交通執法領域檔案管理問題研究

白四嬌

（寧津縣交通運輸局，山東 德州 253400）

現在，在我國的交通執法領域的檔案管理存在很多不足，其中一些對執法的發展產生了嚴重影響。本文的重點是改善交通執法領域的文件管理，以確保交通運輸業務的持續健康發展。

1 交通執法領域檔案管理的重要性

運輸業對經濟和社會發展具有重要影響，運輸業的健康發展可以直接促進社會經濟的發展。交通執法是交通運輸和交通事務中及其關鍵的部分。檔案管理在交通執法中尤其重要。交通執法檔案是交通管理部門執行交通執法時創建的各種文本、音頻、視頻和電子文檔。這些材料具有極大的使用和研究價值，是交通執法人員的真實記錄，并且是保護道路產權的重要證明。交通執法文件和交通管理是緊密聯系的。兩者都是必不可少的。近年來，由于交通執法事務中經常發生違法違規行為，如道路產權補償案件、當事方不配合執法、對法律的暴力抵制等，執法檔案特別以“主題教育”為宗旨活動，充分利用執法文件，深入分析和數據分析，與服務目標的積極聯系，擴展工作思路，改進執法流程，減少批準時間限制，提高工作效率并在法律上取得巨大的經濟效益和社會效益執法過程：做好交通執法檔案管理，不僅可以提高檔案的使用效率，而且可以為交通運輸和領導決策的經濟社會發展提供科學、準確、有效的指導。

2 目前我國的交通執法領域檔案管理所存在的問題

對于交通執法機構而言，現在的檔案管理中還有很多的不足之處，具體表現在以下幾點。

1）對檔案管理的重要性缺乏了解。在交通執法部門中，檔案管理人員僅執行托管人的職責，而檔案的價值并沒有真正發揮作用。特別是一些基層部門沒有專職的檔案管理人員。資料未及時組織和分類，造成資料不完整或者丟失，無法進行檔案管理。對于交通部門的依法行政水平的建設是非常不利的，同時對于規范執法隊伍建設也是非常不利的。

2）提高檔案管理人員素質。檔案管理是專業性非常強的工作，需要極強的專業水平，但是因為人事制度的限制，制約了交通執法單位的建立，人員緊張，有的交通執法機構的檔案管理部門大多是年齡偏大、能力不高的人。這些人員大多都沒有接受過音頻和視頻文件的系統性培訓，尤其是在信息技術水平較高的情況下。這使檔案的收集、分類和歸檔顯得不規則，并影響了檔案管理的發展。

3）檔案管理未形成有機整合。當前，交通執法機構在沒有建立集成管理系統的情況下把在執法過程中形成的檔案管理與文書分開管理，這種分開的管理，由于無法形成有效的聯系而無助于檔案的形成、管理和利用。有的交通執法機構僅關注文書檔案的組織和分類，而不關注常規文件。特別是，某些文本、音頻和視頻文件未及時組織，對于整個執法過程中形成的文件，并且沒有專門負責視聽的部門，數據沒有被歸檔和組織，不利于檔案管理工作的開展。

4）檔案管理技術水平不高。隨著社會的發展和發展，對檔案信息工作的要求越來越高。當前，交通執法機構正在各級實施檔案管理信息化，但起初使用管理軟件，在記錄、編目和檢索過程中沒有進行檔案信息的數字化管理，也沒有達到資源共享，造成檔案資源的利用率比較低，社會對檔案的需求下降。

5）僅對歸檔資源數據進行深入分析是不夠的。開展交通執法工作，會形成大量的業務和技術檔案，如果不能合理的、高效地進行管理，進行全面的分析和利用，將導致大量的有效統計數據丟失，不合理的使用這些數據資源來對執法程序進行改善，提升執法服務，在最大程度地利用檔案資源價值，也就不利于提高交通執法的效率和執行水平。

3 加強交通執法領域檔案管理的措施

針對交通執法機構檔案管理中目前存在的主要問題，提出了以下解決方案。

1）提高對交通執法領域中檔案管理重要性的認識。部門主管應加深對檔案管理的理解，將檔案管理納入部門的年度工作計劃，與其他任務一起計劃和分發，并有效解決和執行檔案管理所需的人力、財力和物力問題。通過對檔案管理的嚴格評估，提升檔案管理的影響力，對于在檔案管理工作中存在的問題和阻礙及時進行了解及解決，重視檔案收集和管理的工作。

2）加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員不僅是數據管理人員，而且還是最新文件信息管理技術的專家。為了提高交通執法文件管理的水平，需要不斷地提升檔案管理人員的專業素質。檔案管理人員要具備不斷學習的思想，定期進行專業的學習，不斷提升自己的知識儲備，提高綜合素質。

3）完善執法檔案管理系統和機制。由于執法文件的特殊性，包括文本、音頻和視頻材料的收集和分類，因此有必要不斷構建完善的檔案管理系統，配置各種管理系統以滿足目標，指定特定部門和管理人員并實施責任制。無論是文本還是音頻和視頻資料，都是一個完整的系統，可以執行收集、分類、綁定和歸檔中的檔案管理工作，并進行統一管理和加強之間的連接，讓檔案管理工作變得常態化、正規化、科學化。同時，必須重視檔案信息的保密性，避免出現泄密的情況。

4）加強執法檔案管理的科技化發展。信息技術在不斷的進步，交通執法領域對的檔案管理工作也要不斷地提升，轉變信息管理方式，充分利用便捷的軟件管理手段，發展和增強先進的管理技能，使檔案管理更加技術化和信息化。通過管理中準確的信息化應用程序，特定的應用程序任務來自動分類、組織和分類執法文件信息，并通過掃描和其他方法實現文件管理的多用途自動化。

5）加強對交通執法領域檔案管理的數據分析并提高檔案管理的社會經濟效益。傳統的檔案管理不再能夠滿足日益增長的信息需求。檔案管理部門的工作包含了檔案數據的挖掘以及檔案存檔的工作。通過對檔案資料數據進行深入分析，使交通執法案件更加的科學、合規、合理，更好地為經濟社會發展提供服務。通過對文件數據的分析和大宗運輸行政許可的處理，使行政許可更加合理科學、快捷方便。示例：根據行政部門的需求，研究是否可以進一步縮短篩選和批準的期限，是否方便人們處理業務以及是否能外出進行審核和批準。通過以秦皇島市大規模運輸的行政許可證為例。執法檔案數據分析創造性地提出了“減少程序，提高效率”的工作方法，批準截止日期從原來規定的15天縮短為5個工作日，從而在同一天完成了免調查的申請，并且擁有大規模的運輸管理許可證，通過電話即可辦理。在家就可以進行申請高價運輸許可證，這樣給運輸企業帶來巨大的經濟利益。這種做法已得到地方和市政領導人的充分肯定，并已在河北省上推廣和應用。

4 結語

信息時代在不斷的發展，信息技術在社會發展的各個領域中被廣泛應用，檔案管理工作的方式和理也在不斷地改變。交通執法管理信息化已成為適應時代發展的必然趨勢，為交通信息檢索提供了極大的便利，極大地促進了其建設，改變了傳統的記錄管理方法。促進了交通運輸的發展與進步。交通執法領域的檔案是非常重要的信息資源，檔案是組織進行各種內部決策的基礎，是無形資產。健全的檔案管理制度對于運輸行業的發展是非常重要的。交通執法主管部門必須重點關注檔案管理工作，建立規范的管理體系，加強檔案管理隊伍建設。