“互聯網+”時代婦幼保健院檔案管理再思考

才仁卓瑪

（青海省婦幼保健院，青海 西寧 810000）

婦幼保健院具有社會公益性特征，具備婦幼保健服務及公共衛生管理職能，檔案作為婦幼保健院聲像、技術、院史、病例等信息的主要存儲方式，可為人員調動、服務建設提供依據，但受到信息復雜等因素制約導致傳統檔案管理方式效率低下，為促進婦幼保健院新時代建設，應借助“互聯網+”模式展開創新。

1 “互聯網+”時代婦幼保健院檔案管理的機遇與挑戰

婦幼保健院在“互聯網+”時代背景下存在以下機遇：1）提高管理效率與檔案時效。婦幼保健院信息繁雜，檔案管理難度較大，信息產生間隔較短，例如：若未及時更新婦幼住院信息，則會導致檔案失去時效，無法為婦幼保健院日常管理提供信息依據，而電子檔案可借助專業管理系統實現快速信息更新，消除管理難度大、時效低缺陷[1]。2）實現檔案管理技術創新。大數據等技術在“互聯網+”時代愈發成熟，可在先進技術支持下提高檔案歸納效率，優化檔案管理方法，實現檔案快速分類。3）提高檔案利用率，實現空間拓展。傳統紙質檔案調閱流程繁瑣，信息查找緩慢，導致婦幼保健院檔案應用程度不高，而電子檔案在技術支持下可完成精準查詢，極大提高檔案利用率，此外將紙質檔案轉化為電子檔案，可節約現實空間，消除紙質檔案空間占用大缺陷。

“互聯網+”時代下，婦幼保健院面臨以下挑戰：1）電子檔案雖可降低紙質檔案丟失概率，但卻面臨信息泄露隱患，黑客技術、數字病毒入侵性隨信息技術發展而提高，部分不法分子為謀取不正當利益而盜取隱私檔案，為婦幼保健院電子檔案的建設發展帶來極大挑戰。2）信息化檔案管理模式對于婦幼保健院而言較為陌生，管理模式相對不健全，需婦幼保健院根據自身發展而逐漸摸索。3）電子檔案建設對專業檔案管理人才提出了更高的要求，大多數婦幼保健院檔案管理人員無信息化知識儲備，缺乏電子檔案管理經驗。

2 婦幼保健院在“互聯網+”時代的檔案管理新策略

2.1 加快檔案基礎建設

2.1.1 信息化硬件投入

婦幼保健院中傳統檔案管理以紙質資源為主，防塵、防火、防蟲、防潮為日常檔案管理工作，費時費力，且易發生檔案丟失、信息混亂等問題，在“互聯網+”時代背景下，婦幼保健院應借助“互聯網+”模式展開檔案信息化變革，將傳統紙質資源轉化為電子數據，降低檔案存儲空間，提高管理效率。新《檔案法》于2021年1月1日正式實施，其中肯定了電子檔案的法律地位，婦幼保健院作為公共衛生機構，在檔案信息化建設時，需加強信息化硬件的投入，引入檔案信息管理系統，按檔案功能于系統內開設不同板塊。以青海省婦幼保健院為例，其可將檔案分為辦公性檔案、閱讀性檔案、庫房檔案、病例檔案等，提高檔案調閱效率，并有針對性地引入電子檔案輸出設備、復印機、專用電腦、系統軟件等硬件設備，并在此基礎上引進數據標準化技術、辦公自動化體系等，以檔案管理為突破口，提高婦幼保健院信息化水平[2]。

2.1.2 檔案人才素質培養

“互聯網+檔案”在婦幼保健院發展中逐漸普及，信息化、專業化檔案管理人才成為關鍵性因素，為提高電子檔案建設質量，應注重提升檔案管理人才綜合素養。例如：借助定期培訓及專項培訓的方式提高檔案管理質量，定期培訓主要以思想建設、法律科普等專業檔案管理知識為主，提升其法律意識與職業精神，并結合檔案管理案例展開應用培訓，提高檔案管理人員知識應用能力；專項培訓以電子檔案建設為核心，主要以檔案管理信息系統操作為主，同時展開紙質檔案與電子檔案間的轉化培訓，規避檔案錯漏問題，在此過程中可結合婦幼保健院自身所引進的信息軟件系統進行實踐演練，提高檔案管理人員實際操作能力，推動婦幼保健院檔案管理改革進程。除加強培訓外，還應在招聘時注重錄用信息化人才，為電子檔案建設奠定基礎，提高婦幼保健院整體人員平均水平。

2.1.3 完善檔案管理制度

婦幼保健院具有社會公益性質，檔案管理制度應建立在現行法律法規基礎上，確保檔案建設及資源應用合規合法。“互聯網+”視角下的婦幼保健院檔案建設應具有配套規章制度，例如：以婦幼保健院職能與日常業務流程為指導，從檔案轉化、檔案錄入、檔案調取、檔案更新等角度展開，檔案轉化制度為紙質檔案向電子檔案的轉化工作做出約束，不可將已完成數字轉化的檔案銷毀，此外在新信息錄入時，應指出檔案內必備內容，以此保障檔案信息完整性，并規范檔案調取與查閱流程，明確檔案查閱等級及檔案密級，注重檔案保密特性，為確保檔案時效，應對電子檔案定期檢查及更新，并于規章制度中指出檢查時間間隔，實行檔案精細化管理理念。結合“互聯網+”形式對檔案管理規章制度進行優化可保障制度有效性，引起婦幼保健院工作人員對電子檔案的重視，促進檔案管理規范化發展。

2.2 資源整合與處理

信息是完善婦幼保健院檔案信息建設必備資源，應借助“互聯 網+檔案”發展契機豐富檔案資源內容，促進婦幼保健院檔案建設工作的可持續發展。在檔案資源建設中，應在信息技術輔助下加強信息資源搜集工作，收集婦幼保健相關技術理念資源并整合，確保資源質量后將其歸檔。例如：可于現有檔案信息管理系統內增設“網絡資源”模塊，將婦幼保健相關有效網絡資源整合分類于該模塊下，確保資源原鏈接安全性后可將其銜接至檔案信息管理系統內，便于婦幼保健院工作人員資源查詢與應用。除此之外，可將檔案管理工作滲透至婦幼保健院各科室日常工作中，以科室為單位引導其自行構建“科室檔案”，將專業化知識及服務經驗進行記錄，輔以績效考核，提高婦幼保健院各科室的重視，在長期建設中，檔案資源得以豐富，構建婦幼保健院檔案管理良性循環。

2.3 注重檔案保密性

“互聯網+”時代下的婦幼保健院檔案管理應注重信息保密性，需在檔案有序管理基礎上提高電子檔案安全性。例如：于檔案管理制度中明確檔案保密性，上綱上線，提高工作人員檔案保密性質，對惡意泄露檔案信息的人員通報并懲處，此外應于檔案信息管理系統內增設安全警報功能，一旦出現黑客、病毒入侵，警報將自動發出信號，便于工作人員及時阻止信息泄露。

3 結束語

綜上所述，“互聯網+”時代為婦幼保健院帶來信息化改革契機，借助信息技術提高檔案管理效率及質量，在實際建設中，應從信息化硬件、專業人才、管理制度三個方面加快檔案管理基礎性建設，注重信息資源整合，提高檔案資源利用效率，同時加強檔案保密指數，消除信息泄露隱患，提高檔案管理質量。