探究信息技術在事業單位檔案管理中的應用

張 羽

（興安盟農村牧區廣播電視事業管理辦公室，內蒙古 興安盟 137400）

在信息化背景下，許多事業單位已經開始引入信息化系統，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進事業單位的發展，使得信息化系統更合理地用于檔案管理工作中，事業單位的檔案管理人員和其他相關工作人員也要積極進行創新，不斷改進檔案管理的工作模式，在管理中加入信息化、科學化的元素，提升管理效率。

1 事業單位開展檔案管理工作的意義

在當前市場經濟發展速度不斷加快的背景下，事業單位也對自身的發展要求與方向進行了相應調整，檔案管理工作受到單位的重視。積極落實檔案管理工作，能為事業單位創造相應的經濟價值與社會價值。事業單位要想在多變的市場環境中占據有利地位，需要規范化實行檔案管理工作，運用科學的信息化管理模式，不斷創新、完善單位檔案管理工作。事業單位要想實現發展與進步，需要保證各項工作互相配合，通過綜合分析工作流程與管理模式，編制合理化的檔案管理方案。事業單位的檔案管理處于重要的改革階段，需要單位發現合適的落腳點，并收集廣泛的信息與資料，落實集成化的管理工作，建立內部檔案數據庫，以此分析檔案基本內容[1]。

2 信息技術在事業單位檔案管理中的應用

2.1 構建檔案信息的資源體系

再者，事業單位的檔案管理人員在推進檔案信息化管理的過程中，需要積極搭建并完善事業單位的檔案信息資源體系。事實上，檔案資源體系的建立完善，可以在最大程度上帶動事業單位檔案信息利用管理。不僅如此，現代信息技術的開發運用，管理人員可以實現檔案數據庫的建立完善，在進行該體系構建的過程中，需要進一步加強對于現代化的信息技術的運用，確保檔案管理的智能化、科學化、合理化。

2.2 健全電子檔案管理機制，明確檔案管理標準

1）事業單位不僅要梳理電子檔案的管理流程，還要細化、規范流程，合理配置單位內部的資源，降低電子檔案管理的成本支出，實現電子檔案管理的專業化管理。2）明確單位各類型電子檔案的格式標準，統一處理與錄入電子檔案，如：針對文字類的電子檔案，可以利用PDF格式存儲；對于圖片類的檔案，需要保證圖片的清晰度，使用高清格式進行存儲。3）事業單位要盡快出臺《紙質檔案數字化技術標準與技術規范》《電子執法檔案暫行管理辦法》等規章制度，對檔案管理行為進行約束與監督。在明確安全管理責任的基礎上，建立健全績效考核機制，從上到下對各個部門的檔案進行管控，保證檔案的安全性與準確性，不斷提升整體的檔案管理效率[2]。

2.3 搭建信息化管理模式

檔案管理工作系統性較強，而傳統的信息化檔案管理工作中存在各軟件系統不兼容的狀況，容易導致資源的浪費以及管理效率的降低，無法推進文件檢索工作的開展，最終導致了檔案信息的電子化處理。為此，事業單位需要科學的利用多媒體技術進行信息化的方案系統建設，實現檔案的電子化，加大事業單位各部門之間檔案信息的交流與合作，降低管理工作難度。

2.4 利用信息技術的云儲存和備份

事業單位應用信息技術進行檔案管理時，其首要任務就是將原本紙質的檔案轉變成電子檔案，檔案管理工作人員可以通過人工輸入或者機器掃描的方式將所有檔案信息轉換為電子文檔，并將其錄入到計算機中，同時還要再云端進行存儲和備份，以免檔案信息不慎丟失。這樣一來，便能解決傳統檔案存儲困難且占空間等弊端，使得事業單位的檔案管理可以得到進一步的發展。尤其是在當前這樣一個大數據的時代，人們對于數據技術的應用越來越純熟，所以事業單位就可以緊隨時代發展的步伐，將大數據技術應用到檔案管理過程中，以此來實現數字化的檔案管理。這樣一來，面對各種檔案信息，檔案管理人員就可以將其轉化為數字檔案，在存儲的同時也會在云端產生備份，這樣即便檔案數據丟失，也可以從備份中將丟失的部分找出來，如此便能避免很多檔案存儲問題，使得檔案管理的工作效率更高[3]。

2.5 拓展檔案管理服務能力

服務是檔案管理工作的本質，所以在信息化建設過程中提高檔案管理服務能力是比較重要的工作內容。在引入信息化系統之前，檔案管理主要的服務功能是對信息進行查閱、檢索等，而在信息化系統引入之后檔案管理的服務功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關數據或者是信息，還能對數據或者是信息進行有針對性地篩選、總結以及對比，這會讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務內容大多單一與被動，而信息化檔案管理系統能夠改善這一局面，從被動變為主動，還可以對服務內容進行拓展，這也為使用者節省了大量的時間和精力。

2.6 增加對管理人員的培訓，提升信息化管理意識和技術水平

檔案管理工作，運用信息化系統所涉及的范圍非常廣泛，而在運用過程當中，與事業單位的許多工作人員具有非常密切的聯系，具有很大的影響。為了進一步順應當代社會的發展需求，確保在檔案管理當中實現信息化的運行和發展，需要事業單位不斷增大對信息化建設資金的有效投入，轉變傳統的管理模式，制定出更加合理的、有效的計劃，增強對人員的培訓等。事業單位的檔案管理大多是內部的工作，需要事業單位的相關領導針對這些人員進行理論知識、專業技能的培訓，有效提升管理工作人員對信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎懲制度，針對考核相對優秀的員工進行獎勵，對考核成績不合格的一些人員進行批評或者再培訓，不斷提升管理人員的學習興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識，因地制宜地加快信息化構建。

3 結束語

為了保證信息化技術能在檔案管理工作中發揮出應有的作用，應對檔案管理人員進行全面培訓，使其能夠完全掌握信息化技能，在培訓過程中也要注意提高檔案管理人員的整體素養，讓其在工作中更有責任心、更有擔當，從而促進事業單位檔案管理工作的信息化建設，這將極大地提高檔案工作的效率，促進事業單位的發展。