新時期關于機構編制檔案管理思考

楊小梅

（重慶市豐都縣機構編制信息服務中心，重慶 408200）

機構編制檔案資料的協調管理對提高管理決策、實踐發展方案有著直接性影響，原因是檔案信息對領導層的統籌決策有著直接的關系。為消除傳統紙質檔案子資料處理的難題，工作人員應當重視新時期檔案管理的規定及評估要求，結合必要的監控、檢查、機制創新要求確立管理思路，這對于提高檔案控制、監督的效率是有利的，故工作人員應做好檔案數據的控制工作。

1 新時期完善機構編制檔案管理的必要性

1）可實現實名制檔案控制。統計機構編制的各職工的基本數據，對編制、控制所推行的法律法規的執行情況進行監控，可推動結構編制控制決策的順利運行。由此可見，工作人員應做好實時監督工作，在全程化、技術化的控制協調中確立核心管理要素，再對信息化控制模式進行監控，可提高實名制檔案管理工作的效率。在此期間，工作人員應從信息錄入、檔案數據分析、數據監控等多方面要求及控制依據和客觀事實獲取組織內人力資源狀況、項目運營結構特點，可為后期人員的調配、控制、協調提供必要的技術支持[1]。2）可實踐科學決策的控制目標。檔案信息數據可對編制工作項目、運行特點、組成模式進行評價，所以運用信息化控制技術可匯總項目編制、管理資料、執政資源等要點，可鞏固資源配置和資源應用的合理性。因此，工作人員可結合黨的建設目標設立控制模式，確保評價項目始終在可控的狀態下運行，這也能在優化協調的過程中給予組織詳實的決策依據，進而提高信息控制的效率。3）可提供準確的信息咨詢服務。檔案數據評價、監控過程中，機關單位可根據評價、咨詢的業務模式確定管理方案，可為技術人員提供準確的咨詢服務支持。從宏觀的角度來講，評價出機關單位的發展狀態及歷史地位，再結合歷史記錄、書簽標記展開同類型的方案評價和對比工作。通過在持續性管理、對比、分析、監控、評價中，工作人員可消除檔案管理不科學的負面影響，且工作人員也能在持續性維護、分析監控中發現當前數據控制和檔案數據錄入的問題，鞏固了信息維護的效率。

2 新時期關于機構編制檔案管理工作的要點

1）提高技術職工的綜合能力。為解決檔案信息編制、控制不科學的問題，需側重培養基層職工的工作能力，在必要的檔案分析與評價中鞏固檔案管理工作的有效性。因此，基層職工應具備較好地服務意識，根據檔案管理的要求明確個人職業道德，在明確控制要求、檔案數據理論內容的過程中鞏固自身的綜合能力，采用新穎的控制體系展開數據錄入和數據分析工作，進而提高檔案控制工作的合理性。其中，應重點關注以下兩方面的技能：其一，應當激發檔案管理人員的工作積極性，完善人力資源規劃、績效管理需求，在滿足管理人員個人需求的同時給予他們必要的薪酬福利支持，可消除事業單位職工工作不上進的不利影響[2]。其二，應加強職工專業技能的培訓工作，應采用信息化技術展示新時期檔案管理的步驟和方法，再傳輸給職工新穎的管理思想，可在職業道德教育的支持下及時滿足職工個人發展需求。通過提高職工的專業性，可營造出一個專業能力強、執行效果較好的控制團隊。2）完善紙質檔案歸檔和電子檔案的錄入技術。機構編制檔案主要以紙質檔案的管理模式進行數據評價和問題分析工作，但過程中可能會存在信息遺漏、錯記、漏記的現象，致使部分項目運行、控制存在一定問題。因此，管理人員應采用電子檔案的錄入模式，在高效化檔案資源管理及控制的過程中提高材料控制的效率，也能方便在系統中對現有檔案進行分類標識。其中，應當分析出各檔案之間的運行邏輯及控制邏輯，提高檔案管理的可靠性，具體應從以下2點進行：其一，資料歸檔邏輯設定中，應從編委控制數據、改革資料、實踐性決策資料進行必要的統計工作，要求管理人員做好人力資源、材料使用情況、事業單位登記記錄等操作，再結合既定的規則對現有的資料進行審核。通過及時清理冗余、重復的控制資料，可及時評價出未核實、不科學的記錄項目，再以人工操控的模式進行簽字記錄，以期鞏固資料的標準度。其二，電子檔案錄入中，應區分好視頻、圖文信息的區分保管，結合信息控制模式進行歸檔投入，有利于在錄入數據的同時及時監控并評價出不科學的數據信息。例如在日常辦理審批過程中，系統可結合信息化技術進行網上實時的辦理和審批處理，通知在必要的授權協調中明確各部門的責任。其中，系統可自行運用網絡平臺在各自管轄范圍內行使職權、超權限、超編制、超職數等產生的數據無法進入數據總庫，一旦出現總庫以外的控制數據時，系統可自行進行督察追究。3）設定管理控制體系。為實踐標準化的檔案管理及控制要求，需要管理人員設定完善、系統的控制邏輯及控制模型，要求領導層對職能進展、控制模型進行審核，再根據形成人員所提供的理論依據確立檔案管控思路。在此過程中，工作人員應注意管理中始終需遵從相關控制規定，切不可做違規修改或隨意修改記錄信息的操作。另外，控制過程應注意對現有的職能狀態、編制模式、領導方案的增減要求進行審核。不僅可提高控制項目權威性，還能在可控的控制邏輯干涉中發現審批的缺陷及問題。確立監督評價要求后應當指導領導編制機構及時進行編制優化，反對違反管理要求的操作模式，以期鞏固電子檔案中數據的真實度。

3 新時期機構編制檔案管理工作的創新措施

1）巧用電子檔案管理模型。打造現代化、智能化的檔案管理模型，再結合電子檔案的應用需求及信息化技術的服務模型鞏固管理思路，有利于提高檔案信息的可信度。其中，信息技術系統可針對人力資源檔案、立項模型進行動態化監控。若過程中人員編制模式不合理時，應當采用“合理→分析→不合理→總結處理方案→合理”的運行模型評價所存儲的資料員、普通用戶、系統管理人員的基本資料、發展情況進行存儲，再依據資料獲取、數字簽名監控、防火墻控制協調的過程中消除檔案的運行效果。待確立好完整的評估機制后，管理人員應在子控制網絡模型中監控有效訪問和非法訪問的情況，在對其進行處置[3]。最后，管理人員需監控各類檔案是否實現備份，再根據檔案的加密需求確立防控安全等級，有利于消除資料被盜竊、篡改的不利影響。當需要對現有的資料進行調取時，管理人員可自行篩選關鍵詞，在必要的加密控制過程中提高整體控制模型及管理的合理性。2）落實大數據存儲技術。紙質文檔向電子文檔轉化中，管理人員應巧用大數據技術對現有的評價模型、控制模型、管理模型進行監控，在專業化控制支持中消除信息重復、信息失真的不利現象。因此，管理人員應自行建立安全監控及防火墻技術，在專業的管理機制中保護重要文件，同時對這些文件進行數據加密、亂碼排列、算法模型控制。當管理人員的權限達到查詢需求時，大數據再可結合運算邏輯進行重新組排，可方便信息數據進行共享和協調，有利于提高整體資料的可靠性。

4 結束語

綜上所述，新時期結構編制檔案數據控制、協調創新中，管理人員應設立完善的控制方案及控制思路，評價檔案管理的問題及困境，再設定必要的支持模式進行優化，有利于提高檔案管理的有效性。