醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理策略及建議

李海峰

（大理大學(xué)第一附屬醫(yī)院，云南 大理 671000）

醫(yī)院是專門救死扶傷，緩解病人病痛的場所。在醫(yī)院OA系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，每天都會產(chǎn)生大量的電子檔案信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，這些電子檔案具有一定的特殊性。只有對這些電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理，保證電子檔案信息管理效率，才能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保證。

1 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的特點(diǎn)

1）非常依賴辦公設(shè)備的運(yùn)行。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開展，需要工作人員使用計(jì)算機(jī)及OA系統(tǒng)軟件等辦公設(shè)備才能夠完成。即在電子文件完成歸檔之后，工作人員需要借助這些辦公設(shè)備，對這些電子檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的閱讀。如果沒有這些辦公設(shè)備，那么電子檔案信息的產(chǎn)生、傳遞以及識別將無從進(jìn)行。

2）連續(xù)性與可塑性。醫(yī)院OA環(huán)境下，一份電子檔案信息的創(chuàng)建，需要經(jīng)過起稿、核稿、會簽、簽發(fā)、生成以及歸檔等過程。而這些過程需要在起草部門、辦公室、會簽部門以及信息管理部門等多個部門的共同努力下才能夠完成。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，電子檔案歸檔管理的完整性就會受到影響。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案具有連續(xù)性特點(diǎn)。另外，這些職能部門還會在其職責(zé)范圍內(nèi)，對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案也表現(xiàn)出了可塑性特點(diǎn)[1]。

3）資源共享。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，由于時(shí)間與空間的限制，實(shí)際的檔案利用率并不高。而電子檔案的管理工作主要是借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來完成。電子檔案中的信息可以直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成傳遞和查閱，且可以被多個科室的人同時(shí)查閱。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案有著較高的資源共享性。

2 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理策略

1）電子檔案資料的收集。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開展，需要檔案管理人員需要進(jìn)行各種電子文件資料、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)以及信息處理參數(shù)的收集。首先，電子檔案的形成過程，就是相關(guān)信息編輯、修改以及辦理的過程，所以將有價(jià)值的電子文件進(jìn)行定稿保留有著非常重要的意義。其次，檔案管理人員不僅要對存儲在磁盤、硬盤等介質(zhì)中的電子檔案進(jìn)行歸檔，還需要對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中或者云中的電子檔案進(jìn)行歸檔。歸檔后的電子檔案需要保證格式的統(tǒng)一。與此同時(shí)，檔案管理人員還要填寫登記表，并將登記表與電子檔案保存在一起，為后續(xù)的查閱提供便利。

2）電子檔案的歸檔。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開展，必須要對電子檔案的歸檔工作予以高度的重視。首先，要對電子檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確。即結(jié)合國家針對紙質(zhì)文件的歸檔規(guī)定和醫(yī)院電子檔案的形成特點(diǎn)，對電子檔案的背景信息與元數(shù)據(jù)進(jìn)行明確。其次，對電子檔案的歸檔要求進(jìn)行明確，即完善電子檔案歸檔規(guī)章制度，確保相關(guān)部門可以按照要求對電子文件進(jìn)行編輯與整理，并將符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案傳輸至醫(yī)院的檔案管理部門，最后由檔案管理部門將電子檔案存儲到相應(yīng)的脫機(jī)載體上。再次，對歸檔時(shí)間進(jìn)行明確。一般情況下，醫(yī)院電子檔案的歸檔時(shí)間主要包含兩種：一種是邏輯歸檔，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行；另一種是物理歸檔，不僅需要將數(shù)據(jù)信息存儲到相應(yīng)的介質(zhì)上，還需要按照紙質(zhì)檔案的要求來完成。最后，對電子檔案的歸檔流程進(jìn)行明確。通常情況下，醫(yī)院電子檔案的歸檔流程主要包含以下幾步：第一步鑒定、第二步檢測、第三步歸檔、第四步整理、第五步存儲、第六步移交[2]。

3 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理建議

1）統(tǒng)一電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案部門只負(fù)責(zé)檔案的接收、整理以及歸檔，針對檔案信息的前期處理，則由文書部門負(fù)責(zé)。在醫(yī)院OA環(huán)境下，為了提升電子檔案管理的工作效率，需要對這兩個部門的管理體制進(jìn)行規(guī)范，即由統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排這兩個部門的工作任務(wù)與工作目標(biāo)。同時(shí)，這兩個部門也要彼此之間做好配合。其次，將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一，明確檔案管理的流程標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的規(guī)范性。即電子檔案要以檔號命名，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和歸檔的時(shí)候，也要使用相同的檔號。這樣，不僅可以提升檔案的利用效率，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，將檔案信息的利用作用充分發(fā)揮出來。最后，對技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。即針對OA系統(tǒng)中的檔案管理流程設(shè)計(jì)，不僅要保證系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性和應(yīng)用性能，還要統(tǒng)一處理相應(yīng)的關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，例如數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)等。只有這樣，才能夠?qū)⒉煌愋偷碾娮訖n案由OA系統(tǒng)順利的流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中。

2）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。首先，醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案的應(yīng)用雖然為用戶提供了極大地便利，但是相應(yīng)的信息安全也面臨著巨大的威脅。尤其是電子檔案信息的共享依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳輸。而網(wǎng)絡(luò)安全問題的存在又提高了電子檔案的安全管理難度。對此，醫(yī)院需要加強(qiáng)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行檔案安全預(yù)警預(yù)報(bào)信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，并對電子檔案安全應(yīng)急指揮與保障體系進(jìn)行完善。其次，電子檔案的管理需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，而網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，又會使電子檔案面臨著內(nèi)容被破壞，文件無法打開等風(fēng)險(xiǎn)。對此，OA環(huán)境下，電子檔案的管理，不僅要對檔案的存儲載體進(jìn)行保護(hù)，還需要對采取各種各樣的信息安全技術(shù)與措施，例如信息安全防范技術(shù)、信息加密技術(shù)、信息認(rèn)證技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及信息備份技術(shù)等[3]。最后，與紙質(zhì)檔案最大的不同之處在于，電子檔案的修改沒有任何痕跡。通過網(wǎng)絡(luò)將同一份文件發(fā)送給多位用戶，還可能導(dǎo)致文件信息泄密等問題的出現(xiàn)。對此，為了提升電子檔案的安全性與真實(shí)性，檔案管理人員在對檔案資料進(jìn)行處理的時(shí)候，需要注意以下幾方面。第一將電子檔案轉(zhuǎn)化成PDF格式，并進(jìn)行防偽水印的添加，進(jìn)行電子公章的加蓋。第二對重要文件進(jìn)行加密處理，并做好電子簽名。第三注重訪問控制、權(quán)限控制以及仿寫等技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。第四對用戶的使用權(quán)限進(jìn)行限制，使其只有權(quán)限讀取信息，而無權(quán)限修改信息、復(fù)制信息。

3）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。醫(yī)院OA環(huán)境下，檔案管理工作較之以前有了很大的不同。要想提升電子檔案管理水平，檔案管理人員不僅要與各部門的工作人員進(jìn)行有效的溝通，還要獲得其他工作人員的配合與幫助。所以，只有提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，才能夠?yàn)闄n案管理工作的正常開展提供保證。首先，要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其具備扎實(shí)的電子檔案管理專業(yè)理論知識和較強(qiáng)的文字處理能力。其次，要提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力，確保其可以熟練操作電子檔案管理軟件和OA系統(tǒng)[4]。

4 結(jié)語

鑒于醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的特殊性，加強(qiáng)電子檔案的管理具有十分重要的意義。對此，檔案管理人員需要對電子檔案資料的收集以及電子檔案的歸檔工作予以高度的重視。而要想有效提升醫(yī)院電子檔案管理水平，還必須要統(tǒng)一電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)電子檔案的安全管理、提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。