有效提升事業單位人力資源檔案管理水平的幾點思考

南 靜

（河南省安陽市聾兒聽力語言訓練分中心，河南 安陽 455000）

1 事業單位人力資源檔案管理工作概述

人力資源檔案產生于事業單位日常人力資源管理的各個環節，是事業單位選人、用人、管人的重要參考憑證。具體而言，事業單位人力資源檔案管理工作具有集合性強、認可性強、功能性強等特點。第一，集合性強。以事業單位員工為單位，按照一定的方法、原則以及內容組卷，集中反映事業單位人力資源管理工作以及員工的各項情況[1]。二是認可性強。事業單位的人力資源檔案保管、移交手續都較更為嚴格，內部的人事資料不是雜亂無章的堆積，也不是任意編造和放進去的材料，而是充分得到當地人事組織部門以及本單位人事部門認可的個人材料。三是功能性強。大多數事業單位人力資源檔案資料主要應用于事業單位職稱評定、職位晉升、職位調動、獎懲等領域，并且與事業單位員工的工資福利待遇、工作年限計算等息息相關，具有很強的功能性。

2 事業單位人力資源檔案管理中常見的不足

2.1 管理制度不完善

制度是開展人力資源檔案管理工作的依據，是有效提升事業單位人力資源檔案管理水平的保障。然而，部分事業單位管理制度中的內容不健全，難以適應人力資源檔案現代化、精細化以及科學化的管理要求。一是人力資源檔案管理標準不明確，不同檔案管理人員整理資料的標準以及歸檔標準存在差異，后期甚至需要二次加工、重新處理，難以有效提升人力資源檔案管理效率[2]。二是人力資源檔案管理的分工不明確，人力資源管理部門與檔案管理部門之間缺乏有效配合，難以形成工作合力。尤其是在歸檔、更新等環節，更是無法保障相關工作的實效性。三是人力資源銷毀與更新制度不完善，許多失效檔案堆積于檔案庫，不僅占據檔案管理空間，也增加了管理難度。

2.2 人力資源檔案管理隊伍建設滯后

檔案事業，人才為先。事業單位是否擁有高水平的復合型人力資源檔案管理隊伍，將會直接影響到人力資源檔案管理的效率和質量。為此，一是培訓工作欠科學，沒有圍繞當下事業單位中常見的“審核難”、“認定難”、“把關難”等老大難問題開展培訓工作，導致培訓工作見效慢[3]。二是培訓方式單一，仍然停留在理論培訓的階段，難以提升人力資源檔案管理人員的實際操作能力。

2.3 人力資源檔案利用效益不高

實踐中，部分事業單位未對人力資源檔案信息進行綜合分析，未根據事業單位的工作需要來配置人力資源，難以發揮人力資源檔案在決策咨詢、人事管理中的有效作用。一方面，部分事業單位在引進人才、培訓人才的過程中，沒有充分了解事業單位當前的人力資源結構以及各個部門的人事情況，加之對現有員工的認識度不高，導致引進人才計劃和培訓人才計劃缺乏針對性，最終割裂了人力資源管理與人力資源檔案管理之間的聯系。另一方面，在選人用人、職稱評定、職位晉升過程中未充分查看并參考人力資源檔案，難以提升人力資源管理工作的精準性和科學性，弱化了人力資源檔案管理的效用。

3 有效提升事業單位人力資源檔案管理水平的對策

3.1 完善人力資源檔案管理制度，構建現代化的檔案管理體系

時期，單位要進一步立足于檔案現代化、精細化以及科學化建設的要求，明確人力資源檔案管理的內容、流程、分工和目標。一是要結合本單位的實際情況，出臺《人力資源檔案管理細則》《人力資源檔案管理工作考核細則》《人力資源檔案管理工作責任細則》等相關的規章制度，明確人力資源檔案的收集歸檔范圍、管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。其中，要重點關注管理內容與要求領域的制度建設。例如，新形成的人力資源檔案應及時歸檔，并經過鑒別、復核等程序；人力資源檔案在轉遞過程中必須要填寫《人力資源檔案轉出記錄表》《人力資源檔案借閱記錄表》。二是要明確人力資源檔案管理的分工。通常而言，人力資源管理部門要將產生的人事信息資料及時交由人力資源檔案管理部門，人力資源檔案管理部門則主要負責歸檔、鑒定、保管、銷毀、更新、轉出等具體的事務。三是要明確人力資源檔案銷毀與更新制度。對于辭職、辭退、離職等人員檔案復制件，經過一年或者兩年后即可以銷毀。按規定銷毀的人力資源檔案應當由檔案部門相關專責填寫銷毀申請單，并報檔案部門負責人批準。對于已經更新的人事信息資料，則應當及時歸入原有檔案中。

3.2 加快人力資源檔案管理隊伍建設，實現可持續發展

事業單位要著眼于人才建設工作，全面提升人力資源檔案管理人員的凝聚力、創造力以及戰斗力，為人力資源檔案管理工作夯實人力基礎。一是要科學設計培訓內容，重點解決“審核難”、“認定難”、“把關難”等老大難問題，提升人力資源檔案管理人員審核能力、認定能力、把關能力，確保人力資源檔案準確、真實、完整。二是要開展多種不同形式的人力資源檔案管理培訓活動，充分應用好實踐模擬、案例講解等方式，提升人力資源檔案管理人員的實操能力，避免理論培訓與實踐工作脫節。

3.3 綜合利用人力資源檔案，助力于人力資源管理工作

一方面，事業單位在引進人才的過程中，不僅要征求各個部門的意見，而且要對各個部門的工作量、人事情況進行綜合考量，確保人才引進科學。在這一過程中，尤其要重點關注事業單位的重要科室、重點業務部門，確保引進的人才能夠滿足相關科室或者部門的人才需求，實現資源配置最優。同時，事業單位也要立足于人力資源檔案信息，綜合分析員工的專業特長以及缺陷，明確事業單位人力資源優勢，制定更有針對性的分類培訓計劃，實現培訓效果最大化。另一方面，在選人用人、職稱評定、職務晉升過程中，必須要查看相關的人力資源檔案，全面了解相關員工的思想政治意識、獎懲情況、職務情況、履職經歷等等，真正將檔案資源用“活”。

4 結束語

新形勢下，事業單位人力資源檔案管理工作要堅持改革先行，轉變人力資源檔案管理理念與方式，解決實踐中常見的管理效能不足、利用效率不高等問題。為此，事業單位必須要進一步統籌人力資源檔案管理的各項資源，將該項工作作為一項長期化、系統化的工作加以對待。具體而言，一是要完善人力資源檔案管理制度，構建現代化的檔案管理體系；二是要加快人力資源檔案管理隊伍建設，實現可持續發展；三是要綜合利用人力資源檔案，助力于人力資源管理工作。相信在檔案管理人員不斷 開拓創新下，事業單位人力資源檔案能夠得到更深層次的管理、開發與利用，人力資源檔案管理工作會呈現出嶄新的面貌。