試論照片檔案中存在的問題與對策

袁承英

（江西省南昌市社會福利院，江西 南昌 330025）

一直以來，各單位比較重視紙質檔案管理工作的開展，忽視照片檔案的重要性，沒有意識的照片檔案管理的作用和地位，導致實際管理過程中存在諸多不足，如果這些問題得不到解決，將會對單位的長遠發展產生限制性影響。

1 照片檔案管理中存在的主要問題

1.1 照片收集缺乏完善性

首先，在開展工作時忽視照片的拍攝，部分單位未樹立正確的照片檔案管理認知。在實際工作過程中不能夠形成同步照片檔案。其次，應用數碼技術致使檔案管理工作過于分散。當前大部分單位選擇使用數碼照相機，照片檔案一直以來被分散保存，而且檔案管理部門與其他部門之間不能夠進行有效溝通，導致檔案管理部門無法及時掌握照片管理情況。再次，部分單位的攝影工作人員將個人職務變為個人行為，不能夠將照片全部移交，導致許多工作照片在個人手中保存，上交給單位的全都是普通照片。此外，照片的清晰度、色彩和畫面都差強人意，不符合規定要求，不能夠完成歸檔。

1.2 照片檔案保管缺乏科學合理性質

與紙質檔案管理進行比較，照片檔案管理工作開展的條件十分嚴格，部分單位不能夠將照片檔案存放在防磁恒溫的環境中，導致部分照片褪色變黃，這對檔案的長期管理和利用存在消極影響。單位主要存在如下兩種情況，首先，照片檔案存放的環境與要求不相符，部分單位將照片檔案與其他檔案混存在文書柜中，或者是分散在各部門之中。其次，不能夠將數碼照片的光盤放置在防磁柜中，光盤是磁性載體，保存要求十分嚴格，照片檔案的嚴格管理條件下溫度應該控制在14～24℃之間，濕度應該控制在45%～60%之間，只有達到這一要求，才能夠對照片檔案進行高效保存。

1.3 照片檔案的利用缺乏規范性

首先，照片檔案形成的程序相對簡單，與紙質檔案形成不同，環節較少，正因這些特性，致部分檔案使用工作人員認為檔案屬于附屬產品，照片并非檔案。因此在對其進行使用時不辦理相關手續。其次，照片檔案使用方式存在特殊性，通常情況下需要被調借走，造成有用后無法將照片檔案及時歸還或是歸還的很晚。再次，是有借無還，部分工作人員因忙于工作在使用完照片檔案之后，忘記將其歸還給檔案管理部門，少部分照片使用工作人員覺得照片檔案能夠再利用，結束之后不將其歸還給檔案管理部門，而是留著日后再次利用。

2 照片檔案管理策略分析

2.1 制定明確管理制度、使照片檔案管理工作變得規范化

各種類型的照片檔案在管理形式上具有一定的不確定性，這種特點與科技、文書等管理規范的不同。目前，一些單位在開展照片檔案管理工作時，存在收集工作不完善的問題。想要使照片檔案管理過程中的不足之處得以解決，就需要創建科學合理的管理制度，這是一項復雜且規范的過程。首先單位要創建并落實照片檔案管理制度，加強管理工作的規范性，從照片檔案材料的收集、整理、后期歸檔，應遵循嚴格的管理制度，避免照片分散流失，杜絕部分工作人員將照片歸為己有。除此之外，在對照片檔案進行日常管理過程中應該落實管理規定，使工作的開展有法可依，有章可循，從而為照片檔案管理的質量提供保障。其次，要制定監督管理制度，照片檔案管理制度的落實需要進行嚴格的監管。只有這樣，才能夠將其具備的作用充分發揮出來。舉例來說，單位部門可對每次活動及工作開展所需要的照片檔案進行數量下限規定，并將工作完成情況列入年終考核。

2.2 加強對照片檔案管理工作人員的專業培訓

照片檔案的管理和利用方式與紙質檔案有差異，照片檔案使用的是文字信息，即紙上發黃，只要字跡清楚，不影響信息內容，照片檔案使用的是圖片，相片損壞的是圖片，效果有影響，情況嚴重的則會使其喪失使用價值。照片檔案管理工作的開展不光需要相關工作人員具備檔案管理認知。除此之外，與許多攝影知識存在緊密關聯，單位應該加強監督管理力度，對相關部門及工作人員進行業務指導。首先，檔案管理部門應該加強對照片檔案的監管力度，規范各單位管理工作人員、拍攝人員等工作開展的規范性，做到依法管理。其次，應該對工作人員進行業務培訓，提升照片檔案管理工作人員，拍攝工作人員的專業技能與水平，從而為照片檔案管理質量提供保障。單位可以自身情況為依據，為相關部門及工作人員提供外出學習的機會，使其通過實踐豐富自身工作經驗，提升專業素養。

2.3 主動參與單位活動、統一管理照片檔案

各單位在舉辦大型活動時，是由多個部門共同參與，部門領導和工作人員都是臨時派來的，每個人負責具體工作，這樣形成的檔案材料不統一、不協調，活動結束后，檔案材料不能集中管理，從而造成照片檔案的流失。想要為照片檔案管理工作開展的有效性提供保障，在單位開展重大活動或者是中心工作時，檔案管理工作人員應該參與其中。除此之外，相關工作人員應該轉變傳統工作思想化被動，為主動對單位發展動態和發展信息進行積極的了解，強化檔案管理部門與其他部門之間的關聯性。針對一些重大的活動和工作照片，檔案管理工作人員應該提前介入對其進行指導，做到全程參與，并嚴格要求自己，做到照片檔案的同步收集。此外，應該及時將其上交給檔案室。在此同時，照片檔案管理工作的開展應該做到統一嚴格，這能夠為相關工作的完善性提供保障。各單位應該對該項工作進行有效協調，明確各工作人員的職責分工，形成完善的歸檔流程，進而對其進行統一管理。

3 結束語

照片檔案管理工作的開展，在檔案管理工作中占據著至關重要的作用，當前部分單位在開展照片檔案管理工作時，存在諸多不足，例如照片收集缺乏完善性、照片檔案整理缺乏標準性、照片檔案管理缺乏科學合理性、照片檔案利用缺乏規范性，想使這些問題得到解決，單位應該加強宣傳力度，使工作人員樹立正確的管理認知，制定明確的管理制度，使相關工作開展變得規范化。除此之外，應該加強對照片檔案管理工作人員的專業培訓。在此同時，照片檔案管理工作人員應該主動參與單位活動，對照片檔案進行統一管理。只有做到上述幾點，對新的管理理念和方法，進行不斷探索，才能夠為照片檔案管理工作質量提供保障。