實現血站檔案管理信息化建設的路徑

趙 強

（山東省臨沂市中心血站，山東 臨沂 276037）

1 引言

血站是社會上的供采血機構，負責面向社會群體獲得無償獻血機會，從而采集和儲存，并為臨床治療和生產血液制品提供血液。從這方面分析，血站會接待無償獻血人員，建立獻血檔案，同時血站的運行本身也產生檔案，所以進行檔案管理十分重要。而隨著信息時代的發展，信息技術的應用在檔案管理中比較普遍，對此，血站需要積極思考檔案管理的信息化建設，提升檔案管理水平和質量。

2 血站檔案管理工作的組成及特點

血站的檔案有獻血人員、站點工作人員方面的人事檔案，還有對日常工作的文書記錄檔案等。獻血人員檔案內容包括其個人信息、血檢結果、實驗記錄、獻血記錄等情況，這對于血站進行獻血隊伍管理以及應對緊急采供血任務有積極意義；人事檔案則是血站職工的工作情況，包括其工作經歷、掌握的技能等方面，這對于血站挖掘和培養人才以及科研工作開展等有積極意義；文書檔案記錄了血站的運行情況，對其建設和完善有積極意義。

分析血站檔案管理工作，檔案資料來源十分多樣，不僅來自血站本身，也來自社會各方資料，這增加了管理難度；檔案的載體比較豐富，可以是文字圖像，也可以是錄音、視頻、錄像等；檔案的保存要求有針對性，尤其是對于一旦受損無法恢復的檔案內容，并重點關注無償獻血人員的獻血檔案；檔案資料持續更新，每天都有新的獻血資料，再加上有時檔案人員會變更，增加了檔案管理的流動性；還有保密性要求，需要保證檔案資料的不泄露，尤其是獻血檔案。

3 血站檔案管理信息化的內容

對于血戰檔案管理的信息化內容，主要包括存儲形式、管理方式、資源傳遞等方面的信息化。檔案管理人員需要利用電子技術促進傳統檔案形式向數字化形式轉變，并建立起信息化管理系統，對檔案資料進行智能和自動管理以及開發利用。這樣可以提升檔案管理的效率及有效利用率。這項工作需要以信息設備和技術手段為支撐，對檔案的多方面因素進行綜合管理，最終實現信息化發展，以適應當前經濟形勢帶來的新要求。

4 血站檔案管理的現狀

1）管理制度不健全。血站在檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于檔案收集范圍責任主體的界定不明確，這可能導致追責時無法確定責任人；檔案方法標準不全面，使得獲得的檔案內容存在一些差異性，難以統一儲存；檔案形式不統一，同一介質的文件有多種形式，導致重復檔案處理，造成資源的浪費；制度不能及時更新，無法適應血站發展的需求。

2）對管理人員的要求高。這項工作的專業性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關專業理論知識水平和業務能力，還要有較高水平的信息化水平，能夠有效處理電子檔案工作，可以將文件信息轉化成血站檔案進行管理。同時要求工作人員對于血站的工作有所了解，知曉所有的檔案類型和特點，并關注每種檔案的保密需求。但實際上，企業中的檔案人員大部分都擁有高水平的檔案專業知識和技能，但對于血站檔案的信息化處理方面的技術水平較差，無法保證順利進行血站檔案的檔案管理。

3）存在安全風險。在血站檔案管理過程中，很多檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實性，尤其是管理人員經常變更的情況下，如果做不好工作的交接，很容易導致檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準確判斷檔案資料的真實和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對企業檔案系統進行攻擊，這樣也威脅到血站檔案的安全性。

5 血站檔案管理信息化建設的路徑

1）構建完善的檔案管理信息化制度。血站需要借助完善的信息化制度對檔案管理操作進行規范和約束。一是培養管理人員的信息化意識，了解檔案管理信息化方法的合理選擇標準。在信息化技術的支持下，要求檔案管理人員充分認識血站檔案的重要性，掌握先進的血站檔案處理技術，知曉如何對電子信息和文件進行檔案處理，以提升工作效率和積極性。二是建立一套切實可行的管理制度，為相關工作的開展奠定理論基礎。這也能提升檔案管理效率，降低人為失誤的概率。三是強化制度落實，要密切關注監管機制的建設，借助檔案管理信息化平臺的應用，實現對檔案操作的動態監管，促使檔案管理制度落到實處，這也是提高工作效率的前提。

2）建立檔案管理信息化平臺。對于血站檔案的管理，需要構建一個公共的、獨立的、可以實際應用的信息化平臺，用以支撐各類檔案業務需要的信息化管理服務。利用平臺進行檔案的收集、整理、分析、鑒定和使用等各項操作。管理人員要利用影像學技術將紙質檔案轉化成電子信息，經過檔案操作后形成檔案。血站要借助條形碼技術、影像學技術等，將不同介質、不同類別的檔案資料進行標準化處理，轉換成統一的入口文件，用統一的格式存儲，保證可追溯性。平臺要支持對檔案資料的統一、規范、流程化處理，同時也支持其他環節的管理，并支持記錄查詢等操作。

3）加強存儲設備和檔案的安全性管理。保證電子信息的安全是進行檔案處理和后期存儲管理的關鍵。對此，首先需要選擇合適的儲存設備，并建立電子信息安全防護系統，配合周密的網絡安全防護措施，以及科學的維護管理措施，避免出現病毒木馬入侵等問題，做好電子文件和檔案的安全管理。同時，考慮血站是利用信息系統進行檔案管理，需要在系統中對使用人員權限等級制度，實行實名制，對于共享的文件也要求有批準才能進入查看。

4）創新檔案管理方法。對于電子文件的檔案處理要保證獲得的檔案資料的原始性。如果遇到情況特殊的檔案內容，需要在原始格式基礎上進行還原顯示。一般來說需要將電子文件的原件或真實文件進行檔案處理和儲存，重點保證血站檔案的原始性；如果電子文件具備隱形條碼，其也需要與文件一起檔案，保證形成的血站檔案的權威性。血站要將檔案及其相關的軟件和應用系統一并存儲；對原始檔案的電子圖像進行存儲；對血站檔案的打印、輸出加以存儲，保證檔案的可靠性。

5）提升檔案管理人員素質。血站還要重視提升檔案管理人員的綜合素質，尤其是信息化水平要進行提升。檔案管理人員要求有高水平的檔案管理專業知識和技能以及較高水平的信息化水平，能夠有效將文件信息轉化成檔案進行管理。所以要加強對檔案管理人員的培訓，重點關注對于血站檔案管理的專業培訓，提升檔案處理水平，了解血站檔案的重要性。還要關注檔案管理人員責任感和安全感的培訓，保證他們對工作認真負責，不會私自修改檔案資料信息，能妥善保證血站檔案的完整性。

6 結語

血站檔案管理直接關系到無償獻血工作的開展，所以血站要盡量實現檔案管理信息化建設，提升檔案管理水平。