大數據時代背景下的高校檔案管理策略研究

章桂韶

（國防大學教研保障中心政治工作檔案室，北京 100091）

目前，我國已經全面地進入了大數據的時代，對各方面都有著重要的價值作用，也為高校檔案管理工作帶來了前所未有的繁榮與發展機遇。“大數據”是現如今社會上的熱點問題，對各行業的發展有著顯著的作用，使人們意識到大數據的重要性。如何利用大數據進行高校檔案管理，將檔案管理智能化是每一位方案管理者應思考的重要問題。大數據的運用為檔案管理者帶來了機遇，同時也帶來了挑戰，大數據在提高管理效率的同時還能節省大量的人力、物力。因此，在新形式的背景下，高校檔案管理者應加強該方面的學習，充分體現出大數據管理的優勢。

1 提升檔案管理者的素質

高校擁有眾多高科技人才，檔案智能化管理也應隨之提升。所以，高校要加強檔案管理者的培養力度，提高大數據的管理思維，保障他們不僅要具備專業的技術技能，還要提高計算機、信息技術等方面的知識，尤其是計算機系統和網絡維護、安全等水平，提高大數據信息管理工作的有效性、安全性以及科學性。學校方面要重視基礎性的工作管理，提升管理中的各個環節，使相關人員形成良好的服務意識，提高服務質量與水平。例如，學校方面應當強化檔案管理者的再教育，從而適應大數據時代下對檔案管理者的需求，加強知識的學習，提高技術技能，開拓管理視野，提高檔案管理水平，從而適應大數據時代檔案管理的工作需求。

2 完善管理機制，適應大數據時代智能化管理的需求

檔案信息資源中存在邏輯性的關聯，一旦錄入信息就會形式數據庫、數據字段等。在計算機網絡化管理中，校方要盡早完善數字化檔案信息，建立全面的、有效的智能化管理機制，并進行統一化的管理，提高數據庫的安全性與完整性。建立完善的管理機制的關鍵在于規范檔案的管理體系，確保管理工作的順利開展。規范的管理體系應對管理工作者的每一個步驟都進行規范化處理，提出相應的要求。例如，在接受檔案時，管理中要如何做，歸檔時要怎么做等，并給出詳細的步驟。另外，安全問題是檔案管理的重要部分，管理人員必須要具備足夠的安全意識，嚴格執行每一個規定步驟。在新型的數字化貯存技術的支持下，可以幫助其制定有效的技術方案，使大數據檔案管理更加安全、標準，既能保證實時的查詢與瀏覽，也能對檔案進行加密處理。在大數據的背景下，在統一標準的引導下，各部門之間應加強聯系，以保證檔案信息網絡的通暢。首先可以制定相關的制度措施，加強部門間的溝通與交流；其次是定期舉辦部門員工的聚餐與聯誼活動，并進行面對面的經驗交流，使大數據檔案管理可以順利的推動與發展；最后，要對檔案管理者進行專業的培訓，提高他們的工作效率。

3 建立現代化檔案管理理念

傳統的檔案管理比較復雜、繁瑣，需要進行不斷地重復工作，浪費了大量的時間和人力。在大數據的背景下，隨著檔案數據的不斷增加，需要保存和管理的檔案也隨著增加，所以相關的檔案管理者應及時更新管理理念，建立現代化的管理理念，利用大數據建立智能化的高校檔案管理模式。首先，校方要做好宣傳工作，讓學校教師與學生了解檔案信息化的管理方式，從而滿足需要查閱資料的師生的要求。例如，可以邀請專業人士來校進行關于大數據的講座，將教師與學生進一步的了解大數據的作用、價值，然后進行不記名的意見反饋，了解大家對大數據的看法最后根據反饋的內容進行深入的宣講，讓全體人員能深入地了解到大數據下檔案管理的具體實施方法。良好的宣傳效果是建立現代化檔案管理的基礎，也要樹立為全校人員服務的意識。

4 依托先進設備

就目前的狀況來看，大數據檔案管理仍然處于初級階段，并且出現了發展水平失衡的狀況，缺乏較高的自動化水平，缺少智能化管理設備。大數據下智能管理需要有智能化、高科技設備的支持，如果沒有這些支持，智能化管理只能是紙上談兵。因此，要想實現智能化管理，就要建設先進的計算機網絡，確保信息化管理整體效果的提高。只有在先進的設備支持下，高校大數據檔案管理智能化才能實現。

總而言之，在大數據的背景下，利用電子設備與信息技術進行檔案管理已經是社會發展的趨勢。面對這樣的趨勢，高校應及時轉變傳統的檔案管理思路與方案，加強大數據檔案管理的宣傳與學習，從根本上推智能化管理的發展。檔案對于每一個單位的建立都有著非常重要的作用，尤其是在如今的形勢下，人們接觸和需要的信息會增加，因此，相關人員要做好檔案管理的工作，將數據資源的優勢充分地發揮出來。高校作為人才的培養基地，更應該加強大數據背景下智能化檔案管理，從而促進高校的發展。