工程檔案管理的優化路徑研究

任榆琴

（陜西省榆林公路管理局黨辦，陜西 榆林 719000）

工程檔案的信息化建設是醫改政策發展中必須實施的主要內容，對于工程管理具有積極意義。而對于工程檔案管理而言，其主要的作用是工程研究、借鑒、發展的重要參考資料，對工程學術研究、技術進步有著很大的推動作用，對醫療衛生事業發展有著重要的參考價值，它是工程管理的保障和根據。加強工程檔案管理已成為目前工程發展的重大問題。對于此，本文就工程檔案管理的相關問題進行了分析討論，以為后期工程檔案管理提供參考。

1 工程檔案管理優化的積極意義分析

工程檔案管理是重點，而對采取一定措施實施優化將具有積極的意義。以下將從工程臨床診療、個性化服務、數據支撐等方面進行說明，具體如下：其一個性化服務也是目前我國工程化管理中的一個重點，在提高檔案管理水平的基礎上實現個性化診療可行性更高。其二，通過利用更加高科技的手段將檔案管理工作從紙質變成電子文檔的形式，不僅縮短查閱時間，還能夠提高工程的服務質量，控制工程運行成本并能夠為管理提供更加有效的指導性方案。

2 目前工程檔案管理存在的主要問題分析

2.1 安全性問題

大部分的工程都已經使用信息系統，其中的安全問題成為系統是否正常運行的關鍵。在工程的檔案管理中的內部網絡與外部網絡之間都安裝有相應的防火墻設施叫，能夠有效保護檔案的安全，但是在實際中有部分工程并不重視防火墻的建設。越來越多的工程都是利用計算機完成整個工作，網絡入侵防御設備能夠在網絡遭到不明入侵之前為工程檔案提供安全保障。但是目前大部分的工程的檔案管理網絡系統入侵防御系統老舊，未做到及時更新，甚至處于無人監管的狀態。這種狀態下容易導致當網絡入侵時工程電子檔案受到威脅。

2.2 檔案儲存問題

工程檔案包含文字類、圖片類、視頻類等多種形式，不僅存在著儲存不規范的問題，同時在管理方式上也存在問題。各種不同的文件格式未實現統一的格式儲存導致在后期的使用中需要花費大量的時間轉碼。加上有的工作人員在對文檔進行歸檔時未進行明確分類，導致檔案的質量與真偽都不能得到保證，其中有價值意義的文檔也被埋沒在日常文檔中。

2.3 調用問題

結合目前現有情況，目前我國絕大部分工程基本上已經普及信息化建設，使得工作者更快地進行文獻的檢索與調用，但是實際中，工作者更加傾向于使用系統默認的檢索方式，而這種檢索方式都是初級檢索。檢索方式的不夠熟練直接影響檢索結果。該種情況的存在將直接造成檔案調動效率低及影響正常工作的有序開展。

2.4 檔案管理人員水平不高

綜合現有工程存在的普遍問題，大多工程均存在只注重人員技術水平素質，忽視檔案管理人員能力素質是普遍存在的一種現象。在檔案管理人員中，很多不是檔案管理專業，對檔案管理工作不明確，對檔案重要性，檔案資料收集途徑、整理、裝訂、歸檔等業務不了解。導致檔案管理不符合要求，檔案資源缺乏。甚至，有的檔案管理人員是臨時調配的管理人員，沒有明確的工作性質，缺乏檔案管理的主動性和積極性。

3 關于加強工程檔案管理的主要措施及討論

3.1 強化檔案數據庫建設及檔案信息安全工作

在推進工程館藏檔案現代化的進程中應深化檢索工作，豐富檔案數據資源，逐步實現工程館藏檔案信息的網絡共享和網上利用查閱。把好信息化工作的每一個環節關口，杜絕原始文件丟失、破損以及檔案信息刪減、篡改等行為。對檔案原件的拆卷掃描、重新裝訂、掃描圖像的核查優化、糾錯、存儲等應做好監督，確保步驟不出現差錯。而實際操作中必須注意案卷的排列順序，并建立電子目錄，以便后期檔案調閱管理。此外，完善網站建設和檔案信息安全方面的規章制度，做好數字檔案的異地保存及備份，以免檔案數據丟失。

3.2 加強檔案人員專業技能培養

提高檔案專業人員的信息化水平為抓手，提高檔案專業人員的責任意識和專業技能。為此，檔案專業人員要從“紙與鐵”時代走出來，熟悉當今的“數與網”環境，補齊知識空白、經驗盲區、能力弱項的短板，有針對性地參加檔案專業人員的在職培訓教育。同時檔案專業人員也要再學習，培養自身知識創新，提高綜合學習的能力，掌握更多的檔案新知識、新理論、新技術，熟悉有關信息處理的基礎和方法，能熟練利用計算機和數字化等信息技術，將工程檔案管理部門收集的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉化成電子檔案，盡可能縮短電子檔案管理上的“真空期”。同時還要加快現存檔案的數字化轉換步伐，縮短現存檔案的“休眠期”，做到“存量數字化，增量電子化，適時通過工程建立的局域網提供利用。

3.3 加大對人力資源檔案管理的資源配置及實施標準化管理

對于應用信息化技術實現對工程人力資源檔案管理，工程應加大對基本資源的配置并應建立相關的標準。如工程應建立完善的信息數據庫，建立有效的信息安全保障機制，并配置相關的計算機輔助設備等，以為人力資源檔案管理提供基本的物資保障及保證后續實施信息化管理后的數據安全。再如工程應結合不同類型的人力資源檔案建立并完善人力資源檔案管理標準，以便人力資源檔案管理標準化及統一化的實現，以便于后期人力資源檔案的查詢及歸檔。

3.4 加強檔案保管設施組織建設

工程檔案門類較多，尤其較繁忙的業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房工程應積極創造條件建立較為規范的各類檔案庫房，對于性質特殊的檔案，如人事檔案、病案和設備檔案都應另設專門的檔案庫房，并指定專人管理配備必要的安全保管設施；定期檢查檔案案卷情況及人防措施，保證庫房清潔、整齊我院由專職、兼職檔案干部組成的檔案隊伍，完善的檔案組織機構系統和網絡，使檔案工作層層有人負責。工程檔案信息資料實行數據庫管理，可大大地減少貯存庫房，并方便了檢索所有的出入院明細賬均實行電腦存盤，減少了庫存。

4 結束語

綜上所述，隨著政策的實施，各類資料及數據等也明顯的提升，該種情況下，強化檔案管理工作應作為重點進行考慮。本文就目前工程檔案管理存在的重點問題進行了分析，并在此基礎上對工程檔案管理的措施進行了分析，以為后期工程人事檔案管理提供參考建議。