新能源發電項目檔案管理優化路徑分析

劉小梅

（四川晟天新能源發展有限公司，四川 成都 610213）

1 新能源發電項目檔案管理中所存在的問題

1）檔案管理體系不夠完善。由于新能源發電項目的發展歷程較短，相關管理人員并未掌握正確的檔案管理方式，依舊沿用了傳統發電項目的檔案管理手段，這和全新科學技術下的新能源檔案管理存在著較大的差異。新能源是電力企業的全新發展方向，當前處于對先進發電技術以及管理手段的探索階段，在這樣的背景之下，相關管理人員無法認識到檔案管理工作的重要性，并未樹立正確的檔案管理意識，嚴重抑制了新能源發電項目檔案管理工作的順利開展。部分新能源發電項目并未建立完善的檔案管理體系，所任用的檔案管理人員并不是專職員工，往往是由其余崗位的人員的兼任。這樣一來，既定的檔案管理制度在宣傳力度以及執行成效方面就大打折扣，無法順利施行相關部門所制定的檔案規定，整個新能源發電項目檔案管理工作流于表面。同時在檔案管理體系之中，并未完成員工職能的合理分配，這也讓新能源發電項目檔案在收集整合等環節存在著較大的難度，很容易出現遺失、缺漏的現象，待工程竣工時不能夠利用完整的檔案來完成驗收工作，無法保障工程施工檔案的完整性。

2）檔案管理基礎設施不夠健全。要想保障檔案管理的成效，必須要為檔案設置專門的庫房進行儲存，部分新能源發電項目在初步建設階段，由于受到了辦公條件等方面的桎梏，諸如檔案庫房、檔案管理信息設備等基礎設施配備不夠完整，一般選擇了分散儲存的方式，這樣對檔案集中存儲與利用有著不利的影響，同時還加大了檔案損壞及遺失的概率[1]。對于新能源發電項目而言，其檔案是否完整直接決定著項目是否能夠順利開展。部分企業在資金方面并不存在問題，但由于未能重視檔案管理，導致其并未投入足夠的資金來建設檔案管理的基礎設施，導致新能源發電項目檔案管理成效不佳。

3）檔案管理缺乏政策上的支持。當前新能源項目發展進程較為迅猛，這也讓檔案管理工作在規范性方面面臨著較大的挑戰，為了讓不同項目的檔案管理更為統一，我國相關部門相繼出臺了電力企業檔案管理規范這類標準化文件，雖然讓檔案管理工作有了一定的方向指導依據，但這類規范政策都是站在宏觀的角度來對整個行業作出了要求，并未區分開新能源發電與傳統發電項目之間差異，這就導致這類政策規范在執行過程之中存在著一定的阻礙。

4）檔案管理的信息化建設水平不足。當前已經步入了信息化時代，先進的信息技術為各行各業提供了較大的便利，新能源發電項目檔案管理也不例外，當前不同行業的檔案管理工作都向信息化方向發展，能夠有效提升工作效率，保障檔案管理質量，提升檔案管理水平。但新能源發電項目檔案管理的信息化建設卻顯得較為滯后，由于新能源發電項目的檔案管理內容種類繁多，涵蓋了項目建設的全過程，檔案資料有著廣泛的形成渠道以及來源范圍，所形成的文件材料來源于項目立項、設計勘察、工程招投標、施工材料采購、實際施工以及竣工驗收等所有環節，在項目建設的過程之中會不斷增加，如若僅僅依靠傳統的人工檔案管理手段，或者是水平不高的信息化管理模式，那么就很容易導致新能源發電項目檔案管理工作效率不佳現象的出現，甚至出現檔案遺漏、錯誤的情況。部分新能源項目檔案管理人員對信息技術的了解程度較低，并未熟練掌握相關信息化管理工具，這讓檔案信息利用率大幅下降，不能夠匯編、編撰這類檔案信息來完成二次開發，不利于新能源發電項目檔案管理水平的全面提升。

2 新能源發電項目檔案管理優化策略

1）完善檔案管理體系。當前我國大力推廣與普及節能環保新能源理念，這也給新能源發電項目提供了廣闊的發展空間，因此所出現的關鍵檔案資料數量也會不斷上升，相關管理人員必須要樹立正確的檔案管理意識，認識到新能源發電項目檔案管理的重要性，采取合理的措施來對檔案管理體系進行完善[2]。具體而言可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案管理工作體系的職能分配，設置專門的檔案管理機構，吸納具備較高專業水平的檔案管理人員，為提升檔案管理水平奠定堅實的基礎；第二，結合新能源發電項目的實際特征，制定相契合的檔案管理制度，明確不同檔案資料的重要級別，針對不同級別的檔案資料設計出相應的管理標準，并要求全體管理人員嚴格遵守。

2）加強檔案管理基礎設施建設。就其本質而言，檔案管理工作的關鍵在于有完備的檔案儲存室，能夠將重要的新能源發電項目檔案資料完成的儲存起來。因此企業應當加強檔案管理基礎設施的建設，嚴格遵循《檔案庫房建筑要求》中的相關標準，明確檔案庫房的基本作用，并將庫房、操作區、辦公區進行細致的區分，且要符合一定的防火、防盜、防水、防潮標準，增大資金投入力度，購入除濕機、防潮柜這類必備的硬件設施，以此來防止檔案資料出現損壞或遺失的現象。

3）加大政策支持力度。國家相關部門應當深入考察新能源項目的具體實施情況，并根據其所具備的獨特特性來制定合適的制度，以此來讓新能源發電項目檔案管理工作能夠有完善的制度支撐。當前我國已經相繼出臺了《建設項目檔案管理細則》、《風電項目檔案管理細則》，光伏、水電這類新能源發電項目的支持政策也已經提上日程，相應在不久的將來關于新能源發電項目的規章制度會更為完善。

4）提升信息化建設水平。為了有效達成新能源發電項目檔案全過程管理控制這一根本目的，全面增強檔案收集、整合、利用的工作效率，企業可以依據自身的實際情況來加強信息化建設，研發出“新能源發電項目檔案歸檔模板”，固化項目檔案的規范范圍、保管期限以及分類標準，這樣一來就能夠極大地減輕檔案管理人員的工作效率，同時也讓檔案信息得以細化[3]。企業還可以在數字檔案管理系統之中添加新能源發電項目的檔案管理模塊，依據歸檔模板實現一鍵式生成新建項目所需的檔案目錄信息，支持各級單位對已有新能源建設項目檔案管理的線上實時監控，系統可依據項目進度及時對歸檔異常情況進行告警，確保項目檔案收集整理的真實、完整和全程可控。

3 結語

綜上所述，當前新能源發電項目發展速度較為迅猛，雖然取得了良好的成效，但其檔案管理工作依舊暴露出了一系列的問題，對項目的順利開展產生了不利的影響。相關人員應當明確當前新能源發電項目檔案管理工作中所存在的問題，革新檔案管理意識，優化檔案管理手段，完善檔案管理設施，積極引入信息化檔案管理方式，這樣才能夠全面提升新能源發電項目檔案管理水平。