新時(shí)期關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理思考

楊小梅

（重慶市豐都縣機(jī)構(gòu)編制信息服務(wù)中心，重慶 408200）

機(jī)構(gòu)編制檔案資料的協(xié)調(diào)管理對(duì)提高管理決策、實(shí)踐發(fā)展方案有著直接性影響，原因是檔案信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的統(tǒng)籌決策有著直接的關(guān)系。為消除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案子資料處理的難題，工作人員應(yīng)當(dāng)重視新時(shí)期檔案管理的規(guī)定及評(píng)估要求，結(jié)合必要的監(jiān)控、檢查、機(jī)制創(chuàng)新要求確立管理思路，這對(duì)于提高檔案控制、監(jiān)督的效率是有利的，故工作人員應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的控制工作。

1 新時(shí)期完善機(jī)構(gòu)編制檔案管理的必要性

1）可實(shí)現(xiàn)實(shí)名制檔案控制。統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)編制的各職工的基本數(shù)據(jù)，對(duì)編制、控制所推行的法律法規(guī)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，可推動(dòng)結(jié)構(gòu)編制控制決策的順利運(yùn)行。由此可見(jiàn)，工作人員應(yīng)做好實(shí)時(shí)監(jiān)督工作，在全程化、技術(shù)化的控制協(xié)調(diào)中確立核心管理要素，再對(duì)信息化控制模式進(jìn)行監(jiān)控，可提高實(shí)名制檔案管理工作的效率。在此期間，工作人員應(yīng)從信息錄入、檔案數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)監(jiān)控等多方面要求及控制依據(jù)和客觀事實(shí)獲取組織內(nèi)人力資源狀況、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，可為后期人員的調(diào)配、控制、協(xié)調(diào)提供必要的技術(shù)支持[1]。2）可實(shí)踐科學(xué)決策的控制目標(biāo)。檔案信息數(shù)據(jù)可對(duì)編制工作項(xiàng)目、運(yùn)行特點(diǎn)、組成模式進(jìn)行評(píng)價(jià)，所以運(yùn)用信息化控制技術(shù)可匯總項(xiàng)目編制、管理資料、執(zhí)政資源等要點(diǎn)，可鞏固資源配置和資源應(yīng)用的合理性。因此，工作人員可結(jié)合黨的建設(shè)目標(biāo)設(shè)立控制模式，確保評(píng)價(jià)項(xiàng)目始終在可控的狀態(tài)下運(yùn)行，這也能在優(yōu)化協(xié)調(diào)的過(guò)程中給予組織詳實(shí)的決策依據(jù)，進(jìn)而提高信息控制的效率。3）可提供準(zhǔn)確的信息咨詢服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)、監(jiān)控過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位可根據(jù)評(píng)價(jià)、咨詢的業(yè)務(wù)模式確定管理方案，可為技術(shù)人員提供準(zhǔn)確的咨詢服務(wù)支持。從宏觀的角度來(lái)講，評(píng)價(jià)出機(jī)關(guān)單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)及歷史地位，再結(jié)合歷史記錄、書簽標(biāo)記展開(kāi)同類型的方案評(píng)價(jià)和對(duì)比工作。通過(guò)在持續(xù)性管理、對(duì)比、分析、監(jiān)控、評(píng)價(jià)中，工作人員可消除檔案管理不科學(xué)的負(fù)面影響，且工作人員也能在持續(xù)性維護(hù)、分析監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前數(shù)據(jù)控制和檔案數(shù)據(jù)錄入的問(wèn)題，鞏固了信息維護(hù)的效率。

2 新時(shí)期關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的要點(diǎn)

1）提高技術(shù)職工的綜合能力。為解決檔案信息編制、控制不科學(xué)的問(wèn)題，需側(cè)重培養(yǎng)基層職工的工作能力，在必要的檔案分析與評(píng)價(jià)中鞏固檔案管理工作的有效性。因此，基層職工應(yīng)具備較好地服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案管理的要求明確個(gè)人職業(yè)道德，在明確控制要求、檔案數(shù)據(jù)理論內(nèi)容的過(guò)程中鞏固自身的綜合能力，采用新穎的控制體系展開(kāi)數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)分析工作，進(jìn)而提高檔案控制工作的合理性。其中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下兩方面的技能：其一，應(yīng)當(dāng)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，完善人力資源規(guī)劃、績(jī)效管理需求，在滿足管理人員個(gè)人需求的同時(shí)給予他們必要的薪酬福利支持，可消除事業(yè)單位職工工作不上進(jìn)的不利影響[2]。其二，應(yīng)加強(qiáng)職工專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，應(yīng)采用信息化技術(shù)展示新時(shí)期檔案管理的步驟和方法，再傳輸給職工新穎的管理思想，可在職業(yè)道德教育的支持下及時(shí)滿足職工個(gè)人發(fā)展需求。通過(guò)提高職工的專業(yè)性，可營(yíng)造出一個(gè)專業(yè)能力強(qiáng)、執(zhí)行效果較好的控制團(tuán)隊(duì)。2）完善紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的錄入技術(shù)。機(jī)構(gòu)編制檔案主要以紙質(zhì)檔案的管理模式進(jìn)行數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)和問(wèn)題分析工作，但過(guò)程中可能會(huì)存在信息遺漏、錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象，致使部分項(xiàng)目運(yùn)行、控制存在一定問(wèn)題。因此，管理人員應(yīng)采用電子檔案的錄入模式，在高效化檔案資源管理及控制的過(guò)程中提高材料控制的效率，也能方便在系統(tǒng)中對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)。其中，應(yīng)當(dāng)分析出各檔案之間的運(yùn)行邏輯及控制邏輯，提高檔案管理的可靠性，具體應(yīng)從以下2點(diǎn)進(jìn)行：其一，資料歸檔邏輯設(shè)定中，應(yīng)從編委控制數(shù)據(jù)、改革資料、實(shí)踐性決策資料進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)工作，要求管理人員做好人力資源、材料使用情況、事業(yè)單位登記記錄等操作，再結(jié)合既定的規(guī)則對(duì)現(xiàn)有的資料進(jìn)行審核。通過(guò)及時(shí)清理冗余、重復(fù)的控制資料，可及時(shí)評(píng)價(jià)出未核實(shí)、不科學(xué)的記錄項(xiàng)目，再以人工操控的模式進(jìn)行簽字記錄，以期鞏固資料的標(biāo)準(zhǔn)度。其二，電子檔案錄入中，應(yīng)區(qū)分好視頻、圖文信息的區(qū)分保管，結(jié)合信息控制模式進(jìn)行歸檔投入，有利于在錄入數(shù)據(jù)的同時(shí)及時(shí)監(jiān)控并評(píng)價(jià)出不科學(xué)的數(shù)據(jù)信息。例如在日常辦理審批過(guò)程中，系統(tǒng)可結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)的辦理和審批處理，通知在必要的授權(quán)協(xié)調(diào)中明確各部門的責(zé)任。其中，系統(tǒng)可自行運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在各自管轄范圍內(nèi)行使職權(quán)、超權(quán)限、超編制、超職數(shù)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)入數(shù)據(jù)總庫(kù)，一旦出現(xiàn)總庫(kù)以外的控制數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)可自行進(jìn)行督察追究。3）設(shè)定管理控制體系。為實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理及控制要求，需要管理人員設(shè)定完善、系統(tǒng)的控制邏輯及控制模型，要求領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)職能進(jìn)展、控制模型進(jìn)行審核，再根據(jù)形成人員所提供的理論依據(jù)確立檔案管控思路。在此過(guò)程中，工作人員應(yīng)注意管理中始終需遵從相關(guān)控制規(guī)定，切不可做違規(guī)修改或隨意修改記錄信息的操作。另外，控制過(guò)程應(yīng)注意對(duì)現(xiàn)有的職能狀態(tài)、編制模式、領(lǐng)導(dǎo)方案的增減要求進(jìn)行審核。不僅可提高控制項(xiàng)目權(quán)威性，還能在可控的控制邏輯干涉中發(fā)現(xiàn)審批的缺陷及問(wèn)題。確立監(jiān)督評(píng)價(jià)要求后應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)編制機(jī)構(gòu)及時(shí)進(jìn)行編制優(yōu)化，反對(duì)違反管理要求的操作模式，以期鞏固電子檔案中數(shù)據(jù)的真實(shí)度。

3 新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的創(chuàng)新措施

1）巧用電子檔案管理模型。打造現(xiàn)代化、智能化的檔案管理模型，再結(jié)合電子檔案的應(yīng)用需求及信息化技術(shù)的服務(wù)模型鞏固管理思路，有利于提高檔案信息的可信度。其中，信息技術(shù)系統(tǒng)可針對(duì)人力資源檔案、立項(xiàng)模型進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)控。若過(guò)程中人員編制模式不合理時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用“合理→分析→不合理→總結(jié)處理方案→合理”的運(yùn)行模型評(píng)價(jià)所存儲(chǔ)的資料員、普通用戶、系統(tǒng)管理人員的基本資料、發(fā)展情況進(jìn)行存儲(chǔ)，再依據(jù)資料獲取、數(shù)字簽名監(jiān)控、防火墻控制協(xié)調(diào)的過(guò)程中消除檔案的運(yùn)行效果。待確立好完整的評(píng)估機(jī)制后，管理人員應(yīng)在子控制網(wǎng)絡(luò)模型中監(jiān)控有效訪問(wèn)和非法訪問(wèn)的情況，在對(duì)其進(jìn)行處置[3]。最后，管理人員需監(jiān)控各類檔案是否實(shí)現(xiàn)備份，再根據(jù)檔案的加密需求確立防控安全等級(jí)，有利于消除資料被盜竊、篡改的不利影響。當(dāng)需要對(duì)現(xiàn)有的資料進(jìn)行調(diào)取時(shí)，管理人員可自行篩選關(guān)鍵詞，在必要的加密控制過(guò)程中提高整體控制模型及管理的合理性。2）落實(shí)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。紙質(zhì)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)化中，管理人員應(yīng)巧用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的評(píng)價(jià)模型、控制模型、管理模型進(jìn)行監(jiān)控，在專業(yè)化控制支持中消除信息重復(fù)、信息失真的不利現(xiàn)象。因此，管理人員應(yīng)自行建立安全監(jiān)控及防火墻技術(shù)，在專業(yè)的管理機(jī)制中保護(hù)重要文件，同時(shí)對(duì)這些文件進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、亂碼排列、算法模型控制。當(dāng)管理人員的權(quán)限達(dá)到查詢需求時(shí)，大數(shù)據(jù)再可結(jié)合運(yùn)算邏輯進(jìn)行重新組排，可方便信息數(shù)據(jù)進(jìn)行共享和協(xié)調(diào)，有利于提高整體資料的可靠性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期結(jié)構(gòu)編制檔案數(shù)據(jù)控制、協(xié)調(diào)創(chuàng)新中，管理人員應(yīng)設(shè)立完善的控制方案及控制思路，評(píng)價(jià)檔案管理的問(wèn)題及困境，再設(shè)定必要的支持模式進(jìn)行優(yōu)化，有利于提高檔案管理的有效性。