比較，需要極大的耐心和毅力，其枯燥乏味的工作是由其工作性質(zhì)決定的。當前案管理工作者缺乏工作動力，檔案管理工作者的積極性不高。所以，從事檔案管理工作的人員少之又少。再加上檔案管理工作人員很難在日常工作中參與事業(yè)單位的管理工作。主觀檔案管理者的主觀能動性的缺失，是導致檔案管理工作發(fā)展阻塞的重要原因之一。因此，為了適應新時期的發(fā)展，機關事業(yè)人事檔案管理工作模式必須進行轉變，思想必須創(chuàng)新，觀念必須更新。

2.2 檔案管理工作人員能力不足

當前加強機關事業(yè)單位檔案管理工作建設，工作人員專業(yè)能力必須得到加強，需要配備專門的檔案管理人員。不能抽調(diào)其他人員去做人事檔案管理工作，這樣看似節(jié)約人力，最終結果導致抽調(diào)過來的員工本職工作完不成，檔案管理工作也不達標準，整體工作效率會大打折扣。對于檔案管理這方面的專業(yè)性工作不但需要有相關管理專業(yè)的知識，還需要充分的時間進行操作管理。機關事業(yè)單位要么進行檔案管理工作的專項員工培訓，要么招聘外來專業(yè)的檔案管理工作人員。如果檔案資料和文件沒有及時歸納整理，那么機關事業(yè)單位的發(fā)展勢必會受到阻礙，更有甚者會影響機關事業(yè)單位的正常工作的開展。

2.3 檔案管理工作缺乏系統(tǒng)管理體系

“不以規(guī)矩，無以成方圓。”事業(yè)單位檔案管理工作需要重視起來不只是工作內(nèi)容，還需要建立起一個系統(tǒng)性的工作管理體系。對于檔案管理的重要性，主要就從檔案管理的章程規(guī)范中所體現(xiàn)，越復雜的工作需要越多的條文來規(guī)劃指明。檔案資料的收集、分類、整理等等都需要一系列的統(tǒng)一管理體系來標明。還有一些重要關鍵人事檔案的管理，這類文件資料的保密工作的優(yōu)先級更高，更需要相應章程標明如何管理。

2.4 檔案管理工作現(xiàn)代化程度不高

新時期，機關事業(yè)單位的發(fā)展，各方面工作都進入信息化時代。對于機關事業(yè)單位的檔案管理工作，如何做到集中理論基礎管理，統(tǒng)籌大局，必須要重視現(xiàn)代化檔案信息管理趨勢。運用現(xiàn)代信息化科技手段打破時間和空間的限制，提高檔案的整合和利用率，促進了檔案信息化服務功能，這是檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性更加凸顯。

3 加強事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 提升單位領導對檔案管理工作的重視程度

機關事業(yè)單位上級領導層要想加強檔案管理工作，就得把檔案管理工作重視起來，用發(fā)展的眼光來看問題，顧全大局。意識到檔案工作的必要性和重要性。檔案是機關事業(yè)單位工作好壞的象征，是每個人的工作階段的記錄，只有保存良好的人事檔案，才能體現(xiàn)出這個人的社會價值和工作價值，要促進檔案管理工作的建設，必須加強機關事業(yè)單位上級對檔案管理工作的重視。只有意識到檔案管理工作是促進人力資源發(fā)展的基石，才能留住機關事業(yè)單位寶貴的人才資源，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

3.2 改進檔案管理方法，加強管理人員培訓

現(xiàn)階段，我國的機關事業(yè)單位跟隨新時期發(fā)展的腳步進行事業(yè)改革、理念創(chuàng)新，檔案的管理工作也隨之不斷發(fā)展。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，分散式管理轉化為新型集中式管理。人事檔案管理工作必須要高度結合理論基礎，從理論統(tǒng)領實踐工作。機關事業(yè)單位中的檔案及人事部門需要根據(jù)現(xiàn)狀、制度和政策做出對應的調(diào)整，從而適應當今時代社會化的生產(chǎn)，符合中國特色社會主義市場的需求。機關事業(yè)單位的檔案需要優(yōu)先滿足于市場經(jīng)濟體制就必須要引進外來先進的管理方法和管理理念，吸納優(yōu)秀的檔案管理人員。加強對機關內(nèi)部檔案管理工作的人員培訓，進行專業(yè)理論指導和操作教學，使事業(yè)單位的檔案管理者具有一定的信息化管理水平，同時又具備檔案管理的專業(yè)知識，保證事業(yè)單位的檔案信息化工作更好地開展。

3.3 完善檔案管理工作體系，建立現(xiàn)代化管理制度

提升檔案管理工作水平的重要途徑，就是構建現(xiàn)代化的事檔案管理制度，提升檔案管理工作的專業(yè)化和標準化，運用電子信息化科技手段，高度協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。通過對檔案管理資源的分配和組織，合理規(guī)劃檔案管理工作；實行責任到人制度，保證檔案收取和整理的來源和去向；通過高科技手段保證檔案保存的安全性，防止由于各種原因，電子信息泄露和紙質(zhì)檔案的損壞；加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設，定期檢修，確保檔案管理工作更好地向前發(fā)展。

4 結束語

總之，檔案管理工作既是一項專業(yè)性業(yè)務工作，又是一項服務性工作。要結合本單們的業(yè)特色，組織靈活多樣的培訓工作，提高檔案管理者的專業(yè)化水平，建立規(guī)范化的檔案管理體系，提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，使其更好地服務于社會。