新時(shí)期基層檔案館檔案接收工作

林 麗

（山東省棗莊市嶧城區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，山東 棗莊 250000）

基層檔案館的檔案管理工作具備重要的歷史價(jià)值以及利用價(jià)值，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。檔案工作對(duì)基層建設(shè)至關(guān)重要，倘若縣級(jí)檔案館的檔案接收工作并未代為，檔案接收存在不及時(shí)等問題，便會(huì)直接影響到矛盾糾紛與權(quán)屬爭(zhēng)議等各種事件的處理，導(dǎo)致政府工作陷入被動(dòng)，影響到各項(xiàng)政策法規(guī)的落實(shí)與執(zhí)行，無法有效地保障群眾切身權(quán)益。

1 新時(shí)期縣級(jí)檔案館檔案接收現(xiàn)狀

1）檔案的損毀與丟失問題嚴(yán)重。基層檔案館檔案接收工作中，因?yàn)椴糠宙?zhèn)街與市直部門的檔案館基礎(chǔ)建設(shè)欠缺，并未配備完善的設(shè)備設(shè)施，檔案室內(nèi)部溫度與濕度無法有效控制，檔案的分類與整理工作不到位，極易造成檔案的損毀與丟失。部分檔案館欠缺充足工作人員，部分檔案員屬于兼職，人員流動(dòng)性較大。基層檔案館的工作量與工作壓力較大，由于檔案員無法熟悉，導(dǎo)致各項(xiàng)工作無法有序展開。機(jī)構(gòu)改革并未做好檔案的移交工作。檔案清點(diǎn)與移交工作不夠重視，雙方并未做好檔案的交接，主管部門并未及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的損毀與丟失問題[1]。

2）部分單位不重視移交檔案。檔案館中接收檔案的類型與載體相對(duì)較多，然而目前接收檔案的種類相對(duì)單一，主要以文書檔案與照片為主。主要因?yàn)闄n案館的檔案接收工作主要以文書檔案為主，對(duì)于其他類型的檔案并未有序接收。此外，檔案的移交單位并未正確認(rèn)識(shí)檔案管理，部分單位覺得文書檔案有移交的必要，而其他類型檔案無須移交。檔案接收工作中，部分單位對(duì)于移交檔案存在抵觸情況，部分單位認(rèn)為檔案是本單位的資料，無須移交到檔案館，因此影響到檔案接收工作的有序展開。

3）電子檔案接收難度較大。基層檔案館的無紙化辦公建設(shè)力度不足，各個(gè)單位的電子文件數(shù)量較少。由于傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，基層檔案館的立卷工作中依然以紙質(zhì)文件為主要的歸檔材料，并未認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性與必要性，立卷工作中主要把電子文件全部打印為紙質(zhì)文件隨后歸檔，并未落實(shí)電子文件鑒定與歸檔工作，部分單位并未配備電子文件的管理設(shè)備。無紙化辦公所產(chǎn)生的電子文件和檔案館內(nèi)部管理系統(tǒng)無法有效銜接，檔案館接收檔案時(shí)，并未考慮到電子檔案。部分基層檔案館需要在接收紙質(zhì)檔案之后做好數(shù)字化處理，進(jìn)而造成了資源以及成本等方面的浪費(fèi)問題[2]。

2 新時(shí)期基層檔案館檔案接收工作的開展策略

1）增強(qiáng)監(jiān)督執(zhí)法力度。為了保證基層檔案館檔案接收工作的有序展開，保證各項(xiàng)工作能夠滿足于新時(shí)期的新要求，首先必須重視以及做好相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度的宣傳以及落實(shí)工作。基層檔案館的上級(jí)主管部門可以利用電視、廣播、宣傳冊(cè)等宣傳渠道，結(jié)合新媒體宣傳途徑，做好檔案工作相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度的宣傳工作，引導(dǎo)移交單位的管理層與基層檔案員能夠充分了解相關(guān)法律法規(guī)的具體內(nèi)容。立檔單位必須提高檔案接收工作的重視程度，保證各項(xiàng)檔案管理工作能夠有法可依、有據(jù)可循，提高工作效率的同時(shí)，保證各項(xiàng)工作的規(guī)范性。此外，必須增強(qiáng)日常業(yè)務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)力度。結(jié)合現(xiàn)階段基層檔案館存在檔案丟失等問題，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督以及指導(dǎo)力度。基層檔案館的主管部門必須定期的檢查基層檔案室的建設(shè)，保證問題的及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決。考慮到現(xiàn)階段基層檔案館內(nèi)部欠缺充足的高素質(zhì)檔案管理人員，為保證檔案交接工作以及檔案安全管理工作的有效性。基層檔案館必須定期組織檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作。及時(shí)地了解與掌握各個(gè)檔案館內(nèi)部檔案工作人員的變動(dòng)情況，做好新入職檔案工作人員的崗位培訓(xùn)工作，確保檔案接收工作的有序展開。針對(duì)重組合并的單位，檔案主管部門必須全過程的參與到檔案移交工作當(dāng)中，做好檔案數(shù)量的清算等工作，明確各個(gè)相關(guān)方面的工作職責(zé)、工作范圍以及工作任務(wù)等，保證后續(xù)檔案接收工作的有序展開。

2）建立健全基層檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施體系。為保證基層檔案館各項(xiàng)檔案管理工作的順利展開，相關(guān)政府部門必須增強(qiáng)財(cái)政投入力度，省檔案局以及省級(jí)財(cái)政廳應(yīng)當(dāng)結(jié)合區(qū)域內(nèi)檔案館運(yùn)行情況與建設(shè)需求，制定針對(duì)性且科學(xué)的檔案館財(cái)政投入計(jì)劃，以此來確保縣級(jí)檔案館的檔案接受工作能夠有序展開。相關(guān)政府部門必須加大財(cái)政、政策以及技術(shù)等方面的扶持力度，將檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面納入縣級(jí)政府的工作考核當(dāng)中，引導(dǎo)縣級(jí)政府部門加大檔案館的建設(shè)力度。上級(jí)政府部門必須協(xié)調(diào)好下級(jí)檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。積極引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備來提高基層檔案館的現(xiàn)代化水平，提高數(shù)字化建設(shè)力度，保證基層檔案館各項(xiàng)工作的高效完成。積極引進(jìn)專業(yè)且高素質(zhì)的檔案管理工作人員，組建高水平的現(xiàn)代化檔案管理工作隊(duì)伍，為基層檔案館的檔案接收工作提供基礎(chǔ)保障[3]。

3）適當(dāng)擴(kuò)大檔案接收范圍。目前，我國(guó)基層檔案館的行政管理職能主要?dú)w于縣委辦公室，必須增強(qiáng)檔案指導(dǎo)以及管理工作力度，明確各方的行政關(guān)系。結(jié)合區(qū)域內(nèi)實(shí)際情況，擴(kuò)大檔案管理工作的深度與廣度，保證檔案整理的完整與規(guī)范性，從而為后續(xù)檔案接收進(jìn)館工作奠定基礎(chǔ)保障。基層檔案館必須由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，適時(shí)地?cái)U(kuò)大撤并單位檔案接收的涉及范圍。需要主動(dòng)和涉及改革的部門以及單位溝通與聯(lián)系，綜合各個(gè)因素來建立健全檔案管理以及接收的工作計(jì)劃，保證檔案材料的收集、整理以及交接等各項(xiàng)工作的高質(zhì)量完成，嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定針對(duì)不達(dá)標(biāo)的檔案保管單位必須及時(shí)做好接收進(jìn)館工作，針對(duì)滿足要求的單位必須督促其向基層檔案館移交檔案，進(jìn)而嚴(yán)格控制檔案的失泄密等問題。

4）增強(qiáng)電子文件的接收管理。隨著無紙化辦公工程的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的過渡是檔案工作的主要發(fā)展方向，所以基層檔案館必須重視以及做好電子文件的歸檔以及接收。基層檔案館必須嚴(yán)格遵守《檔案法》以及《電子檔案移交與接收辦法》等各項(xiàng)法律法規(guī)以及規(guī)章制度，重視以及做好電子文件的歸檔以及接收工作，增強(qiáng)機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)和檔案館之間管理系統(tǒng)的相互銜接，做好技術(shù)對(duì)接等工作，制定統(tǒng)一化的檔案管理與接收標(biāo)準(zhǔn)，從而防止數(shù)字化的重復(fù)浪費(fèi)等問題。此外，還應(yīng)當(dāng)落實(shí)檔案分類管理與接收機(jī)制。基層檔案館組織檔案接收工作的過程中，必須重點(diǎn)防控檔案管理存在的丟失以及無序保管等問題，必須最大限度地接收檔案進(jìn)館，減少檔案在單位中的保管時(shí)間，最大程度上的防止檔案出現(xiàn)毀損以及丟失等問題。基層檔案館組織檔案接收工作的過程中，應(yīng)當(dāng)采取多元化的方式來組織開展檔案接收工作，并且堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，基層檔案館針對(duì)重組合并需要及時(shí)開展檔案接收進(jìn)館工作。可以首先選擇單位試點(diǎn)的方式來不斷推行，如此不但能夠提高基層檔案館檔案接收工作的質(zhì)量與效率，并且能夠發(fā)現(xiàn)各個(gè)方面存在的問題與不足之處，從而采取針對(duì)性地解決對(duì)策加以處理，促進(jìn)基層檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，基層檔案館的檔案管理工作具備重要的現(xiàn)實(shí)意義，而檔案接收工作屬于基層檔案館的重要工作內(nèi)容，必須明確現(xiàn)階段基層檔案館檔案接收工作存在的問題與不足之處，加大檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化與電子化檔案館建設(shè)力度，全面落實(shí)相關(guān)的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，落實(shí)分類管理原則，提高基層檔案館檔案接收工作的質(zhì)量與效率。