新時期如何做好中學檔案資料收集工作

劉敏玲

（南寧市三美學校，廣西 南寧 530021）

對于中學檔案資料收集工作來說，主要是將中學檔案形成規律作為依據，在對中學檔案特點進行精準把握的基礎上，將分散的管理活動、教學活動等具有一定價值的文件、圖片等材料集中在一起。可以說，合理開展中學檔案資料收集工作，科學制定工作方案，不僅可以讓中學檔案集中管理水平和質量得到提升，還能讓大檔案資源被有效地利用和開發。故而，做好中學檔案資料收集工作非常有必要。

1 對中學檔案資料收集工作形成規律加以明確

通過對中學檔案資料的分析可知，其形成通常有一定規律。所以，若想進一步提升中學檔案資料收集工作孩子質量和水平，首先需要對中學檔案資料的具體形成規律加以明確。

第一，中學檔案資料在內部機構產生居多。在教育領域中，中學是基礎單位，上級發文的檔案材料通常比較少，需要收集以及整理的檔案資料很多都來自學校的各個部門。而對于中學內部機構產生的檔案，主要涵蓋的內容頗多，諸如：學校各項規章機制、學生成績表等。

第二，中學檔案資料依照機構職能進行分類。通常情況下，對于被納入收集范圍內的檔案資料，內設機構職能特點十分明顯。比如：針對教務處的檔案資料，很多都是形成于教學改革、考評實施等活動中。而人事部門的檔案資料，大部分是形成于人事安排或者干部任免等活動中。這些資料的存在，在中學檔案形成的過程中，可以將機構職能良好的體現出來，是活動的真實記錄，在組織開展中學檔案資料收集工作期間，務必要確保收集的常態化。

第三，中學檔案資料的形成具有較強交叉性特征。通過對中學檔案資料的分析可以明確，很多都是形成在各個年度，諸如：學年度、自然年度等。在對不同階段中學檔案資料收集期間，應該對具體年度進行認真考量。比如：在對黨政團工作資料進行收集的過程中，需要將自然年度作為側重點。在學生成績以及教學管理等資料收集的過程中，應該將學年度作為側重點。但是，在對資料進行收集的過程中，因為年度的不同，所以收集到的資料不可避免會出現偏差。故而，在對中學檔案資料進行管理的時候，立檔、分類等難度也大大增加。對此，在進行中學檔案資料收集工作期間，檔案人員需要對檔案收集資料收集的特點加以明確，對中學檔案資料收集的實際要求充分掌握，了解不同年度的實際現狀，以便中學檔案資料收集工作可以有序進行，收集的資料能更加完整。

2 對中學檔案資料特點加以明確

要想保證中學檔案資料收集工作效率和質量可以整體提升，除了要對檔案資料收集工作形成規律充分了解之外，也應該明確中學檔案資料特點。

第一，中學檔案載體多樣性。對于中學檔案資料來說，呈現出來的形式很多都不一樣，諸如：幻燈片、紙質文件等，可以為中學管理和教學活動的順利開展提供參考數據。通常，在開展中學檔案資料收集工作的會時候，很多都是將日常教學管理期間的學校活動照片、紙質文件等作為收集重點。經分析，中學檔案資料的載體具有較強的多樣性特點。因而，在組織開展中學檔案資料收集工作期間，需要對在載體的特點加以明確，能夠結合具體情況，有針對性地制定安全管理措施，以便中學檔案資料能夠收集的更加精準且完整[1]。

第二，中學檔案來源十分廣泛。一般而言，中學檔案資料的形成渠道非常廣泛。因此，為了可以從整體的角度上對中學檔案資料收集工作水平和效率進行提升，必須要強化對這一方面的重視，依照實際情況，有針對性地制定解決辦法，將中學檔案資料收集工作各個環節落實到位。中學檔案資料的來源主體非常多，諸如：教師、學生、學校等，而內容主要有學校教學計劃材料、學生比賽活動資料等。針對這些資料，都是極為重要的檔案資料，保存價值極高。故而，要想中學檔案資料收集工作開展的更加順利，應該對明確檔案資料，對檔案資料的特點加以明確，做好檔案的分類和管理，提升工作效率。

3 合理制定中學檔案資料收集工作對策

3.1 實現中學檔案資料收集和日常登記同步

在組織開展中學檔案資料收集工作期間，可以和日常登記工作同時進行，建立健全的登記機制，并切實落實到實際工作中，不斷對中學檔案管理部門與年級組、教研組等部門之間的聯系進行加強，以便中學檔案資料收集工作的開展可以更加高效。在具體的工作中，辦公室登記的內容具體包括日常行文登記等。教研組的登記主要涵蓋教學資料登記等[2]。并且，對于班主任和任課教師，應該將教學工作資料登記工作做好，將學生登記工作做到位。同時，學校所有的教職工，需要不斷對自身的檔案資料收集意識進行加強，即便是在日常工作中，也可以加大對登記工作的重視，能夠結合學校的要求，對檔案進行科學的整理和收集。之后，根據學年度、自然年度等對資料進行收集，最后移交到檔案部門，可以主動配合檔案管理部門開展工作，從而為中學檔案資料收集工作效率的提高奠定基礎。

3.2 實現資料收集與制度的同步進行

在組織開展中學檔案資料收集工作期間，應該讓資料收集與制度同步進行，保證收集到的資料可以和學生的實際情況相一致，結合教育部門的相關規定，對中學檔案資料收集工作進行深入推進，讓資料可以得到科學整理。同時，在開展中學檔案資料收集的時候，需要本著即時性的原則，能夠滿足檔案資料移交的要求和內容，以便中學檔案資料收集工作質量能夠整體提升。需要明確的是：在對中學檔案資料進行收集的時候，需要與相關機制的落實相協調，盡可能拓寬資料收集渠道，并安排專門的人員負責收集工作，不斷對檔案管理部門配置進行優化，提高工作質量[3]。

3.3 實現資料收集與服務提供同步進行

為了能夠讓中學檔案資料收集工作開展的更加順利，全面提升工作的效率，為學校教育教學管理提供可靠支持，實現服務優質化目標，應該讓資料收集與服務提供同步進行，保證檔案資料的價值和作用可以全面發揮出來。在工作中，應該正確認識到檔案資源的利用需求，檔案工作人員可以主動到教學一線，精準把握教學的動態，對教學需求進行客觀地分析，有針對性地制定工作計劃，以便中學檔案資料收集工作質量能夠進一步提高。同時，在資料收集期間，做好調查研究，科學的編研檔案資源。此外，加大宣傳力度，借助新聞客戶端等平臺，做好檔案資料宣傳工作，保證學校人員都可以充分認識到中學檔案資料收集工作的價值。

4 結束語

綜合而言，為了可以從整體的角度上提升中學檔案資料收集工作效率和質量，應該精準把握中學檔案資料形成的內在規律，對中學檔案資料的具體特點加以明確，科學的協調資料收集和日常登記工作，處理好資料收集和制度落實、服務等方面之間的關系，保證中學檔案資料收集工作的進行可以有序，為學校檔案資源的開發與利用提供依據，以便學校教學工作的開展能夠穩定、規范。