醫院人事檔案的業務流程優化與信息化建設

黃旖敏

（肇慶市中醫院，廣東 肇慶 526000）

人才是醫院發展的關鍵，醫院人事檔案的建設關系到人才的選拔和隊伍的建設，醫院人才隊伍建設體系是否科學合理直接關系到員工工作積極性。隨著信息化的到來，信息技術不斷完善，智慧醫院平臺的開展給醫院的人事檔案建設帶來機遇的同時也為檔案管理提出更高的要求。醫院要完善檔案管理模式，提升管理質量，更加科學高效服務于醫療衛生事業。

1 醫院人事檔案規范化管理的必要性和重要性

1.1 檔案規范管理的必要性

人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的，歸國家所有的，記錄反映人員經歷、德能勤績及工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的真實記錄。檔案并且作為一種重要的社會公共信息資源，具有傳承人類文化的功能。隨著社會化程度的提升，人們對信息的知情和保護意識加強，檔案信息作為社會活動的參考依據和憑證，對人們有著極其重要的價值。

人事檔案管理的最終目的和最后歸宿是服務于社會主義現代化建設，科學認識檔案管理是貫徹執行黨的干部路線方針政策、選舉賢能，知人善任的重要保障[1]。

1.2 檔案規范管理的重要性

人事檔案流程優化及信息化建設是醫院建設的重要內容。當今時代信息技術不斷發展，無紙化辦公以及知識管理地向前推進，推動了檔案管理的進步，人事檔案應利用現代化的科學技術，提高信息化管理的水平。

醫院的人事檔案是人事部門、組織部門以及其他部門參照黨的干部政策，在人事管理方面所形成的真實記錄。醫院人事檔案記載著醫院職工的個人基本信息，醫院職工獲得的榮譽以及工作表現。人事檔案作為人事部門合理配置人才、績效考核的依據，良好的管理有利于醫療水平的提升，同時，能夠在一定程度上擴大醫院的影響力。

2 醫院人事檔案具備的特征

1）醫院的人事檔案應具備保密性、流動性和現實性。流動性是指人事檔案在形成建立之后并不是固定不變的，會根據情況的變化在后期補充內容，所以說人事檔案流動性較強[2]。之所以說檔案具有保密性，是因為檔案中記錄的有個人家庭情況、個人隱私等，檔案記錄的過程中要注意對個人隱私的保護。現實性是指醫院在干部招聘選拔以及評優評先等活動時，要參考人事檔案開展此項工作，所以說人事檔案具有現實性。

2）在數字化時代，醫院人事檔案的存儲應該具備數字化信息網絡化等特征。數字化存儲是指把紙質的人事檔案錄入計算機系統，通過數據存儲的形式來記錄，以數字化的形態為用戶提供服務，以此來滿足醫院人事檔案管理的需求。在信息化時代，計算機技術快速發展，各式各樣的檔案管理軟件應用到醫院的人事檔案管理工作中，使檔案工作者擺脫繁忙的手工操作模式，將工作的重點放在檔案信息資源開發上，使醫院的人事檔案管理更加簡單化、智能化[3]。

3 我國醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

當前我國醫院人事檔案管理的方式大多采用傳統的紙質檔案管理形勢，偏向于靜態記載，這種方式不能動態、全面地反映信息的優缺點，也不便于實現公共性和共享性，給人事檔案信息的使用造成難題，具體有以下幾個方面。

3.1 缺少相關的制度和管控機制

當前我國關于人事檔案的法律法規并未進行完善和修正，在市場經濟發展迅速的時期，人員的流動量增大，人事檔案的管理制度不斷改革、優化，針對該問題，應該提出有針對性、科學性的管控機制保證人事檔案管理與時俱進。人事檔案管理網絡信息化建設制度實施，難以保證制度層面人事檔案管理的科學性和有效性，運用加強檔案管理及信息化建設將醫院人事檔案以紙質、照片、音頻、視頻等形式存儲能夠更好地保存檔案資源。

3.2 醫院人事檔案信息化基礎薄弱

調查顯示，人事檔案信息化管理意識缺乏、信息資源管理意識不足、是醫院人事檔案信息化管理存在的主要問題，醫院缺乏人事檔案信息化管理的意識，缺乏對人事檔案管理的重視。在檔案管理方面的投資力度較少，各種硬件設備及系統的引進投入較少，設備配備不齊全、網絡化的管理不完善，導致人事檔案的利用率不高。信息化建設是為企業人事檔案的管理提供服務，為決策者提供分析和參考依據推進業務進展，因此，提高醫院人事檔案信息化對于我國大部分醫院來說具有極其重要的意義。

3.3 檔案管理者的素質有待提升

隨著社會的進步和時代的發展，對檔案管理者也提出了較高的要求，作為人事檔案的管理者，要不斷學習新知識，掌握新技能。目前雖然部分檔案管理員能夠掌握檔案管理的基本方法，但是不能熟練操作計算機，這會對人事檔案的網絡化管理造成障礙。甚至一些檔案管理員缺乏網絡安全風險意識，在開展工作時會引發信息泄露的風險。現階段如何提高檔案管理員的業務水平和職業道德？如何引進高素質的管理人才？這是當前我國醫院人事檔案信息化建設面臨的一大 問題。

3.4 網絡安全存在風險

網絡安全是網絡系統的硬件、軟件和信息被保護，不因遭到破壞而發生信息泄露情況。信息管理后臺有一個集大信息數據資源的數據庫，使用者能夠通過網站檢索界面檢索到相關的信息資源，然而，檔案信息的存儲形式依賴于計算機技術及網絡環境，就當前我國計算機系統來看，其操作功能較為薄弱，還存在著一定的安全隱患。計算機只有在安全的物理環境中計算機系統才能夠安全穩定的工作，環境不但包括計算機的清潔度和溫濕度，對電源空調也有規定，所以說計算機系統和網絡安全存在一定的風險。當我們在享受信息化帶來的便捷的同時，也要能夠承受它帶來的風險；網絡安全非常重要，醫院在加強人事檔案信息化建設時必須要加以關注和重視。

4 檔案業務流程優化及信息化建設策略

針對以上提出的幾點問題，本篇文章對檔案業務流程優化及信息化建設提出幾點策略。

4.1 檔案業務流程優化策略

醫院在檔案管理方面要立足傳統檔案管理流程，根據當前管理現狀設計更加規范的檔案業務管理流程，明確業務流程角色，對人事檔案管理流程進行優化。優化包括規劃、實施、監督、完善四個方面。

首先，規劃是指對醫院檔案管理流程的現狀進行分析，規劃好業務流程，具體來說就是優化業務流程的標準規范和要求。做好流程優化實施前的業務培訓工作，按照業務流程標準和要求開展工作。

其次，實施是指嚴格執行優化后的流程管理，堅持檔案全生命的周期管理，做好資料收集、整理、歸檔、利用和銷毀工作，并結合檔案管理相關制度完善和修訂人事檔案，不斷優化升級，實現檔案管理的系統化、體系化。

再次，監督是指檔案工作人員在完成檔案管理的各個流程之后，要自覺接受外部的監督和檢查，保證優化業務流程的科學合理性，并且保證業務流程符合現代檔案管理和醫院的需求。

最后，完善是指醫院檔案流程優化是一個持續不斷的過程，需要醫院和檔案工作者通過研究發現問題，解決問題，在增長經驗的同時使醫院檔案管理流程更加科學合理。

4.2 加強檔案信息化建設投入

人事檔案包括職工可以設置專門的資金，確保專款學歷、考核、黨團等材料，涉及的內容廣泛，信息量大并且大多是以紙質形式保存，在檔案材料收集的過程中容易出現材料收集不齊全、不及時等問題，加強檔案信息化建設有利于檔案更好的管理。醫院在購置檔案管理系統軟件，如計算機復印、網絡系統等設備時，可設置專門的行政編制，為醫院城市檔案管理信息化建設提供物質保障。醫院可以設立專門的獨立檔案管理和閱覽室，派專門的檔案工作人員服務，保證員工信息準確及時錄入，為醫院人才選拔提供參考依據[4]。

4.3 完善監督機制

夯實制度保障，建立監督機制。醫院根據自身發展特點以及管理規范，建立并完善檔案管理制度，如人事檔案在查閱的過程中，因其涉及醫院機密和隱私，在借閱時既要滿足利用的需求發揮其應有的作用，又要貫徹保密原則，保證檔案的完整性和安全，避免機密泄露現象發生。醫院可以設置專門的檔案監督小組，對檔案管理工作進行監督，制定合理的績效考核機制，施行不定期不定時的監督。其次，醫院人事在開展收集、整理、裝訂、入庫、存儲之前應對工作人員進行培訓，保證操作規范，從而有效提高大管理人員的業務水平，保證檔案管理工作正確、安全高效進行。

4.4 培養專業的檔案管理人才

醫院可以從高等院校或科研學院引進專業的人才，優先選用檔案管理或計算機專業的優秀畢業生到醫院檔案管理隊伍中，增強檔案管理的科學性并不斷更新知識結構，提高工作人員的動手能力。此外，要加強檔案管理人員考核機制，加強檔案人員職業道德教育，提高管理人員的保密意識，醫院也可以派人事檔案管理人員去進修學習，與其他檔案工作者進行經驗交流，提升檔案工作者的整體素質和水平，提高檔案信息化建設。