企業檔案數字化管理存在的問題及對策探究

周 莉

（云南磷化集團有限公司，云南 昆明 650600）

伴隨信息時代的到來，促進了數字化模式在企業檔案管理中的廣泛運用。而這種全新的管理模式，推動了企業的生產經營[1]。相比于一般的檔案管理，檔案數字化管理具有明顯的優勢，是企業充分強化檔案管理的核心方法。另外，使企業檔案管理模式實現數字化已經變成了核心的發展趨勢之一，筆者覺得在未來的工作中企業應該對檔案數字化管理工作引起高度關注。

1 企業檔案管理實現數字化的重要性

1.1 有助于科學保管以及利用企業檔案

國內大部分企業在檔案管理的開展過程中，經過采取數字化的模式，可以提升檔案管理工作的綜合品質與效率，這是由于在以前的檔案管理模式下，企業管理員或者檔案管理員一般會重復借閱檔案，會損壞檔案，不但不利于企業檔案的有效保存，而且無法有效開展企業檔案的相關管理工作[2]。目前，企業檔案的使用頻率逐漸增多，假如還是采取以前的管理模式，已經難以更好地滿足檔案使用人員的現實需求，一定要采取數字化模式，如此不但可以便于檔案的有效使用，而且可以很好地處理檔案存儲不易的相關問題。

1.2 有助于提升企業檔案管理水平

現如今，以前的檔案管理模式已無法更好地滿足現實需求，一定要使檔案管理模式實現數字化，如此企業就可以準確、及時地記錄檔案，以便后期取用。使檔案管理模式實現數字化，可以充分提升企業檔案管理的綜合水平，而且可以在第一時間發現企業檔案管理工作存在的問題，并且采用有效地應對策略，使企業的管理水平獲得提升。

2 企業檔案數字化管理中存在的問題

2.1 數字化檔案未獲得充分開發以及利用

在檔案數字化管理中，企業一般容易忽略檔案數字化的重要價值。在批量數字化的時候，對于檔案錄入的漏錄和錯錄、檔案的掃描成效、錄入檔案的像素格式以及檔案的原數據挖掘等，不具備標準、規范的品質要求，使得檔案數字化品質不高，檔案未獲得充分利用。

2.2 檔案管理員的綜合素質與能力不足

企業檔案管理員人員流動性大以及兼職人員很多，存在整體素質不高、隊伍結構失衡以及人才總量少等問題，不利于企業檔案管理的可持續發展[3]。針對檔案數字化管理導致的模式、流程以及技術等變化，檔案管理的相關內容不再只限于檔案可以查到、保管好以及收好，面對工作要求與工作數量的雙倍壓力，崗位邊緣化等因素對兼職檔案管理員的工作主動性產生了影響，從而出現工作質量與效率不高等問題。

2.3 檔案數字化信息安全管理水平不高

在檔案數字化管理工作中，企業還是在安全管理上存在一些漏洞。以前的立卷歸檔通常采用“四分法”，使得在技術操作方面進一步忽視了保密要素，數字化管理過程中未對非密級文件資料與涉密文件資料進行有效區分，在借閱以及使用檔案的時候，也許會產生信息泄露等問題。

3 如何優化企業檔案數字化管理

3.1 加強重點項目的檔案數字化管理，提升檔案使用價值

牢牢抓住重點項目的檔案數字化管理工作，保證完整地搜集以及保管重點項目檔案。在工程項目初期，創建對應的檔案工作制度，并且實現有人專管，有領導分管，有序、合理地開展工程檔案工作。按照重點項目的現實情況，有效開展建章建制工作，創建檔案的收集以及保管等制度，使檔案管理工作有章可循[4]。對工程檔案的審核驗收關進行認真把控，充分了解檔案的具體要求，根據目錄逐項清點檔案是否保管安全、整理規范以及收集完整，經過嚴格審查以及驗收各種檔案資料以及各個步驟，使檔案管理員投入大量的精力以及人力，加強重點項目的檔案管理，保證重點項目各種檔案資料規范、完善。

3.2 加強檔案數字化保密管理，確保檔案信息安全

充分提高檔案管理員的保密意識，讓檔案人員全面了解到保證數字化檔案建設屬于一項綜合性以及保密性強的工程，在檔案數字化管理的實施中，一定要由檔案人員親自動手操作，尤其是部分比較關鍵的人事檔案，確定數字化的具體歸檔權限，不允許檔案數字化外包，檔案人員一定要充分提升保密意識[5]。提升檔案信息的安全性，將網絡特點充分結合起來，采用防火墻、備份以及信息加密等保密策略，避免數字化信息的廣泛傳播，經過創建數字化保密檔案，為企業可持續發展進一步提供良好的檔案信息服務。實施檔案數字化管理的相關保密策略，集中管理涉密檔案資料。使用有效的管理策略，對工作策略進行完善，在檔案數字化管理中，嚴格管控涉密案卷的權限，查閱涉密檔案資料，通過審批流程的批準后才能查閱，不允許隨意摘抄、復制、對外提供以及借閱，不允許出現各種違規行為。

3.3 加強檔案管理員培訓，提升檔案管理員的綜合素質

擁有一支綜合素質超強的檔案管理隊伍，是提升檔案數字化管理價值的重點。檔案工作屬于一項業務性非常強的工作，尤其是在今天，需要檔案管理員具備很強的業務能力與大量的業務知識，還要充分掌握網絡、計算機以及有關軟件的具體操作流程[6]。于是，強化檔案管理員的教育培訓，一方面要提升員工的業務素質，明確專職檔案管理崗位，配備專業人員，同時強化對檔案管理員的技術以及專業培訓，使其充分掌握信息化技術，同時深入開展繼續教育，對檔案管理員開展新知識以及新技術的相關教育，以更好地適應檔案管理工作飛速發展的需要。另一方面要重視檔案管理員心理的調整，提升他們的職業責任感與認知水平。認知是心理活動的重要基礎，要使檔案管理員充分了解檔案管理工作，了解科學、先進的管理手段，加強職業能力的相關訓練，提升自身的專業技能。基于此，提升檔案管理員的責任意識，激發他們的工作主動性，進一步做到嚴謹、負責。

4 結語

總而言之，經過采取數字化的管理模式，可以充分提升企業檔案管理的綜合水平，以更好地滿足當前檔案管理的發展需求。現如今，企業為了在激烈的市場競爭中站穩腳跟，就一定要加強重點項目的檔案數字化管理，提升檔案使用價值；加強檔案數字化保密管理，確保檔案信息安全；加強檔案管理員培訓，提升檔案管理員的綜合素質，更好地提高企業管理水平，進而讓企業實現可持續發展。