新形勢下做好事業單位文書檔案管理工作的探討

吳 迪

（河北省大清河河務中心，河北 保定 071051）

1 引言

文書檔案管理工作是各級事業單位辦公室工作的有機組成部分，隨著近年來我國信息化水平的提升，社會對文書檔案管理工作的管理方式和管理效率提出了全新的要求。為了應對全新的工作形式，事業單位部門應當積極地革新管理方式，從而為我國事業單位的發展提供優質的信息服務。

2 事業單位文書檔案管理存在的問題

2.1 事業單位領導人員的思想落后

通過對事業單位中文書檔案工作的現狀進行分析，可以發現在事業單位中的領導人員普遍關注文書檔案管理工作的效率，而忽視了其工作的質量。甚至還有部分事業單位中的領導干部忽略了文書檔案的管理工作，在他們看來，文書檔案的管理工作僅僅是一項輔助性質的工作，做好文書檔案管理工作沒有任何實踐性價值。所以，他們普遍地忽略了對文書檔案資料的保護和管理。在一個事業單位中，倘若某種工作無法引起領導的重視，這種工作將很難得到一定的發展。

2.2 文書檔案管理工作人員缺乏必要的專業素養

由于客觀條件的限制，當前在事業單位從事文書檔案管理工作的人員缺乏必要的專業素養。不僅如此，由于缺乏必要的人才引入機制事業單位無法及時引入專業的文書檔案管理人才，在文書檔案管理工作中工作的人員多為一些兼職人員，他們長期的從事兼職活動，而缺乏必要的專業素養。由于缺乏必要的專業素養，在進行文書檔案管理工作中，他們往往手忙腳亂即使付出了艱辛的努力也無法達到預期的文書檔案管理效果。因此，事業單位應當及時的制定相關措施改變這種情況。

2.3 事業單位檔案管理的設備和技術不適應

在科技日新月異的現代化社會文書檔案管理工作進行檔案管理方面改革勢在必行。但新形勢下事業單位為了實現創新發展在各個方面都投入了較大的資金，這也直接導致了事業單位資金的匱乏。也正是由于單位資金的匱乏，在文書檔案管理工作中資金投入就顯得有所欠缺了。當前事業單位所利用的文書檔案管理系統是非常陳舊的，它的運行速度慢、系統故障率高。而當前社會上已經出現了非常先進的文書檔案管理系統，相較于陳舊的文書檔案管理系統，它具有高效、故障率低、操作便利等特點，但當前事業單位沒有對檔案管理工作投入相應的軟硬件設施建設資金，因此，事業單位沒有足夠的資金引入最新的文書檔案管理系統，這是導致當前事業單位的文書檔案管理工作低效主要原因。為此，事業單位要合理的平衡各部門的資金投入，幫助文書檔案管理部門引入全新的文書檔案管理系統。

2.4 文件管理的標準化程度相對較低

由于國家缺乏相關的文件檔案管理標準，因此，在事業單位中文書檔案的管理工作特別混亂。各種檔案文書文件雜亂無章，這給檔案的檢索工作帶來了很大的困難。當前，事業單位中的檢索方式主要有兩種：首先便是人工檢索，其次便是新興的電子檢索，雖然很多事業單位已經將電子檢索應用到了文書檔案的檢索工作中，但由于缺乏有序的文書檔案整理，電子檢索無法發揮其應有的作用。

3 新形勢下推動文書檔案管理工作發展的具體方法

3.1 建立文書檔案管理系統

為了切實的提升文書檔案管理工作的工作水平，事業單位應當積極的推動文書檔案管理系統的建設。并充分利用文書檔案管理系統對電子文書檔案進行有效的整理，從而便于文書檔案的查閱工作。建立文書檔案管理系統可以有效的減小文書檔案管理工作工作人員的工作量，這也為工作人員參加專業的文書檔案管理專業培訓提供了便利。因此，事業部門應當積極地投入資金推動文書檔案管理系統的建設。

3.2 推動文書檔案管理工作模式的創新

在文書檔案信息管理系統的廣泛應用下，事業單位的文書檔案管理工作進入了一個全新的境界。為了進一步推動文書檔案管理工作的開展，事業單位應當積極的推動文書檔案管理工作模式的創新。事業單位可以利用信息化技術建立檔案管理內部局域網，并在網站上上傳非涉密檔案信息，從而便于用戶利用局域網查詢檔案信息。通過這種方式進行文書檔案管理可以有效地減輕工作人員的負擔，讓文書檔案工作人員有更多的時間考慮提升文書檔案管理工作水平的方法。

3.3 在文書檔案工作中融入風險管理的意識

在過去文書檔案管理工作中的安全隱患主要是火災和盜竊，在這種情況下，只需要事業單位做好現實中的安全防范便可以達到保護文書檔案的目的。而融入了信息化技術的文書檔案管理工作則需要創新網絡安全防護技術防止黑客的惡意攻擊。為了切實的保證文書檔案管理工作的安全性，事業單位可以聘請計算機專業人才，建立網絡防火墻防止外來人員的惡意破壞，從而有效的確保電子文書檔案的安全性。

3.4 建立一支現代化的文書檔案管理隊伍

新時代下文書檔案管理工作主要依據計算機進行管理，因此，事業單位應當積極的推動現代化文書檔案管理隊伍的建設。在文書檔案管理過程中，相關部門應當重視培養檔案人員的社會責任意識，同時，開展各種技術培訓工作提升工作人員的專業素養，從而保證文書檔案管理工作的可持續發展。事業單位要以提升文書檔案管理工作水平為目標，建立一支擁有充足的管理經驗并掌握著信息化管理技術的工作隊伍。

4 結束語

文書檔案管理工作與其他工作有著本質的區別，它需要工作人員具有高度的保密意識，同時，也需要有高度的專業素養。為了切實地實現文書檔案管理工作的科學性和創新性發展，事業單位部門應當重新審視對文書檔案的管理，并制定相應的目標利用現代化的科技水平來推動文書檔案的管理工作的開展。本文主要著重探討了推進文書檔案管理的相關方法和途徑，并為推進事業單位的文書檔案管理工作的開展提出一些建議。希望通過本文的研究能夠幫助事業單位制定出屬于自己的文書檔案管理模式，從而切實的提升我國文書檔案管理工作的工作水平。