檔案數字化建設中若干問題分析

馬 颯

（河南省南陽市檔案館，河南 南陽 473000）

1 檔案管理數字化建設的內容與重要性

1）檔案管理數字化建設的內容。檔案數字化管理本質上就是通過一系列與計算機相關的技術來提高檔案管理的質量與效率，這些技術包括但不限于掃描技術、電腦技術、數字化錄像技術等一系列數字技術，通過將紙質檔案來轉化成信息化檔案，以數據的方式存儲在電腦硬盤里，并以計算機為主要設備來調整并使用檔案，建立起檔案庫?，F階段，在檔案管理中還將使用計算機系統、互聯網等來拓寬檔案的范圍，加強對檔案管理的規范性，進而更加快速地為人們提供更加準確的檔案信息。

2）檔案管理數字化建設的重要性。首先，通過檔案管理數字化建設可以有效的滿足單位上對檔案材料的需求。因為傳統的檔案管理大多都是針對紙質檔案，這些檔案在長期堆積下容易發生損壞。而在信息化的發展下，檔案開始通過信息化來存儲，這些檔案信息數據存儲在網站、硬盤等計算機或者網絡空間內，方便人們更好的獲取檔案信息。其次，通過檔案管理數字化建設可以有效的促進資源共享?，F代人的生活在互聯網的影響下已經十分方面，人們更好的進行信息共享，這也改變了人們查閱信息的方式，這也就意味著檔案將會從實體化轉變為內容化，從到館查閱的方式轉變為互聯網檢索的方式，而檔案管理數字化建設恰恰可以有效的滿足這一點。信息化和數據化的檔案管理形式非常有利于檔案的保存和管理，減少在傳統檔案管理工作中檔案易壞易腐的情況，為用戶提供更加優質的服務。最后，通過檔案管理數字化建設可以有效的提高檔案的可用性，減少檢閱檔案時的復雜程度，提高檔案資料的利用率，為單位帶來更好的發展空間[1]。

2 檔案管理數字化建設存在的問題

1）觀念問題。觀念問題是阻礙單位檔案管理數字化建設的最為根本的原因之一，該問題主要出在單位主要領導和職工的身上，有人對于檔案管理數字化并不在意，甚至因為對相應系統和技術的不熟悉而導致很多人不重視和反對信息化系統的應用，這將嚴重阻礙檔案管理數字化的建設。由目前的檔案信息化建設發展的現狀來看，我國的檔案建設具有非常大的滯后性，對于一些活躍在一線的單位或者企業來說，其檔案管理信息化較好，內部人員也主動去配合數字化建設。而其他單位或者企業則因為缺乏上進心和對于數字化建設的認識而無法與上述優秀的單位和企業保持同步。

2）數字化建設的軟硬件缺乏。為了能夠更好的提高檔案管理數字化建設質量，相關單位必須要加強對信息化管理系統及其相關軟硬件的應用。但是就目前我國的檔案管理事業發展來看，很多單位或者企業都并沒有劃撥相應的資源或者經費來建設數字化系統，軟件和硬件都處于不完善的狀態，相對于國內外優秀企業或者單位來說還比較落后。

3）檔案管理信息化建設相關人員的素質不高。由于檔案數字化管理和建設中需要有大量的數字化人才來完成工作，所以現階段人才的需求量非常大。但是實際上，很多單位都并沒有重視對信息化人才的培養，或者是由于對信息技術能力的理解不足而導致招收到的人在素養上參差不齊，缺乏全能型的管理人才[2]。

4）管理制度的缺失。由于檔案管理的信息化和數字化工作對于傳統檔案管理工作來說具有非常大的創新性，員工們需要適應新型工作模式，所以這就意味著為了能夠更好的提高管理質量，需要對管理制度進行創新。就現階段來說，我國大部分的單位和組織在信息建設的過程中都并沒有對管理制度進行完善，最終也會導致很多檔案失去原有價值，造成巨大損失。

3 促進檔案數字化建設的策略

1）加強宣傳和教育。為了能夠提高單位人員對于檔案數字化建設的認識，單位上需要加強對檔案信息化和數字化管理的宣傳和教育，通過舉辦講座和主題教育活動來提高人們對于檔案數字化建設的認識，使得人們能夠更好的配合檔案數字化建設工作。當然，為了能夠提高檔案管理人員的整體素質，單位還需要加強教育，培養出具有全面能力的復合型管理人才，培養管理人員的責任心，確保其能夠在具體的工作中樹立起正確的價值觀和三觀。同時還需要保證員工們能夠有基礎的計算機技術知識與能力，而崗位人員則更需要具備全面的現代化檔案管理技術和手段。

2）建立起完善的信息管理機制。目前，在很多的單位中都沒有針對信息化建設進行完善，很多的信息化工作都是分開做的，在信息活動、檔案管理、檔案閱覽等工作中都比較獨立，各部門之間存在信息壁壘，在工作中并不能夠更好提高效率。所以單位上必須要建設完善的信息管理機制，整合信息部門，形成工作合力，確保各自之間的信息堡壘能夠被有效打破，并促進信息的有效共享。

3）提高檔案數字化建設的技術應用。所謂檔案管理，其本質上就是要確保檔案能夠安好的保存和整理，并且在調用和閱覽室可以做到盡量方便，所以就這一點來看，檔案數字化建設必須要加強技術的應用，對檔案信息進行安全的保存。一方面，單位必須要加強風控工作，對檔案的信息化管理過程中存在的風險進行控制，盡量保證檔案信息資料能夠不受到網絡上不法之徒的侵害，影響到單位的后續發展。單位需要加強計算機的防火墻設置，并設立獨立的服務器，以防止網絡病毒的感染，確保信息的有效存儲。另一方面，檔案數字化建設所需要用到的技術較多，包括掃描技術、數字化錄像技術等，單位應該要使用互聯網來將這些技術有效的連接在一起，通過互聯網的形式來建立起一個具有合理管理制度的系統檔案信息庫，并更好的為單位提供檔案信息，達到更好的資源共享效果。當然，因為在技術應用方面的問題，單位必須要加強對技術的引進和研究，引進高素質人才來提高技術的應用質量，加快檔案數字化建設，更好的為單位的發展提供技術支持[3]。

4）加強制度建設。制度建設一方面需要單位能夠借鑒當前在信息化和數字化建設方面較為優秀的單位的先進制度，并且根據自身的情況進行改變和完善。另一方面，單位必須要加強對自身檔案管理工作的調研，分析現階段檔案管理工作存在的問題，并完善當前針對檔案數字化的制度條例，確保制度的標準化和規范化，使得檔案管理數字化建設能夠在更加規范的標準下推進，提高發展質量，使得數字化的檔案能夠更加符合當前單位的需求。

4 結束語

綜上所述，本文探討了關于檔案數字化建設中的一些問題，包括在人員觀念、人員素質、技術引用、管理制度等多方面的問題，并針對這些問題來提出幾點建議。實際上，在信息化程度較高的今天，我國各單位必須要加強對信息化技術的重視，提高檔案數字化建設的進程，建立起完善的檔案數字化建設制度，并且不斷的改進檔案數字化建設，確保單位的檔案管理工作能夠有效開展，促進單位的自我發展。