檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考核心思路

張 穎

（河北省衛(wèi)生健康委員會(huì)綜合監(jiān)督服務(wù)中心，河北 石家莊 050071）

檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。在信息化背景下，為切實(shí)有效的提升檔案管理的整體成效，也為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的水平，應(yīng)該在檔案管理實(shí)踐中，積極創(chuàng)新以及變革檔案管理方式，切實(shí)有效的提升檔案管理的整體質(zhì)量。

1 檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)，通俗理解就是檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，通過應(yīng)用信息技術(shù)手段來變革以及創(chuàng)新檔案管理模式，全方位加強(qiáng)數(shù)字檔案、信息檔案的歸類整理等，更好的推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。從檔案信息化建設(shè)的概念可以看出，在實(shí)踐過程中，它具有廣義以及狹義的特征。廣義上的檔案信息化建設(shè)，主要是指在檔案管理的過程中，要綜合全面的進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等層面上的信息收集以及分類整合等，力圖實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享以及全面整合，更好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而服務(wù)。狹義上的檔案信息化建設(shè)，則是對(duì)檔案內(nèi)部資料的信息化。在信息化環(huán)境下，檔案資料的類型以及內(nèi)容等都發(fā)生了翻天覆地的變革，檔案管理的內(nèi)容越來越多元化，越來越豐富化。為進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)實(shí)效，應(yīng)該精準(zhǔn)全面的把握檔案管理的特征，最大程度夯實(shí)檔案管理成效，更好的提升檔案管理的信息化水平。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)快速發(fā)展，檔案管理信息化的進(jìn)程日益加快，檔案管理信息化的速度越來越快?？梢哉f，檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作未來的發(fā)展方向，也是檔案管理不斷深化發(fā)展的結(jié)果以及趨勢(shì)。在現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)取得了突出的成效，檔案管理的水平也得到了有效的提升。但不可否認(rèn)的是，在檔案信息化建設(shè)以及檔案管理中，尚存在著較為突出的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息化建設(shè)形式大于內(nèi)容。在信息化環(huán)境下，企業(yè)在檔案管理的過程中，已然注重進(jìn)行信息技術(shù)的革新以及變革，力圖整體推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，更好的提升檔案管理實(shí)效，更好的保障檔案管理的高效發(fā)展。但縱觀整體建設(shè)情況，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)往往建構(gòu)了宏偉的計(jì)劃，但卻遲遲沒有投入使用，也沒有完善相關(guān)的軟硬件措施，更沒有配置信息素養(yǎng)高的檔案管理人員，這無疑會(huì)在很大程度上影響和制約著檔案管理的整體成效，也難以提升企業(yè)的整體發(fā)展質(zhì)量。第二，缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視和認(rèn)知。一直以來，檔案管理在企業(yè)的各項(xiàng)管理中都處于末端位置。在企業(yè)管理者看來，檔案管理無法直觀為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益，屬于行政管理的一項(xiàng)內(nèi)容。事實(shí)上，科學(xué)且高效化的檔案管理，既能夠真實(shí)全面的反映企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展成果，也能夠有效揭示企業(yè)未來的發(fā)展路徑。但正因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營管理者的漠視，使得檔案管理整體成效不高，檔案信息化建設(shè)也整體乏力。第三，檔案管理模式較為滯后，缺乏明顯的創(chuàng)新。在信息化環(huán)境下，深入全面的做好檔案管理工作，應(yīng)該積極有效的變革以及創(chuàng)新檔案管理模式，不斷優(yōu)化檔案管理的流程，充分細(xì)化檔案管理的規(guī)章制度。但在實(shí)踐過程中，檔案管理工作整體缺乏創(chuàng)新，檔案管理流程整體較為混亂，檔案管理水平也整體偏低，這無疑會(huì)在很大程度上制約著企業(yè)的長效發(fā)展，也難以發(fā)揮檔案管理的促進(jìn)作用。

3 提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平的有效對(duì)策

在信息時(shí)代背景下，為更好的做好檔案管理工作，也為了全方位推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)力度，應(yīng)該充分全面的依托于高效化的管理對(duì)策，最大程度夯實(shí)檔案管理的整體成效與質(zhì)量，更好的提升檔案管理的水平。在檔案管理的過程中，為進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化水平，有必要切實(shí)有效的采用以下方面的優(yōu)化對(duì)策。

3.1 構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)

在信息時(shí)代背景下，在檔案管理的實(shí)踐過程中，為行之有效的構(gòu)建完善化的檔案管理體系，應(yīng)該注重科學(xué)全面的規(guī)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在檔案管理的實(shí)踐過程中，企業(yè)應(yīng)該加大軟硬件的投入，積極有效的搭建完善化、系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的高效共享以及全面?zhèn)鬏?，切?shí)有效的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用。與此同時(shí)，在檔案管理的進(jìn)程中，還應(yīng)該不斷明確檔案管理的流程以及標(biāo)準(zhǔn)。信息時(shí)代的檔案管理模式發(fā)生了深刻的變革，自然而然的在檔案管理流程中，也應(yīng)該同步進(jìn)行創(chuàng)新以及發(fā)展。

3.2 細(xì)化檔案管理規(guī)章制度

在檔案管理的實(shí)踐過程中，信息技術(shù)的高效化發(fā)展，為檔案管理工作提供了重要的工具，同時(shí)也推動(dòng)了檔案管理的創(chuàng)新以及發(fā)展。為更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，也為了真正提升信息化管理水平，有必要不斷細(xì)化檔案管理的規(guī)章制度。在實(shí)踐過程中，企業(yè)應(yīng)該行之有效的構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理制度體系，明確檔案管理人員的具體職責(zé)以及任務(wù)分工，促使他們嚴(yán)格在制度框架內(nèi)來科學(xué)辦事，最大程度提升檔案管理的整體規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性。

3.3 優(yōu)化檔案管理人員的整體素養(yǎng)

在信息化環(huán)境下，企業(yè)為進(jìn)一步提升檔案管理實(shí)效，必須結(jié)合工作需求等，全方位優(yōu)化檔案管理人員的整體素養(yǎng)。可以說，檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與主體。他們的業(yè)務(wù)技能，他們的專業(yè)素養(yǎng)，他們的信息素質(zhì)等，都將關(guān)系著檔案管理的成效高低。為此，企業(yè)應(yīng)該建構(gòu)完善的培訓(xùn)管理體系，著重開展信息化培訓(xùn)與教育，引導(dǎo)廣大檔案管理人員明確檔案管理的流程，嚴(yán)格按照信息時(shí)代的新要求來開展檔案管理工作。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該培育檔案管理人員的安全意識(shí)，引導(dǎo)他們關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，有效防范可能存在的網(wǎng)絡(luò)漏洞以及安全隱患。

4 結(jié)論

在信息時(shí)代背景下，為進(jìn)一步提升檔案管理實(shí)效，應(yīng)該著力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，深入全面的做好檔案管理工作。在檔案管理的實(shí)踐過程中，企業(yè)要積極創(chuàng)新應(yīng)用信息技術(shù)手段，要不斷變革以及優(yōu)化檔案管理的模式以及方法。