檔案信息化建設(shè)的前期探索

陳文媛

（海南省海口市人民醫(yī)院，海南 ?？?570208）

在信息化時代，檔案信息化是辦公自動化、無紙化建設(shè)中的重要組成部分，電子檔案管理相比紙質(zhì)檔案管理的效率要高很多，計算機可以基于關(guān)鍵信息快速直接地提取檔案，并能夠便捷地實現(xiàn)檔案傳輸或共享。作為一名醫(yī)院檔案管理工作人員，在與各類文書、合同、函件、基建項目資料類的檔案接觸過程中發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)有著龐大的工作體量，尤其是對以往檔案的數(shù)字化歸檔工作較為繁瑣。但是當(dāng)最終實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)之后，紙質(zhì)檔案與電子檔案就能夠?qū)崿F(xiàn)互補，也可以形成更為完善的檔案管理模式。

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及現(xiàn)實意義

1）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵。檔案信息化建設(shè)是指利用信息化設(shè)備和技術(shù)對各類檔案進行數(shù)字化的管理，原本的紙質(zhì)檔案可以直接通過掃描、拍照、信息重新提取等形式來轉(zhuǎn)變成電子檔案。就當(dāng)前來看，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢，特別是在我國行政部門的無紙化辦公改革中，正在采取多種信息化的方式來進行檔案資料的收集，在各類企事業(yè)單位中，檔案信息化建設(shè)也在逐步深化。

2）檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義。檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化社會的發(fā)展要求，通過檔案信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案錄入、存儲、傳遞、接收、提取、利用等工作的體系化，并讓所有的檔案管理工作形成統(tǒng)一、標準、規(guī)范的操作。檔案信息化還可以更為快捷地找到不同檔案之間的信息關(guān)聯(lián)，利用“關(guān)鍵詞”的方式來進行相關(guān)資料的搜索，可以一次性獲取到全面的資料內(nèi)容，并且相應(yīng)資料可以按照年限進行有序排列。檔案信息化建設(shè)還具有戰(zhàn)略性的意義，其可以在關(guān)鍵時刻實現(xiàn)信息資源的共享，達到遠程共享、互惠互利的作用。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的難點

1）檔案信息化管理平臺建設(shè)問題。檔案信息化建設(shè)是對原有檔案管理工作的徹底革新，檔案錄入和管理的手段發(fā)生了變化，使得檔案管理工作必須要依托于檔案信息化的管理平臺來實現(xiàn)。當(dāng)前，在我國檔案信息化管理模式的發(fā)展下，不少專業(yè)的檔案信息化管理平臺應(yīng)運而生，相關(guān)單位只需要采購此類平臺，并獲取相應(yīng)的使用權(quán)即可，但是，由于各類單位的實際運營情況存在不同，這些平臺上所設(shè)定的操作程序、頁面、內(nèi)容細節(jié)等可能與相關(guān)單位的要求存在不符，檔案管理人員應(yīng)用起來并不夠得心應(yīng)手。而如果每個單位都自己重新開放檔案信息化管理系統(tǒng)、建設(shè)自己的平臺又需要耗費高額資金，得不償失。

2）檔案數(shù)字化管理的標準制定問題。想要實現(xiàn)高效的檔案信息化管理，就必須有著專業(yè)的檔案數(shù)字化管理的標準，但是很多單位雖然在嘗試走檔案信息化路線，但是沒有制定好檔案數(shù)字化管理的標準，在錄入數(shù)字化檔案時，出現(xiàn)了信息殘缺不足、信息錯誤的問題，這可能會造成檔案的不真實性，影響檔案本身的價值。而且原本的檔案管理人員習(xí)慣了較慢的工作模式，一旦實現(xiàn)全面無紙化辦公之后，檔案管理人員就面臨著“提質(zhì)增效”的考核任務(wù)，一些工作人員短期內(nèi)難以適應(yīng)快節(jié)奏的工作模式。

3）檔案備份及紙質(zhì)檔案的管理問題。檔案信息化管理除了將檔案存錄為數(shù)據(jù)形式之外，還要對檔案進行有效的備份，但是一些單位及工作人員由于缺乏經(jīng)驗，沒有做好重要檔案的備份，導(dǎo)致因為一些難以預(yù)估的硬件損壞、軟件系統(tǒng)故障等問題無法提取出相應(yīng)的檔案資料。另外，對于紙質(zhì)檔案的銷毀及留存問題也較少有相應(yīng)的明確規(guī)定，一般是由檔案工作人員自行根據(jù)檔案資料的重要程度、年限等來進行銷毀或者留存，很可能出現(xiàn)誤銷毀或者過度留存、占用空間的問題。

4）檔案保密及安全管理問題。檔案信息化管理面臨著檔案保密和安全方面的問題，因為，開展檔案信息化管理的計算機一般都處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)，完全不聯(lián)網(wǎng)的可能性極低，在網(wǎng)絡(luò)通聯(lián)的情況下，就可能存在網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬、黑客等的襲擊，這些外來的襲擊可能在有意或者無意中導(dǎo)致檔案信息的泄露。很多機密性的檔案信息泄露的話會給相關(guān)單位帶來難以估量的損失，包括名譽損失、經(jīng)濟損失等。

3 檔案信息化建設(shè)的有效策略

1）改進和應(yīng)用檔案管理平臺，打造“智慧檔案室”。相關(guān)單位在引進和使用檔案管理平臺時，應(yīng)多方考察，結(jié)合自身單位的實際情況來選擇平臺和系統(tǒng)供應(yīng)公司，比如專門針對醫(yī)院檔案管理，就需要考慮到醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的實際需求。在引進檔案管理平臺時，可要求供應(yīng)公司對原有系統(tǒng)進行必要的調(diào)整和改進，比如醫(yī)院檔案管理中有基建檔案資料方面的管理內(nèi)容，與普通文件類資料的管理要求不同，所以，需要一個專門的管理界面。通過完善和優(yōu)化檔案管理平臺，可以打造出“智慧檔案室”，讓傳統(tǒng)的檔案部門走向信息化、智慧化。

2）制定檔案數(shù)字化管理標準，提高人員信息素養(yǎng)。在開展檔案信息化管理時，還需要基于精細化管理的要求，制定檔案數(shù)字化管理標準，并同步提高檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)及工作效率，要求其認真對待檔案信息化的每一個方面的內(nèi)容及要求。比如在電子檔案的歸檔管理中，應(yīng)要求電子檔案的標題、標簽關(guān)鍵詞、簡介及綱要的完整性，這樣，在提取檔案信息時就會更加容易，閱讀檔案詳細內(nèi)容之前，也可以了解到該檔案信息是否是所需的信息，避免浪費查詢時間。又如，在進行一些特定檔案信息管理時，頁面上應(yīng)設(shè)定好必填項和選填項，這樣，如果工作人員忘記填寫某些項目，則無法進行下一步工作，可避免檔案信息內(nèi)容的缺失。

3）做好檔案備份及分類管理，推進綠色檔案服務(wù)。檔案信息化管理還需要做好檔案備份和分類管理工作，一般來說，絕大部分檔案信息資源都是需要進行備份的，而且一些極為重要的內(nèi)容不止需要備份一份，甚至需要備份兩份。系統(tǒng)中備份和系統(tǒng)外備份也需要進行區(qū)分。在系統(tǒng)內(nèi)備份較為簡便，但是系統(tǒng)出問題的話，備份也可能丟失或損壞，現(xiàn)在應(yīng)用較多的是云存儲和云備份，這樣將相應(yīng)的檔案信息資料備份到云端，即便本機或者系統(tǒng)出現(xiàn)問題，也可以從云端提取出來。另外，要注意對紙質(zhì)檔案的科學(xué)備份，減少紙質(zhì)檔案的應(yīng)用，推進綠色、環(huán)保、電子化的檔案服務(wù)。

4）做好檔案保密及安全管理，設(shè)定層級管理權(quán)限。檔案信息化建設(shè)還必須加強保密和安全管理工作，首先，應(yīng)對單位內(nèi)部使用的網(wǎng)絡(luò)、防火墻、殺毒軟件等進行檢查，確保都處于安全無風(fēng)險的狀態(tài)；其次，要在錄入檔案信息時就確定好相應(yīng)信息的保密等級，系統(tǒng)可根據(jù)保密等級來對檔案信息的閱覽、調(diào)取、傳輸、共享等權(quán)限進行自動設(shè)定；最后，同步設(shè)定層級管理權(quán)限，只有具有一定權(quán)限的工作人員才能夠登陸檔案管理系統(tǒng)，并可查看不同權(quán)限等級的檔案管理資料，有查看權(quán)的不一定具有修改權(quán)。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，各單位必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路和模式，適應(yīng)信息時代的要求，引進專業(yè)的檔案管理平臺和系統(tǒng)，開展電子化、數(shù)字化檔案的建設(shè)，與此同時，要提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，從而做好檔案備份管理和維護工作，形成檔案信息化服務(wù)意識。