探究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

張 羽

（興安盟農(nóng)村牧區(qū)廣播電視事業(yè)管理辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

在信息化背景下，許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng)，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進事業(yè)單位的發(fā)展，使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中，事業(yè)單位的檔案管理人員和其他相關(guān)工作人員也要積極進行創(chuàng)新，不斷改進檔案管理的工作模式，在管理中加入信息化、科學(xué)化的元素，提升管理效率。

1 事業(yè)單位開展檔案管理工作的意義

在當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快的背景下，事業(yè)單位也對自身的發(fā)展要求與方向進行了相應(yīng)調(diào)整，檔案管理工作受到單位的重視。積極落實檔案管理工作，能為事業(yè)單位創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟價值與社會價值。事業(yè)單位要想在多變的市場環(huán)境中占據(jù)有利地位，需要規(guī)范化實行檔案管理工作，運用科學(xué)的信息化管理模式，不斷創(chuàng)新、完善單位檔案管理工作。事業(yè)單位要想實現(xiàn)發(fā)展與進步，需要保證各項工作互相配合，通過綜合分析工作流程與管理模式，編制合理化的檔案管理方案。事業(yè)單位的檔案管理處于重要的改革階段，需要單位發(fā)現(xiàn)合適的落腳點，并收集廣泛的信息與資料，落實集成化的管理工作，建立內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫，以此分析檔案基本內(nèi)容[1]。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

2.1 構(gòu)建檔案信息的資源體系

再者，事業(yè)單位的檔案管理人員在推進檔案信息化管理的過程中，需要積極搭建并完善事業(yè)單位的檔案信息資源體系。事實上，檔案資源體系的建立完善，可以在最大程度上帶動事業(yè)單位檔案信息利用管理。不僅如此，現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)運用，管理人員可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建立完善，在進行該體系構(gòu)建的過程中，需要進一步加強對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運用，確保檔案管理的智能化、科學(xué)化、合理化。

2.2 健全電子檔案管理機制，明確檔案管理標(biāo)準

1）事業(yè)單位不僅要梳理電子檔案的管理流程，還要細化、規(guī)范流程，合理配置單位內(nèi)部的資源，降低電子檔案管理的成本支出，實現(xiàn)電子檔案管理的專業(yè)化管理。2）明確單位各類型電子檔案的格式標(biāo)準，統(tǒng)一處理與錄入電子檔案，如：針對文字類的電子檔案，可以利用PDF格式存儲；對于圖片類的檔案，需要保證圖片的清晰度，使用高清格式進行存儲。3）事業(yè)單位要盡快出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準與技術(shù)規(guī)范》《電子執(zhí)法檔案暫行管理辦法》等規(guī)章制度，對檔案管理行為進行約束與監(jiān)督。在明確安全管理責(zé)任的基礎(chǔ)上，建立健全績效考核機制，從上到下對各個部門的檔案進行管控，保證檔案的安全性與準確性，不斷提升整體的檔案管理效率[2]。

2.3 搭建信息化管理模式

檔案管理工作系統(tǒng)性較強，而傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作中存在各軟件系統(tǒng)不兼容的狀況，容易導(dǎo)致資源的浪費以及管理效率的降低，無法推進文件檢索工作的開展，最終導(dǎo)致了檔案信息的電子化處理。為此，事業(yè)單位需要科學(xué)的利用多媒體技術(shù)進行信息化的方案系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案的電子化，加大事業(yè)單位各部門之間檔案信息的交流與合作，降低管理工作難度。

2.4 利用信息技術(shù)的云儲存和備份

事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理時，其首要任務(wù)就是將原本紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，檔案管理工作人員可以通過人工輸入或者機器掃描的方式將所有檔案信息轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將其錄入到計算機中，同時還要再云端進行存儲和備份，以免檔案信息不慎丟失。這樣一來，便能解決傳統(tǒng)檔案存儲困難且占空間等弊端，使得事業(yè)單位的檔案管理可以得到進一步的發(fā)展。尤其是在當(dāng)前這樣一個大數(shù)據(jù)的時代，人們對于數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越純熟，所以事業(yè)單位就可以緊隨時代發(fā)展的步伐，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，以此來實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理。這樣一來，面對各種檔案信息，檔案管理人員就可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在存儲的同時也會在云端產(chǎn)生備份，這樣即便檔案數(shù)據(jù)丟失，也可以從備份中將丟失的部分找出來，如此便能避免很多檔案存儲問題，使得檔案管理的工作效率更高[3]。

2.5 拓展檔案管理服務(wù)能力

服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)，所以在信息化建設(shè)過程中提高檔案管理服務(wù)能力是比較重要的工作內(nèi)容。在引入信息化系統(tǒng)之前，檔案管理主要的服務(wù)功能是對信息進行查閱、檢索等，而在信息化系統(tǒng)引入之后檔案管理的服務(wù)功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關(guān)數(shù)據(jù)或者是信息，還能對數(shù)據(jù)或者是信息進行有針對性地篩選、總結(jié)以及對比，這會讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容大多單一與被動，而信息化檔案管理系統(tǒng)能夠改善這一局面，從被動變?yōu)橹鲃樱€可以對服務(wù)內(nèi)容進行拓展，這也為使用者節(jié)省了大量的時間和精力。

2.6 增加對管理人員的培訓(xùn)，提升信息化管理意識和技術(shù)水平

檔案管理工作，運用信息化系統(tǒng)所涉及的范圍非常廣泛，而在運用過程當(dāng)中，與事業(yè)單位的許多工作人員具有非常密切的聯(lián)系，具有很大的影響。為了進一步順應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展需求，確保在檔案管理當(dāng)中實現(xiàn)信息化的運行和發(fā)展，需要事業(yè)單位不斷增大對信息化建設(shè)資金的有效投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，制定出更加合理的、有效的計劃，增強對人員的培訓(xùn)等。事業(yè)單位的檔案管理大多是內(nèi)部的工作，需要事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)針對這些人員進行理論知識、專業(yè)技能的培訓(xùn)，有效提升管理工作人員對信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎懲制度，針對考核相對優(yōu)秀的員工進行獎勵，對考核成績不合格的一些人員進行批評或者再培訓(xùn)，不斷提升管理人員的學(xué)習(xí)興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識，因地制宜地加快信息化構(gòu)建。

3 結(jié)束語

為了保證信息化技術(shù)能在檔案管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，應(yīng)對檔案管理人員進行全面培訓(xùn)，使其能夠完全掌握信息化技能，在培訓(xùn)過程中也要注意提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)，讓其在工作中更有責(zé)任心、更有擔(dān)當(dāng)，從而促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，這將極大地提高檔案工作的效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。