試論規(guī)范建筑工程檔案管理促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理

孟曉東

（哈爾濱市建筑工程研究設(shè)計(jì)院有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080）

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，建筑工程行業(yè)的發(fā)展成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要組成部分，不斷推動(dòng)社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)效益的提升。建筑工程質(zhì)量監(jiān)督管理是建筑工程建設(shè)的重中之重，具有非常重大的意義，建筑工程質(zhì)量是每個(gè)建筑工程單位的重要目標(biāo)，任何工作的開(kāi)展都是為了確保工程質(zhì)量，尤其是建筑工程檔案規(guī)范化管理，能夠在很大程度上促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理的有效開(kāi)展。但是，縱觀當(dāng)前建筑工程檔案管理工作，存在非常明顯和普遍的問(wèn)題，需要及時(shí)改善和促進(jìn)建筑工程檔案管理不容樂(lè)觀的現(xiàn)實(shí)狀況。各建筑工程單位要不斷改進(jìn)、完善和創(chuàng)新管理模式，充分發(fā)揮建筑工程檔案管理的服務(wù)作用，用規(guī)范化的管理促進(jìn)整體建設(shè)質(zhì)量，最終形成建筑行業(yè)整體的穩(wěn)步 發(fā)展。

1 建筑工程檔案規(guī)范化管理的作用

建筑工程檔案的規(guī)范化管理直接決定著工程施工的規(guī)范化程度，是工程質(zhì)量管理的重要組成部分，因此，從建筑檔案的收集、整理歸檔以及后期的管理查閱等整個(gè)過(guò)程都要制定規(guī)范化的管理模式。同時(shí)，工程檔案的規(guī)范化管理模式對(duì)建筑工程各個(gè)環(huán)節(jié)的全面開(kāi)展具有很好的指導(dǎo)作用，強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督和管理人員做好規(guī)范化作業(yè)，促進(jìn)整體質(zhì)量的提升。

首先，建筑工程檔案是反映工程質(zhì)量狀態(tài)的重要憑證。在建筑工程單位建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)全過(guò)程的基本情況進(jìn)行如實(shí)詳細(xì)地記錄，把握建設(shè)的整體才能確保后續(xù)的質(zhì)量檢查、認(rèn)定和維修等提供真實(shí)可靠的依據(jù)。因而，為了能夠?qū)崿F(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理這個(gè)目標(biāo)，就必須進(jìn)行嚴(yán)格的檔案管理工作，從檔案的收集、整理到后續(xù)的歸檔管理，都要嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)執(zhí)行，通過(guò)工程檔案反映工程質(zhì)量狀況，才能及時(shí)的采取措施加強(qiáng)質(zhì)量的管控，達(dá)到監(jiān)督管理的目標(biāo)。

其次，建筑工程檔案能夠發(fā)展工程質(zhì)量存在的缺陷和不足。建筑工程檔案管理是為建筑工程后續(xù)的工作提供資料借鑒服務(wù)的，只有建立規(guī)范化的建筑工程檔案管理，才能發(fā)現(xiàn)建筑工程存在的質(zhì)量問(wèn)題和不足，才能結(jié)合當(dāng)前的施工要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)，及時(shí)彌補(bǔ)，促進(jìn)整個(gè)建筑工程質(zhì)量的不斷提高。

總之，規(guī)范建筑工程檔案管理能夠促進(jìn)工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的直接的監(jiān)督作用，促使各部門充分發(fā)揮其職能作用，相互溝通，齊心協(xié)力做好建筑工程建設(shè)。

2 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

建筑工程檔案是貫穿于建筑工程單位從創(chuàng)立至今所有工作的重要資料集合和整理，是一個(gè)單位的真實(shí)情況的寫照，具有非常重要的借鑒作用。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分建筑工程單位普遍存在重建設(shè)、 輕資料的問(wèn)題，這在很大程度上阻礙了建筑工程檔案工作的開(kāi)展。

首先，建筑工程單位不重視建筑工程資料管理。我們都知道建筑工程建設(shè)是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程，其中涉及的資料非常瑣碎，而資料管理工作對(duì)實(shí)際施工并沒(méi)有太大的影響，更不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，這就導(dǎo)致很多人員并不重視。在建筑工程行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，國(guó)家目前應(yīng)經(jīng)出臺(tái)了很多管理辦法和管理?xiàng)l例等來(lái)加強(qiáng)和規(guī)范建筑工程資料管理工作。但是，仍然還有很多建筑施工單位的領(lǐng)導(dǎo)人和資料管理人員不重視對(duì)檔案資料的收集、歸檔和整理。在資料管理的過(guò)程中，沒(méi)有形成規(guī)范性的管理機(jī)制以及科學(xué)的整理保存機(jī)制，導(dǎo)致很多現(xiàn)場(chǎng)的資料丟失，再加上管理水平的缺陷，整體資料管理模式都存在很大的問(wèn)題。

其次，在檔案管理方面存在資料歸檔不規(guī)范。資料的歸檔和建筑工程的進(jìn)度必須是同時(shí)進(jìn)行的，在工程竣工之后，資料管理人員應(yīng)該將資料整理到位，進(jìn)行歸檔管理。但是在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，建筑施工單位對(duì)此規(guī)定漠視，在資料存檔的過(guò)程中存在資料缺失、信息不規(guī)范的問(wèn)題，例如將原件與復(fù)印件混合，沒(méi)有按照時(shí)間順序整理，資料的格式不規(guī)范等，出現(xiàn)這些問(wèn)題的根本原因是工程檔案管理方面缺乏科學(xué)的管理機(jī)制。健全的機(jī)制是工作開(kāi)展的重要保障，而缺乏就會(huì)在很大程度上加大資料的收集、整理工作的難度，各部門缺乏對(duì)檔案管理部門的配合，檔案管理部門自身缺乏正科學(xué)管理，目錄與內(nèi)容不符，文件編號(hào)不統(tǒng)一，文件格式不規(guī)范等檔案管理的混亂。

最后，建筑工程檔案缺乏科學(xué)規(guī)范的管理模式。檔案管理工作伴隨著建筑工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，也是建筑工程竣工查驗(yàn)的重要依據(jù)，必須做好檔案資料的完善、真實(shí)和規(guī)范。但是縱觀當(dāng)前的檔案管理模式，存在很多的問(wèn)題，例如，在資料存檔的過(guò)程中存在資料缺失、信息不規(guī)范，將原件與復(fù)印件混合，沒(méi)有按照時(shí)間順序整理，資料的格式不規(guī)范等問(wèn)題。究其根本原因，主要還是缺乏科學(xué)的管理機(jī)制，這在很大程度上加大資料的收集、整理工作的難度。另外，檔案管理部門對(duì)于自身和提供檔案資料的其他部門缺乏規(guī)范的要求，導(dǎo)致提供的資料目錄與內(nèi)容不符，文件編號(hào)不統(tǒng)一，文件格式不規(guī)范等檔案管理的混亂，嚴(yán)重影響檔案管理工作的實(shí)施。

3 規(guī)范建筑工程檔案管理促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理的策略

首先，在人員管理和思想重視上下功夫。管理人員隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，是直接決定檔案資料規(guī)范化程度的關(guān)鍵。要建立一支專業(yè)化、責(zé)任心強(qiáng)的管理人才隊(duì)伍，不斷提升管理人員的管理水平和執(zhí)行力度。此外，還應(yīng)該定期對(duì)管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，通過(guò)專題講座、觀摩學(xué)習(xí)等方式提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高管理人員的責(zé)任心和職業(yè)思想道德素養(yǎng)，如此，才能全方位提升管理人員的綜合素質(zhì)，為建筑工程質(zhì)量監(jiān)督管理奠定人才基礎(chǔ)。

其次，建立完善的檔案管理模式。一方面從檔案資料的收集、整理和歸檔三方面嚴(yán)格按照規(guī)范化要求操作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員不僅要根據(jù)建筑工程建設(shè)的進(jìn)度同步檔案收集工作，還要在整理和歸檔方面做到與工程項(xiàng)目的要求和質(zhì)量監(jiān)督管理工作同步一體化，避免出現(xiàn)環(huán)節(jié)不一致導(dǎo)致檔案原始資料不完整。另一方面要形成嚴(yán)格的管理責(zé)任制度，將管理責(zé)任落實(shí)到具體管理人員上，這樣能夠促使他們?cè)谒枷肷现匾暀n案管理工作，并且按照規(guī)范化的流程和操作加強(qiáng)檔案管理，并且重視對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)督。此外，在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理也應(yīng)該重視對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，通過(guò)電子化的管理模式規(guī)范檔案的格式、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的錄入的展準(zhǔn)確度和真實(shí)度，通過(guò)統(tǒng)一的電子化平臺(tái)或者表格形成標(biāo)準(zhǔn)化的模板，讓檔案管理變得更加便捷，也為工程質(zhì)量監(jiān)督提供更加高效率的資料參考和借鑒模式。

最后，把握建筑工程檔案的全過(guò)程，落實(shí)檢查驗(yàn)收工作。質(zhì)量監(jiān)督管理工作是建筑工程項(xiàng)目的關(guān)鍵，是建筑工程質(zhì)量能否順利過(guò)關(guān)的保障，而檔案管理工作貫穿于建筑工程管理全過(guò)程，為建筑工程質(zhì)量監(jiān)督提供依據(jù)。因此，在建筑工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該進(jìn)行檔案驗(yàn)收和檢查，形成規(guī)范化的操作流程，尤其是在檔案資料真實(shí)性方面，應(yīng)該遵照法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，不得弄虛作假，如實(shí)反映建筑工程的基本情況和質(zhì)量狀況，這樣才能確保工程質(zhì)量監(jiān)督管理工作的真實(shí)性，為工程質(zhì)量保駕護(hù)航。