論煙草企業內部檔案管理的信息化建設

莊婷婷

（江蘇省煙草公司徐州市公司，江蘇 徐州 221000）

1 前言

在計算機與網絡技術快速發展的帶動下，現代化信息技術也隨之突飛猛進。在這種發展背景下，煙草企業檔案管理的傳統模式已然不符合新時代的發展所需，采用先進的信息科技，實現科學高效的內部檔案管理是時代的新要求，更是煙草企業內部檔案管理踏上新臺階的重要機遇。其中，在煙草企業內部檔案管理中采用計算機技術，從某種程度上講是檔案管理邁入自動化階段的必經之路[1]。同時，將計算機技術應用于煙草企業內部檔案管理中，也是采用高科技實現檔案現代化管理的重要體現，與傳統的檔案管理模式相比，具有突出的優勢，如便捷高效的信息檢索、海量檔案的存儲、更長的使用周期、良好的信息保密性、較低的管理成本等等，大大提升了煙草企業內部檔案管理的質量與效率，成功將檔案管理人員從繁瑣的傳統手工管理模式中解脫了出來，提高了檔案管理的整體水平，有效降低了人、財、物等資源的投入，縮短了我國檔案管理和世界發達國家檔案管理的差距，推動了煙草企業內部檔案管理的科學化、精細化與現代化。

2 煙草企業內部檔案管理的信息化建設現狀

1）檔案材料的精確度不高。當前，相當一部分煙草企業內部檔案管理缺乏專業的人員，加之一些工作人員對檔案管理缺乏足夠的重視，特別是部分檔案管理人員流動性較大的煙草企業，更是容易出現檔案記錄斷檔的現象，缺乏緊密的銜接性與統一性，有時甚至還會出現檔案信息記錄錯誤的情況[2]。如果檔案本身存在錯誤，又或者不夠完整，造成檔案材料缺乏嚴謹的精確度，就會一定程度上消減檔案管理的價值與意義，進而降低檔案管理的權威性與參考性。

2）檔案管理的基礎設施配備落后。由于諸多煙草企業對內部檔案管理不夠重視，導致所投入到檔案管理中的資金也是捉襟見肘，最突出的就是當前大多數煙草企業的檔案管理基礎設施配備不到位，且現有基礎設施也是相當陳舊與落后，根本無法滿足新時代煙草企業的檔案管理要求[3]。比如，部分煙草企業依然以傳統的手工檔案管理為主，還沒有配備計算機、網絡等設備，當然也就無法實施電子聯網，自然也沒有后續的網絡檔案檢索與借閱功能等。從中可見，改善落后的基礎設施配備是當前煙草企業實現檔案管理信息化建設的重要任務之一。

3）檔案管理隊伍的綜合素質不高。煙草企業內部的檔案管理屬于一項專業的系統性工作，規范性與政策性是其突出特征，對工作人員的專業技能與政治素養要求較高。但是，目前大部分煙草公司都尚未配備專業的檔案管理人員，現有的工作者多以兼職為主，且大多數沒有接受過檔案管理知識教育，也沒有參與過專業的檔案管理技能培訓，工作都是浮于表面，根本不了解也沒有深入到檔案管理的深層次階段，致使煙草企業內部檔案管理難以取得突破性的發展。

3 煙草企業內部檔案管理的信息化建設路徑

1）創建完善的內部檔案管理信息庫。煙草公司的又好又快發展需要科學規范的檔案管理信息庫予以支撐，信息庫是傳統檔案管理模式與現代化檔案管理模式的重要“分水嶺”。檔案數據作為檔案管理信息庫的核心“成員”，其對煙草企業的重要意義不言而喻，檔案數據不僅記錄著工作人員的所有信息，而且保存著煙草貿易信息，從某種程度上看就是煙草企業前進的基礎與前提[4]。對此，煙草企業需要借助于計算機信息技術，積極創建檔案管理信息庫，將所有與企業發展緊密相關的數據完整無缺地存儲到信息庫中，從而真正實現檔案數據的存儲、查詢與共享。值得注意的是，信息庫是煙草企業內部檔案管理實現信息化建設的必要條件，只有首先創辦信息庫，才能為信息化建設奠定基礎。

2）建立健全檔案管理的基礎設施。煙草企業需要加大檔案管理的資金投入力度，為檔案管理的信息化建設提供充足的資金保障，逐步完善基礎設施配備，為煙草企業內部檔案管理的信息化建設的穩步推進營造良好的環境。一方面，煙草企業需要科學合理運用政府財政撥款，重視資金在檔案管理方面的傾斜力度[5]；另一方面，煙草企業要高質高效利用自身經費，為檔案管理配備完善的軟件設施與硬件設施，切實采購檔案管理的信息化建設專用基礎設施，如計算機、打印機、掃描儀等，還要配備專業的錄音、攝像設備，以及專用硬盤與加密U盤等，以便于檔案的掃描與錄入、聲像檔案制作、存儲電子檔案等。與此同時，基礎設施的質量必須得到保證，從而為煙草企業內部檔案管理的信息化建設消除后顧之憂。

3）構建現代化的檔案管理隊伍。人才是煙草企業實現內部檔案管理信息化建設的核心與根本，創建一支專業的現代化檔案管理隊伍勢在必行。這就要求煙草企業：一是拓展檔案管理人才聘用渠道，提高招聘門檻，吸納高質量人才。與高校、社會組織、其他企業等建立合作關系，多元化人才引進路徑，不斷充實煙草企業內部檔案管理隊伍；二是大力培養現有檔案管理人員，定期組織專業技能培訓，切實提升檔案管理能力。對于煙草企業而言，現有人才隊伍依然是檔案管理的主力軍，所以如何提升其檔案管理能力與水平至關重要；三是制定績效考核機制，調動檔案管理人才的工作積極性，強化檔案管理質量。通過績效考核機制，激發煙草企業內部檔案管理的工作激情與動力，提升工作質量與效率，增強檔案管理隊伍的綜合素養。

4）增強檔案信息管理的安全性。煙草企業內部檔案的信息化建設需要高度重視信息管理的安全性，這就需要檔案管理人員積極參與到企業電子檔案的信息化建設過程中，將發送文件的密碼設置為動態密碼，以最大程度保證信息數據的安全系數。譬如，信息化檔案管理平臺的電子文件的傳輸與存儲，并由專門人員予以管理。若其他人員或部門需要使用或查閱相關信息數據，則需要將動態彌漫輸入到管理平臺，進而最大程度降低電子文件在傳輸過程中的泄露風險。特別是機密性電子文件，一般需要予以備份，讓有關部門另外存儲一份，并獨立設置密碼，如果需要使用或查閱，則需要經過相關領導的批準才能對電子郵件進行打開，以確保機密文件的安全性。

綜上所述，實現信息化建設是企業內部檔案管理的必然發展趨勢，煙草企業要想做到長遠可持續發展，走信息化建設之路是不二之選。然而，當前多數煙草企業在利用信息技術方面還普遍缺乏力度，檔案管理的信息化建設包括不同階段，且每個階段呈現出的特征也不盡相同，故而檔案管理的信息化建設水平也屬于不斷改進的過程，即從低級向高級逐步轉化的過程。所以，煙草企業要緊密結合自身實際，制定出科學合理的內部檔案管理信息化建設策略，穩扎穩打地實現檔案管理的信息化。