檔案數字化建設中若干問題的研究

石娟娟

（寧津縣檔案館，山東 德州 253400）

經濟的快速發展使得企業間的競爭壓力進一步加大，而信息資源的獲取有利于為企業提供重要的資訊，促進企業競爭力的提升。在信息時代發展背景下，檔案作為信息的重要內容，也需要加強管理模式的改革，通過信息化技術的應用，促進企業檔案現代化。

1 檔案數字化建設中若干問題的分析

1）長時間被傳統檔案建設理念約束。新形態下，我國各個行業檔案在建設過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔負的職責，了解自身檔案管理發展與社會外部因素之間的關聯性，確保檔案信息化建設水平在有效提升的同時，也能夠與社會發展的總體方向保持一致。然而，綜合現階段檔案數字化建設效果來看，與國外的一些發達國家相比，我國的檔案數字化建設還存在較強的滯后性，不能與社會發展保持同步，存在的問題頗多。此外，在傳統觀念的約束下，檔案數字化建設也受到了嚴重制約，無法積極迎合現代化先進技術發展步伐，深入提升自動化以及數字化水平，傳統觀念根深蒂固，不能實現觀念的轉變和創新。

2）檔案管理人員專業能力不足。不論是傳統的檔案管理，還是當前的數字化檔案管理，都需要一定的人來操作，只是兩者對于人的專業能力、綜合水平有不同的要求，特別是在檔案數字化建設過程中，對于從業人員的要求要遠遠高于傳統的檔案管理。目前很多單位的檔案管理人員年齡偏大，雖然他們有較豐富的檔案管理經驗，但是由于他們意識上的局限、對于新生事物往往充滿抵觸和恐懼，不愿意接受新事物，所以綜合多種因素的影響，使得他們學習新技術比較困難。這使得檔案數字化建設中的計算機掃描、圖形處理、音頻視頻處理等對技術要求較高的工作難以高標準完成，這也極大地制約了檔案數字化建設和發展。

3）檔案資源利用效率需進一步提高。《檔案信息化標準體系建設指南》要求，要提升檔案資源利用效率。檔案管理的最終目的還是對檔案資源進行系統開發和利用，更好地服務經濟社會發展。檔案實體信息和數字信息是檔案資源信息開發的主要對象，但當前檔案資源利用效率還有待提升。很多檔案管理部門雖然重視檔案資源的收集和保管，但卻缺少后續的開發和利用，導致很多有價值的檔案資源長期處于休眠狀態，一些有價值的檔案資料并沒有發揮其應有作用。一方面，受到傳統檔案管理理念的影響，對檔案資源重視程度不足；另一方面，檔案工作人員自身能力欠缺，相應的軟件設備配套落實不到位，影響了檔案資源的后續利用和開發，也影響了檔案數字化建設。

2 檔案數字化建設問題的解決路徑研究

1）強化檔案管理人員的數字化意識。檔案數字化建設工作的穩定進行，與檔案管理人員有著緊密關聯。因此，在實際的建設期間，應該強化對管理人員數字化意識的增強，增強對檔案數字化管理理念的宣傳，保證社會各個行業都能夠給予檔案數字化建設一定的重視。同時，檔案管理人員的自身素養和水平也應該整體提升。在工作期間，側重招聘檔案數字化管理復合人才，培育管理人員的責任意識，能夠對檔案管理人員展開思想政治教育，提升管理人員的人生觀和價值觀，保證能夠養成良好的愛崗敬業精神，主動融入到工作中工作的效率。同時，加大培訓力度，強化對其專業技術技能以及計算機應用技術技巧等水平的提高，提升檔案數字化管理建設服務能力。此外，檔案管理人員在工作期間，需要主動利用現代化檔案管理技術和方式，合理應用檔案管理系統，保證可以有效提升檔案數字化建設 水平。

2）要提升檔案管理人員的專業能力。檔案管理不僅需要熟練運用和掌握計算機的能力，同時也需要具有檔案管理能力。現代化的技術手段，對檔案管理提出了新的要求，工作人員必須具備信息化背景下的專業檔案管理能力，要在原來傳統檔案管理的基礎上，更新知識結構、管理模式，提升管理能力，能夠熟練地運用現代化手段進行檔案存儲、檢索以及運用，使檔案“活”起來，充分發揮其應有的價值。

3）優化檔案數字化管理技術。《檔案信息化標準體系建設指南》指出，要利用數字信息技術推進檔案信息化。數字化建設背景下，檔案管理模式的優化并不是一朝一夕的事情，隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案數字化管理技術也要與時俱進，不斷地進行優化和完善。雖然當前國家針對檔案數字化管理提出了具體的技術要求，但制度自身的制定就具有一定的滯后性，特別是對于基層檔案管理部門而言，在完善軟硬件設施的同時很多技術已經滯后，因此必須堅持動態原則，對檔案數字化管理技術不斷地進行優化。一方面，檔案管理部門要支持檔案數字化建設，將最先進的計算機軟硬件系統投入到檔案數字化管理之中，并給予足夠的經費保障，確保檔案數字化建設的軟硬件設備能夠及時地得到更新。另一方面，要在國家制定的技術標準與規范的背景下，結合本部門檔案管理的實際需要，制定檔案數字化技術標準與規范細則，更好地適應檔案管理模式創新和優化。

4）做好檔案數據庫的系統建設。企業數字化檔案建設需要以良好的硬件設備為基礎，并構建強大的數據庫系統。所以，企業必須要加強對檔案管理工作資金的投入，同時引入先進的設備，構建檔案數據庫體系。檔案數據庫構建是檔案數字化管理工作開展的核心，需要加強對這方面工作的推進。企業數據庫系統構建中可以選擇兩種方式，第一種方式為對原始文件進行掃描，第二種方式為對檔案數據的導入。但是在實際辦公工作開展中，大部分企業都已經形成數字化辦公體系，而且將檔案資料存儲到計算機系統中。因此，在數據庫系統構建中，可以實現對企業信息數據系統的導入。但是如果檔案信息僅是紙質文件資料，則需要檔案管理人員通過掃描的方式對檔案資料進行存儲。在這些數據的掃描和導入中，可以優先處理一些企業發展利用效率比較高的檔案資料。

5）建立網絡安全屏障。檔案極其重要，一旦出現安全問題就有可能帶來巨大的損失，對國家、單位都帶來巨大的威脅，所以在互聯網時代，更要重視加強檔案數字化建設過程中的安全建設，確保檔案的安全。根據保密級別不同可采取的安全措施不同，比如對于一般的檔案管理和存儲部門可以通過安裝正版殺毒軟件、防黑客攻擊軟件等，給數字檔案安裝強有力的安全屏障，可以有效避免病毒、黑客的攻擊。對于較為重要的檔案存儲要有專門的防火墻，對于關系到國家核心利益的檔案需要國家安全部門介入，根據檔案存儲的電子設備配備專門的安全軟件，這對保障檔案安全是非常必要的。

3 結語

綜合而言，在檔案信息建設階段，為了能夠與時代發展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數字化方向邁進，很大程度上促進了建設效果的提升。但與此同時，檔案信息資源也變得越來越繁瑣，存在的問題日益增多。對此，在今后的發展階段，相關部門務必要強化重視，全面提升檔案管理人員的專業水平和素養，樹立良好的數字化意識，健全檔案數字化建設機制，加大優化和改進力度。