檔案館（室）提高服務(wù)效能對(duì)策研究

張 君 趙世民 梁 芳

（西部戰(zhàn)區(qū)陸軍參謀部，甘肅 蘭州 730000）

服務(wù)利用是檔案工作的最終目的。如何提高檔案服務(wù)利用效能，是擺在各級(jí)各類檔案館（室）面前的一項(xiàng)現(xiàn)實(shí)課題和緊迫任務(wù)，值得認(rèn)真深入研究探討，拿出破解之道、可行之策。

1 當(dāng)前檔案館（室）服務(wù)利用方面存在的主要問(wèn)題

近些年，在全體檔案人的共同努力下，檔案館（室）在服務(wù)利用方面取得了顯著進(jìn)步。但不管是距履行職能任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)要求，還是與做得更好的其他國(guó)家檔案館甚至國(guó)內(nèi)部分先進(jìn)省市的地方檔案館（室）相比，都存在較大差距。總的看，主要存在以下問(wèn)題：

1）服務(wù)觀念陳舊，敷衍了事。檔案業(yè)務(wù)部門屬于“清水衙門”，平時(shí)無(wú)人問(wèn)津，干得都是良心活，多數(shù)從業(yè)人員覺(jué)得“干好干壞一個(gè)樣”，在工作上安于現(xiàn)狀，缺乏積極性，常滿足于完成手頭任務(wù)、只求無(wú)過(guò)便是功，在提高檔案服務(wù)利用效能上拿不出有效辦法，不圖發(fā)展，不想作為，觀念跟不上形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展，“服務(wù)為先”的思想沒(méi)有樹立起來(lái)。

2）借閱手續(xù)繁瑣，效率低下。各單位產(chǎn)生的檔案大多涉密，查詢利用手續(xù)需要層層審批，特別是定密、解密機(jī)制不健全，操作困難，造成大量檔案早已超過(guò)保密期限仍無(wú)法開放利用。不同館（室）之間缺乏協(xié)作交流機(jī)制，跨館（室）查詢或越級(jí)查詢更是困難重重；對(duì)檔案利用者層層設(shè)卡，擔(dān)當(dāng)作為意識(shí)較弱；有的單位移交了檔案但所屬人員卻不能便捷利用所移交的檔案，無(wú)形中降低了歸檔的積極性，嚴(yán)重影響了檔案利用率。

3）館（室）建設(shè)滯后，設(shè)施陳舊。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不少單位的檔案館（室）設(shè)施有了很大的改善，但也有不少單位設(shè)備落后，特別是在信息化服務(wù)利用和網(wǎng)絡(luò)資源共享方面相對(duì)滯后，存在“被動(dòng)提供服務(wù)利用多，主動(dòng)跟蹤服務(wù)利用少；個(gè)別服務(wù)利用多，專題性服務(wù)利用少；原件服務(wù)利用多，編研成果利用少；常規(guī)服務(wù)利用多，網(wǎng)上服務(wù)利用少”的現(xiàn)象[1]。

4）檔案結(jié)構(gòu)單一，協(xié)作困難。現(xiàn)有檔案資源結(jié)構(gòu)單一、數(shù)量較少，不少歷史檔案缺失，實(shí)物、名人、影像和電子文件等各類檔案不全，部分檔案質(zhì)量不高、價(jià)值不大，特別是事關(guān)廣大人民切身利益的檔案嚴(yán)重缺乏，造成想查的檔案查不到，直接制約服務(wù)質(zhì)量和利用效能。綜合類檔案館（室）綜合性不強(qiáng)，專門檔案各自為政、相互封鎖，各類博物館、圖書館、榮譽(yù)館、編研部門各守一攤，不少單位、部門和個(gè)人只圖自己方便，私存檔案，造成檔案資源分散甚至流失，難于綜合利用、形成整體效能。

上述問(wèn)題只是管中窺豹，但具有普遍性，我們只有結(jié)合各單位實(shí)際，才能治根本、見實(shí)效。

2 影響檔案館（室）提高服務(wù)效能的主要原因

能夠影響檔案館（室）提高服務(wù)效能的因素是多方面的，其相互關(guān)系和影響的方式也復(fù)雜多樣，但起決定性作用的，主要是人員、制度、手段等三個(gè)方面。

1）人員。現(xiàn)有的檔案人員隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)不合理、流動(dòng)快、素養(yǎng)低、專業(yè)人才短缺，與檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、對(duì)人員穩(wěn)定性要求較高的矛盾很突出；檔案部門高中級(jí)專業(yè)職稱編制崗位較少，職級(jí)晉升較難，檔案人員發(fā)展空間較小，工作積極性受影響，特別是對(duì)一些很有發(fā)展?jié)摿Φ哪贻p干部缺乏吸引力。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)普遍覺(jué)得檔案工作不太重要，抓檔案工作不上心、不積極，檔案工作經(jīng)常處于邊緣境地，擺不上重要議事日程。諸如此類的問(wèn)題都會(huì)影響檔案工作整體水平的提高，從而制約檔案服務(wù)利用效能的提高。

2）制度。西方發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)檔案工作都比較重視，制定了完備的法規(guī)，從大的政策到實(shí)際操作流程，從人員、經(jīng)費(fèi)到具體檔案，都有系統(tǒng)的、翔實(shí)的規(guī)范要求。例如：俄羅斯軍隊(duì)的檔案《條例》全文6萬(wàn)多字，內(nèi)容非常細(xì)致，從重大活動(dòng)到官兵個(gè)人津貼，操作性強(qiáng)，權(quán)威度高。我國(guó)檔案工作的各類法規(guī)制度多達(dá)上百部，大多偏重宏觀指導(dǎo)，缺乏配套規(guī)范，具體操作上難以把握，各類條例出自多門，由各級(jí)各類檔案部門獨(dú)立制發(fā)，往往標(biāo)準(zhǔn)不一，缺乏權(quán)威性和普遍適用性，也有的規(guī)定剛性不足、彈性過(guò)大，且缺問(wèn)責(zé)機(jī)制。具體在檔案工作實(shí)際中，存在執(zhí)行難、評(píng)估難、監(jiān)督難等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了依法開展檔案工作的力度。

3）手段。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，信息化社會(huì)深入發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用手段已經(jīng)難以滿足查檔用檔的需要，檔案信息化建設(shè)必將成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，但從現(xiàn)狀上看，雖然各單位都看到了檔案信息化的重要性，但是發(fā)展水平并不均衡。沒(méi)有翔實(shí)統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有配發(fā)統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。各單位雖有一些信息化的手段，但是都各自為政、自成一家，互不兼容，這都需要進(jìn)一步的改進(jìn)。

3 提高檔案館（室）服務(wù)效能的對(duì)策研究

提高檔案服務(wù)利用效能，需要從制度機(jī)制、工作方法、人員隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)施設(shè)備等多個(gè)方面想辦法、見實(shí)效，需要各個(gè)單位各個(gè)檔案館（室）的整體聯(lián)動(dòng)，需要檔案工作者和廣大受眾特別是檔案工作者和檔案利用人員共同努力。落實(shí)到某個(gè)館（室）檔案服務(wù)利用的具體工作，在提高效能上應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面作出努力：

1）完善檔案服務(wù)利用制度機(jī)制。對(duì)既有法規(guī)制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，該完善的完善，該借鑒的借鑒，形成能夠?qū)崿F(xiàn)效能最大化的檔案利用法規(guī)體系。可借鑒俄羅斯檔案《條令》內(nèi)容涵蓋多個(gè)方面，從重大活動(dòng)到官兵個(gè)人檔案甚至工資都要?dú)w檔，操作性極強(qiáng)，權(quán)威性很高；美軍建立專門的檔案定密解密機(jī)構(gòu)，配備專職人員，形成長(zhǎng)效機(jī)制；在各級(jí)編設(shè)類似美軍的檔案工作專業(yè)分隊(duì)，由檔案部門垂直領(lǐng)導(dǎo)。要樹立法規(guī)的權(quán)威性，提高落實(shí)和遵守制度的自覺(jué)性，形成常態(tài)化機(jī)制。通過(guò)開展經(jīng)常性教育，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作者的服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)，增強(qiáng)全體公民的檔案意識(shí)特別是依法存檔、交檔、用檔意識(shí)，使雙方都能夠依法履行職責(zé)義務(wù)、依法完成本職工作。

2）樹立服務(wù)至上的理念。檔案工作的根本目的是服務(wù)利用，要明確檔案工作為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)的宗旨。檔案從業(yè)人員要堅(jiān)持把服務(wù)當(dāng)作首要任務(wù)，緊緊圍繞為領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)工作和社會(huì)建設(shè)提供咨詢借鑒，為維護(hù)廣大人民合法利益提供歷史支撐。提高檔案服務(wù)利用效能，需要優(yōu)化流程、減少中間環(huán)節(jié)，避免內(nèi)耗和浪費(fèi)，更需要發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，使有限的資源最大化地利用。在服務(wù)方式上，從封閉、半封閉方式向開放方式的轉(zhuǎn)變；在服務(wù)手段上，從傳統(tǒng)的手工操作向規(guī)范化和現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。檔案服務(wù)利用環(huán)節(jié)是直接面向各方面利用者，是最有說(shuō)服力的宣傳。通過(guò)提供檔案，使檔案信息在各項(xiàng)工作和日常生活中發(fā)揮作用，利于廣大人民正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和檔案館（室）工作的重要性。這樣既能贏得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)對(duì)檔案館（室）工作的重視，又能在檔案文件的收集、保護(hù)等方面得到廣大公民的支持與幫助，有助于實(shí)現(xiàn)檔案館（室）工作良性循環(huán)[2]。

3）打造便捷高效檔案服務(wù)利用平臺(tái)。便捷高效的檔案服務(wù)利用平臺(tái)，需要打造一個(gè)能整合多類別、多來(lái)源信息資源，并能提供多來(lái)源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)。該平臺(tái)要以檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ)，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)通各級(jí)文檔部門，并對(duì)國(guó)內(nèi)各檔案館的信息資源進(jìn)行高度集成與整合，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨地區(qū)、跨部門的數(shù)據(jù)同步和一體化管理。

4 結(jié)語(yǔ)

提高檔案服務(wù)利用效能是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全方位聯(lián)動(dòng)努力，既要解決深層次矛盾，又要優(yōu)化結(jié)構(gòu)提升整體效果,只有做好這些，才能推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。