淺析城建檔案的特點(diǎn)及歸檔范圍

陸建華

（海南省儋州市城建檔案館，海南 儋州 571700）

檔案事業(yè)既是一項(xiàng)有廣泛利用價(jià)值的事業(yè)，也是一項(xiàng)造福子孫后代的千秋偉業(yè)。城建檔案記述和反映城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)面貌和歷史過(guò)程。城建檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，是建設(shè)部門(mén)一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)管理過(guò)程中形成的真實(shí)記錄，它匯集了城市建設(shè)工作的寶貴信息，是社會(huì)的寶貴財(cái)富。本文就城建檔案的特點(diǎn)、歸檔范圍和解決措施，作一粗淺的分析。

1 城建檔案的特點(diǎn)

1）涉及線長(zhǎng)面廣。城建檔案的形成，始于城建總體規(guī)劃、前期工程可行性研究報(bào)告，立項(xiàng)申請(qǐng)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程預(yù)算、招投中標(biāo)、合同簽訂、奠基開(kāi)工、組織施工監(jiān)理等的報(bào)審批，直至竣工驗(yàn)收結(jié)算通過(guò)等一系列的過(guò)程。由此，其文件之多，費(fèi)時(shí)之長(zhǎng)，耗力之大，涉面之廣就不難想象了。這就是城建檔案的顯著特點(diǎn)。有些工程長(zhǎng)達(dá)二、三年時(shí)間，甚至更長(zhǎng)。它的作用不僅僅是只為今天提供利用，更為重要的是它能為歷史保存了重要價(jià)值的歷史記錄。實(shí)踐證明，城建檔案在城市規(guī)劃和建設(shè)、工程維修和改造、建筑物拆遷、搶險(xiǎn)救災(zāi)、應(yīng)急服務(wù)等領(lǐng)域，發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。所以說(shuō)，檔案事業(yè)既是一項(xiàng)有廣泛利用價(jià)值的事業(yè)，也是一項(xiàng)造福子孫后代的千秋偉業(yè)。2）成套性。這是城建檔案又一突出特點(diǎn)。因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案形成于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程，從決策、設(shè)計(jì)、施工到竣工、建成投產(chǎn)使用的全過(guò)程專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)中，由于每項(xiàng)工程都有一定的建設(shè)程序，各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生反映工程工序的文件材料。每頁(yè)文字材料、每張圖紙都是該套檔案不可缺少的組成部分，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的基建程序和專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，構(gòu)成了一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的成套性整體。城建檔案的成套性是科技檔案整體原則的體現(xiàn)，只有完整、系統(tǒng)，才能使檔案正確反映物質(zhì)對(duì)象的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，從而科學(xué)地揭示事物的本來(lái)面貌。因此，成套性的原則要求，貫穿于城建檔案的接收、整理、分類(lèi)、編目、組卷、鑒定、保管及統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)之中，在管理中必須保持檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)其成套性。3）地域性。城建檔案是在具體的、特定的城市的建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的，每個(gè)城市都有自己形成、發(fā)展和變化的漫長(zhǎng)歷程。城市，作為一個(gè)地域系統(tǒng)，不同地區(qū)其自然、經(jīng)濟(jì)、文化條件是千差萬(wàn)別的，這就從根本上決定了該城市的建設(shè)活動(dòng)中形成的城建檔案必然具有濃郁的地方特色，并且每個(gè)城市在不同歷史時(shí)期所形成的城建檔案，必然記述和反映著各個(gè)地方的個(gè)性、功能特點(diǎn)及歷史面貌。因此，根據(jù)這一特點(diǎn)，這就決定了館藏城建檔案的范圍，不能超越城市地域的范圍，從館藏檔案的內(nèi)容上應(yīng)能反映出該城市建設(shè)的建筑藝術(shù)特色，并能反映出建筑外觀所代表的該城市的建設(shè)特點(diǎn)，這是城市建設(shè)活動(dòng)的主觀要求和客觀反映。4）延續(xù)性。城建工作和城建檔案信息管理具有歷史繼承性和階段性的反映。城建檔案記述和反映城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)面貌和歷史過(guò)程。一個(gè)城市建設(shè)是一個(gè)延續(xù)不斷、永無(wú)休止的管理體系。城建檔案能真實(shí)反映城市的發(fā)展?fàn)顩r，這就要求提高城建檔案工作能力，把應(yīng)該接收的檔案，包括維修、改擴(kuò)建等補(bǔ)充的重要工程檔案，保質(zhì)保量按時(shí)歸檔和及時(shí)整理。城建工作的基本性質(zhì)、規(guī)律、工作程序、施工方法、標(biāo)準(zhǔn)和原則等方面具有一定的作用。城建檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，一個(gè)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、施工、竣工、驗(yàn)收等材料的歸檔工作，要跨幾年。而每一個(gè)階段形成的檔案材料的價(jià)值也有明顯的區(qū)別。城建檔案材料的價(jià)值，可分為兩類(lèi)：一類(lèi)是現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值；另一類(lèi)是歷史研究和科學(xué)研究及長(zhǎng)遠(yuǎn)收藏價(jià)值。以上幾點(diǎn)都是城建檔案特點(diǎn)。

2 城建檔案的分類(lèi)及歸檔范圍

城建檔案門(mén)類(lèi)多，數(shù)量多，載體多樣，內(nèi)容豐富，根據(jù)多年來(lái)的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為以下文件材料是必須歸檔的。

1）城建行政管理工作。包括規(guī)劃建設(shè)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、花名冊(cè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、年度考核表、晉升工資審批表及發(fā)文、發(fā)函等。2）城市總體規(guī)劃、城建地冒等高線測(cè)繪、地質(zhì)勘察、國(guó)土紅線圖區(qū)劃等檔案。3）城市建設(shè)征地、道路改造、房屋拆遷檔案，包括拆遷補(bǔ)償協(xié)議、安置方案等。4）建筑工程設(shè)施、施工（含圖紙更改）、工程竣工、城建設(shè)備、科研等檔案。5）城市建設(shè)財(cái)務(wù)，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6）城建管理基礎(chǔ)資料，包括工程預(yù)算、市場(chǎng)浮動(dòng)價(jià)格補(bǔ)貼價(jià)、決算、工程協(xié)議、工程竣工驗(yàn)收材料。7）工程監(jiān)理合同。8）工程招、投、中標(biāo)及合同材料。9）建設(shè)工程施工文件材料。10）建設(shè)工程使用、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件材料。

3 加強(qiáng)城建檔案管理的對(duì)策

1）提高認(rèn)識(shí)。城市是國(guó)家或一個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、金融、文化中心，城市的中心地位更為重要。城建檔案是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。因此，正確研究城市的發(fā)展歷史和現(xiàn)在發(fā)展態(tài)勢(shì)，預(yù)測(cè)城市未來(lái)的發(fā)展方向，充分發(fā)揮市帶區(qū)的優(yōu)勢(shì)，帶動(dòng)一個(gè)地區(qū)乃至整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。城建檔案反映的是城市建設(shè)發(fā)展的歷史面貌和歷史過(guò)程，能滿足現(xiàn)實(shí)使用和發(fā)生意外事件急用的需要，是提高城市抗災(zāi)能力的重要依據(jù)。2）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各單位領(lǐng)導(dǎo)必須把建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作放在黨的事業(yè)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，把城建檔案工作提高到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入目標(biāo)管理體系，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制范圍進(jìn)行監(jiān)督管理。建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循，有制度可執(zhí)行。3）統(tǒng)一規(guī)范科學(xué)管理。作為檔案部門(mén)應(yīng)制定出統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范城建檔案歸檔范圍、歸檔程序、歸檔類(lèi)別、歸檔圖表以及歸檔材料用紙、用墨等，只有統(tǒng)一了規(guī)范才能做到資料收集齊全完整、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確，才能做到科學(xué)管理。實(shí)行定期或不定期地檢查、抽查，并進(jìn)行評(píng)比表彰，以增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。有工作就有檢查，有檢查才有提高；有壓力就有動(dòng)力，有激勵(lì)才有競(jìng)爭(zhēng)力。這也是提高城建檔案工作質(zhì)量必不可少的手段。4）依法管檔。要繼續(xù)深入學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，充分認(rèn)識(shí)城建檔案工作在建設(shè)現(xiàn)代化城市中的地位和作用。今天的城建檔案一方面為當(dāng)前的工作服務(wù)，另一方面也是更重要的一面，就是具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，對(duì)這一點(diǎn)，我們城建戰(zhàn)線的同志要有充分的認(rèn)識(shí)。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來(lái)我們要負(fù)歷史責(zé)任的。城建部門(mén)是當(dāng)?shù)卣鞴艹鞘薪ㄔO(shè)的職能部門(mén)，城建部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)同志必須加強(qiáng)對(duì)城市檔案工作的管理，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，城建檔案工作是能夠搞好的。結(jié)合我們的實(shí)際，應(yīng)做好三個(gè)方面的城建檔案資料收集工作。一是規(guī)劃文件材料。二是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)材料。三是管理方面材料。城建檔案工作要層層分解落實(shí)，做到從領(lǐng)導(dǎo)到具體部門(mén)各個(gè)職責(zé)清楚，在年終要進(jìn)行考評(píng)，考評(píng)要與檔案工作人員的切身利益直接掛鉤，把城建檔案工作責(zé)任制落到實(shí)處。

4 結(jié)語(yǔ)

城建檔案工作是城市管理的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，城建檔案屬于城市多年規(guī)劃建設(shè)的歷史資料，具有極高的保存價(jià)值。加強(qiáng)城建檔案的科學(xué)管理，更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理服務(wù)，已經(jīng)成為城市發(fā)展和建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。