人事檔案管理的重要性及優化途徑分析

鐘 玉

（煙臺市牟平區公共就業和人才服務中心，山東 煙臺 264000）

作為人事管理工作的重要環節，人事檔案管理工作也得到了社會的關心和重視，做好人事檔案管理工作為人才市場節約了時間、降低了成本，能有效地為人才市場提供最佳合格的人才，從而為社會創造效益，因此本文從人事檔案管理的重要性及優化途徑進行分析，制定高效、合理的管理措施，通過優化和改進人事檔案管理工作，進一步提高人事管理水平[1]。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案在一個人的生活過程中發揮了重要的作用，人們無論從生活還是學習工作等各個領域都離不開人事檔案，從出生到入學，孩子的姓名、生日、戶口方面的信息，以及就讀經歷，在校取得的成就，以及入團、入黨等這些重要時刻，都會被記錄在檔案里，所以我們可以通過人事檔案來全面了解一個人的總體狀況，所以人事檔案要保證數據真實、準確、有效。

首先，人事檔案為個人工作升職、加薪都提供了重要的依據，企業在改善職工工資待遇、晉升職位等工作時，不僅要參考工作表現，也要根據人事檔案記錄的工作時間來計算工齡，為職工調整等級、晉升提供了有利依據，因此，人事檔案具有不可替代的社會作用。

其次，人事檔案是合理使用人才的有效依據。人事檔案管理工作隨著我國改革開放的不斷發展，也取得了重大進展和突破，人事檔案管理工作有了更高的要求和規范，人員本身的原始材料和歷史信息全面客觀的記錄了一個人的思想品德、性格、學習經歷和工作情況等，有利于單位和社會客觀、全面的考察一個人的過往經歷和業務能力，因此，真實性、原始性、機密性是人事管理檔案工作的重要特點，為企業選拔考察人才提供了重要的途徑。

最后，社會公共信息的重要組成部分之一就是人事檔案，通過人事檔案我們可以快速的確定一個人的生活、工作履歷、社會關系和成就過失等。因此，人事檔案為人力資源管理工作也提供了形象、生動、準確和真實的原始資料和信息，為單位招聘和個人求職都提供了重要的依據，人事檔案內容覆蓋了人們生活、工作的各個領域，例如人事檔案管理部門可以為人員辦理護照和港澳通行證提供相關依據和條件，通過檔案我們可以詳細確定職工的退休年齡，也可以辦理失業保險以及為員工代繳養老保險等[2]。

2 人事檔案管理工作的優化途徑分析

2.1 要不斷改進和完善檔案管理制度

人事檔案工作比較瑣碎、復雜，要建立比較規范的制度來制約和規范其工作。加強和健全保密制度勢在必行，檔案機密工作是單位機密工作的重要組成部分，也牽扯到員工的個人隱私，因此我們工作人員要妥善保存員工的人事檔案，并且保證人員檔案材料完好無損，這樣才能為單位招聘、選拔人才提供真實、有效、準確的個人資料信息；加強對人事檔案材料的信息審核辨別工作，采集人員材料信息是人事檔案工作開展的基礎，因此檔案管理人員要認真搜集檔案相關的各類信息，并對信息加以整理和鑒定，保證材料的完整、準確、真實，并具有權威性；建立相關的檢查審核制度，及時對人事檔案材料進行審核和檢查，對不合格的材料要及時處理，材料部門要對手續不齊全的材料要重新審核并補辦手續；檔案管理人員要對檔案數量、材料補充收集、檔案保存等情況做好統計登記工作。

2.2 提高人事檔案管理人員的整體素質

管理人員的綜合素質決定了檔案管理工作的水平，個別人員素質差、工作態度不好、工作效率低，導致了工作結果差強人意，因此我們要從以下幾方面來提高檔案管理人員的綜合素質：1）合理安排和配備檔案管理人員，招聘有活力、充滿工作積極性的員工，從而提高人事管理工作的效率。2）加強檔案管理人員的外部和內部培訓工作，新員工通過內部培訓學習到老員工的經驗和管理方式，更好地適應和融入到工作環境中，再通過人事管理部門的專業知識培訓，進一步提高管理人員的知識水平和管理能力。

2.3 推動人事檔案的信息化管理工作

當今時代是信息化和大數據時代，信息化發展為檔案管理提供了很多便利條件，信息化的參與讓數據可以以電子信息形式呈現，電子檔案的建立也方便了檔案管理人員，改善了以往工作復雜、任務繁重的局面[4]。

加大信息化管理工作的應用范圍，加強人員和設備的配置，招聘一些年輕的擅長網絡工作的信息人才，建立信息化管理系統可以更好地提高工作效率，為后續的查詢和保密工作打下了良好的基礎。

讓工作人員快速掌握最新、及時的信息資料，為相關部門提供有權威性的數據。不斷完善檔案收集歸檔制度，管理數據要做到和實際相符，及時更新，把員工在日常工作中的最新進展情況包括知識水平、技能水平和獎懲情況等，都要及時更新和增加最新內容，為信息化管理工作提供了重要內容[3]。

2.4 定期對檔案進行修復和檢查

由于人才市場的檔案數量多、比較繁雜，在檔案管理過程中可能會出現信息丟失和材料損壞的情況，所以工作人員要及時做好修復和檢查工作，檔案管理要規范，按類別放置，并固定時間或周期性進行修復和核查工作。

2.5 加大對檔案鑒別工作的投入

檔案信息鑒定工作對檔案的尋找、信息查詢都有著重要的作用，檔案管理工作比較復雜，任務繁重，因此工作人員難免會有疏忽。為檔案查找工作增加了難度，因此加強檔案鑒定工作的投入尤為重要，檔案管理人員要嚴格按照檔案鑒定標準來確定鑒定規則和鑒定程度，從而做好檔案細化分工工作[5]。

2.6 檔案管理方法要與時俱進，不斷創新

檔案管理人員要不斷改進和完善自己的人事檔案管理方法，只有不斷創新才能改善工作不足，從而提高工作質量和效率，節約成本和時間。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理工作是做好人事管理工作的重要基礎。人事管理部門必須要引起足夠的重視，不斷改進和優化人事檔案管理工作，從管理制度、管理措施以及管理人員配備等方面來改進，從而讓人員管理水平踏上一個嶄新的臺階，為企業和社會提供真實、全面的檔案服務。人事管理部門要不斷查找并改正自身存在的不足，不斷對檔案人事管理工作進行改革，多學習先進的管理經驗，并改善自己的資源配置，從而真正滿足社會和單位對自己管理工作的高要求，從而源源不斷的為用人單位提供和選拔優秀的人才。用人單位和人才市場選拔和招聘人員最主要的途徑就是看人才的簡歷信息，根據信息來選出和公司發展需求相匹配的職工。本文從人事檔案管理的重要性進行分析，并論述了人事檔案管理工作的優化途徑，為人事管理工作的改革和發展提供了借鑒。