醫(yī)院檔案數(shù)字化中的安全保密管理要點

何碧怡

（肇慶市中醫(yī)院，廣東 肇慶 526000）

進入21世紀，我國的互聯(lián)網(wǎng)和科學技術得到了快速的發(fā)展，而在科學技術快速發(fā)展的同時，其數(shù)字化和智能化的建設在社會中的應用越來越廣泛，其中醫(yī)療行業(yè)就是其中之一。在醫(yī)院的管理中，檔案管理一直都是其中的重要工作，通過檔案管理可以為以后的醫(yī)療工作提供資料，而隨著醫(yī)院數(shù)字化的建設，其數(shù)字化的檔案管理水平越來越高，但是在數(shù)字化的檔案管理中，安全保密工作不可忽視，這時通過提高安全保密人員的管理水平，并健全安全保密制度等提升醫(yī)院檔案數(shù)字化的管理效率。

1 檔案數(shù)字化概述

在企業(yè)的管理中，檔案管理是一項重要的工作，通過檔案管理可以將企業(yè)中的資料進行系統(tǒng)化的管理，為以后的工作提供資料支持。我們常說的檔案主要是組織或者是個人在社會實踐活動中形成的具有記錄作用的信息，這些信息可以對企業(yè)的管理提供資料支持，而隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，檔案管理越來越重要，其具有相應的清晰性和確定性，通過檔案管理可以讓企業(yè)能夠為以后的發(fā)展提供支持。但是隨著我國信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化和智能化的建設越來越普遍，數(shù)字化的管理方式在各行各業(yè)應用也較為廣泛，我們常說的數(shù)字化檔案管理就是借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術將檔案的信息進行信息化的處理，例如將我們常見的一些資料和圖片進行掃描，將其錄入到計算機中，這樣可以將其儲存到計算機中，常見的有掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝以及激光技術等，通過數(shù)字化的技術將原本的檔案轉化為數(shù)字化形態(tài)，這樣可以能夠快速地識別和處理其信息，并對其資料進行存儲、組織、檢索和維護，進而提高檔案數(shù)字化管理水平。故此，在醫(yī)院的檔案管理中，采用數(shù)字化的管理方式可以改變以往的管理方式，通過數(shù)字化的信息手段可以縮短人工管理的時間，讓工作人員在檔案管理中能夠提高工作效率，提高檔案管理的水平和質(zhì)量，同時借助數(shù)字化檔案管理的方式也能夠將繁雜的檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化，并保障檔案信息的安全共享，提高檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，并保障數(shù)字檔案的質(zhì)量。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化中安全保密管理中常見的問題

2.1 安全保密管理意識淡薄

在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中意識淡薄是其中的重要問題。在以往的檔案管理工作中，管理人員一般都是采用傳統(tǒng)的管理方式，這就導致在進行檔案的管理工作中對檔案的信息安全意識淡薄，而隨著檔案數(shù)字化管理方式的運用，人們也無法認識到其檔案信息數(shù)據(jù)的安全意識的重要性，進而導致醫(yī)院檔案數(shù)字化的管理存在漏洞。

2.2 安全保密管理制度不健全

在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中，安全保密管理制度不健全也是其中的不足之處。在醫(yī)院的管理中，其檔案信息和數(shù)據(jù)較多，采用數(shù)字化的管理之后，與傳統(tǒng)的管理方式存在較大的差別，加上安全保密管理制度不健全，缺乏對檔案信息的安全保密監(jiān)督，進而影響安全保密管理，同時醫(yī)院檔案安全的法規(guī)滯后，一些醫(yī)院在進行檔案的管理中，其安全法規(guī)長時間沒有進行更新和創(chuàng)新，導致其落后于信息管理工作，從而影響醫(yī)院檔案數(shù)字化安全保密管理。

2.3 安全保密管理人員綜合素質(zhì)不佳

在醫(yī)院數(shù)字化檔案管理中，安全保密管理人員綜合素質(zhì)不佳也是其中的重要因素。在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中，管理人員的綜合素質(zhì)水平直接影響管理水平，一些管理人員缺乏數(shù)字化管理的培訓，對安全保密管理工作認識不到位，這些都會影響到醫(yī)院檔案數(shù)字化安全保密管理工作的開展。

3 醫(yī)院檔案數(shù)字化中的安全保密管理要點

3.1 健全安全保密管理制度

在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中，健全安全保密管理制度是其中的重要內(nèi)容。在安全保密管理中，制定相應的規(guī)則和規(guī)范是其中的重點，如果缺乏相應的安全保密管理制度會影響其工作效果。這時一方面要健全安全保密管理制度，根據(jù)醫(yī)院的運轉情況制定相應的規(guī)范和要求，這樣可以做到權責一致，將安全保密管理的工作落實到每個管理人員的身上，進而提高管理人員的責任感和積極性，同時要完善各項檔案數(shù)字化的安全保密法律法規(guī)，在醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理中，可以根據(jù)醫(yī)院的檔案管理情況完善安全保密制度，包括其中的檔案數(shù)字化選用加工公司進行公開招標的管理制度以及檔案的出入庫管理制度以及借還制度等，通過《中華人民共和國保密法》以及《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相關法律法規(guī)的要求，可以保障醫(yī)院檔案的安全，就算檔案出現(xiàn)問題也能夠找到相應的證據(jù)，進而提高醫(yī)院檔案數(shù)字化安全保密管理水平。故此，在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中，通過健全和完善醫(yī)院檔案的安全保密管理制度，加強對檔案信息安全的管理，進而提高醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理水平。

3.2 加強對安全保密管理人員的培訓

在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中，加強對安全保密管理人員的培訓也是其中的重要環(huán)節(jié)。在醫(yī)院的檔案管理中，管理人員的水平直接影響安全保密的管理制度，一些管理人員由于年齡以及管理理念等因素導致安全保密管理水平落后，加上缺乏相應的技術培訓進而影響安全保密管理水平的提升。因此，在安全保密管理中，要加強對管理人員的技術培訓，聘請專業(yè)的安全保密管理專家對醫(yī)院的檔案管理人員進行培訓，針對管理人員在安全保密管理中的問題進行針對性地培訓，這樣可以讓管理人員了解自己的管理水平，并進行相應的提升，這樣可以保障安全保密管理人員的水平，同時醫(yī)院可以引進先進的安全保密管理人才，醫(yī)院在檔案管理中，其管理人員的年齡相對來說較大，對安全保密管理方面的知識學習無法與社會發(fā)展相適應，這時醫(yī)院要引進先進的安全保密管理人才，建立一支高素質(zhì)能夠運用高科技手段處理電子檔案的人才隊伍，這樣可以提高安全保密管理水平。

3.3 加強對安全保密管理工作的監(jiān)督

在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理工作中，加強監(jiān)督工作也是其中的重點。為了保障醫(yī)院檔案數(shù)字化的管理工作正常進行，加強對安全保密管理工作的監(jiān)督也至關重要，加上檔案管理工作較為繁雜，更加需要對各個環(huán)節(jié)做好監(jiān)督，因此，在醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理中，要對安全保密環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，制定相應的責任制，對各個管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，避免安全保密管理工作流于形式，將其落到實處，這樣可以提高安全保密管理水平，同時可以成立檔案數(shù)字化的領導小組，通過設置辦公室，并明確監(jiān)督職責和安全保密管理職責，這樣可以將監(jiān)督的責任落到實處，進而提高安全保密管理質(zhì)量，此外可以制定合理的檔案管理方案，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中，由于其檔案管理內(nèi)容較為繁雜，在進行安全保密管理中可以選擇正確的軟件系統(tǒng)，通過專業(yè)性較強的數(shù)字化軟件系統(tǒng)對安全保密管理工作進行監(jiān)督，并對檔案加工過程中遇到的問題進行分析，并對其進行改善，這樣可以節(jié)省大量的人力，提高安全保密管理的水平，增強檔案數(shù)字化管理的安全性。

3.4 加強細節(jié)管理

在醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理中，加強細節(jié)管理也是其中的重要途徑。醫(yī)院在進行檔案的數(shù)字化管理中，更多是重視整體的管理，對一些細節(jié)方面的管理不重視，進而導致醫(yī)院的安全保密管理出現(xiàn)問題，這時就需要加強細節(jié)管理。首先在進行醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中，要禁止安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和外圍設備，這樣可以讓醫(yī)院的數(shù)字化管理與其他的網(wǎng)絡隔離，避免出現(xiàn)泄漏的問題，影響醫(yī)院檔案的安全保密，其次，要定期對醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理進行定期的檢查，針對醫(yī)院檔案中重要的電子文件進行安全有效的檢查，如果發(fā)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)有損失，要及時采取措施進行修補，保障醫(yī)院檔案的安全，同時在醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理中，要加強數(shù)字化信息存儲設備的管理，通過建立數(shù)字化的信息存儲方式，可以實時了解醫(yī)院檔案的信息儲存情況，遇到問題可以及時收到消息，這樣可以提高醫(yī)院檔案數(shù)字化安全保密管理水平，避免醫(yī)院數(shù)據(jù)資料的丟失。

4 結語

總而言之，在醫(yī)院的檔案管理中，加強對檔案的安全保密工作是其中的重點，尤其是在數(shù)字化管理的背景下。因此，在醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理中，要制定規(guī)范嚴格的安全保密制度，做到權責一致，并加強對數(shù)字化信息的儲存管理，加強對安全保密管理的監(jiān)督，避免管理工作流于形式，無法落實，并做好對安全保密人員的培訓，提高管理水平，這樣從各個細節(jié)方面提高檔案數(shù)字化安全保密管理水平，構建完善系統(tǒng)的檔案信息安全保密防護體系，確保檔案數(shù)字化過程中不失泄密，從而實現(xiàn)數(shù)字化加工檔案原件和信息安全管理效果的最大化，使檔案數(shù)字化信息更好地服務于廣大人民群眾。