電子政務背景下政府檔案管理模式解析

丁 寧

（山東省單縣行政審批服務局，山東 菏澤 274300）

電子政務，主要是指在政務活動中國家機關全面利用網絡技術、現代信息技術、辦公自動化技術實施辦公、管理，屬于一種新型的為社會提供公共服務的管理模式。最近幾年，在各個領域中，信息網絡技術都得到了廣泛的應用，其中政府行政管理也已經引入了網絡信息技術，有效提升政府行政管理質量和效率，也有效提升政府行政服務水平和質量。在政府行政管理工作中，檔案管理屬于重要的內容，基于電子政府背景，政府相關部門需要結合實際情況，通過科學合理的手段，不斷優化和完善政府檔案管理模式，從根本上提升檔案管理質量。

1 電子政務背景下政府檔案管理模式轉變內容

1）管理理念需要轉變。基于電子政務背景下，政府檔案管理已經向著網絡化、信息化、自動化、數據化方向發展，檔案管理模式出現了較大的變化，電子檔案法律效力獲得認可，檔案管理質量與效率得到有效提升[1]。在這樣的時代背景下，需要政府檔案管理人員對管理理念、思維模式進行及時轉變，樹立全生命周期管理理念，積極主動利用現代信息技術，對電子檔案進行存儲、歸檔、保護、加密、備份工作。并且，檔案管理人員還需要堅持與時俱進原則，對電子檔案管理模式進行不斷創新，促使政府檔案管理可以適應和滿足電子政府發展需求。

2）管理模式需要轉變。在電子政務背景下，政府檔案管理模式需要在管理載體、服務手段這兩個層面進行及時轉變，順應時代發展需求。從管理載體層面來講，政府檔案管理發生了較大的改變，電子信息技術和互聯網技術之間的融合，有效提升了檔案管理效率[2]。并且，電子檔案數字化發展，能夠有效提升檢索檔案的效率，有效延長檔案壽命。在該情況下，身為檔案管理人員需要對管理載體和服務手段的應用進行及時轉變，進而滿足電子檔案管理需求。從服務手段層面來講，政府檔案管理需要靈活利用網絡技術、電子信息技術、智能化OA辦公模式，創建政府各個部門之間的溝通與銜接，進而不斷提升檔案管理服務的便捷性和高效性。

3）管理流程需要轉變。受到電子政務背景的影響，日常處理信息種類變得越來越多樣化，各個部門之間的信息溝通和交流也變得非常便捷，管理人員需要處理的信息數量在不斷增多，且大多信息都不屬于歸檔范圍[3]。在這樣的情況下，需要對檔案管理流程進行轉變，需要及時鑒定電子檔案的價值，保證電子檔案應歸盡歸，還需要避免多頭歸檔和重復歸檔問題，減輕工作負擔。并且，還需要保證各個部門之間的電子檔案信息共享，避免信息孤島情況。對檔案管理流程進行及時轉變，從生成、流轉、簽發、歸檔等，全過程實施電子文件管理，堅持全生命周期理念，且在電子檔案管理中做好數據備份工作，能夠有效保證檔案管理有效性和簡便性。

2 電子政務背景下政府檔案管理模式優化策略

1）創建完善的管理制度。在電子政務背景下，想要有效優化政府檔案管理模式，首先需要在思想層面給予電子檔案管理工作足夠的重視，明確電子檔案管理面臨的新形勢、新情況、新變化，在政府重要議事日程中加入政府檔案管理工作。其次，需要對政府檔案管理標準進行進一步提升。基于電子政務背景，政府檔案管理要求與模式都發生了一些改變，在檔案法、電子簽名法、保密法、電子文件歸檔與管理規范等基礎上，對電子政務管理制度進行不斷完善和優化，對電子政務檔案標準和檔案分類進行明確，保證檔案標準一致和分類精準。在完善的檔案管理體系下，可以有效提升電子政務檔案管理規范性、科學性、完整性、真實性。

2）夯實檔案管理技術基礎。基于電子政務背景，在政府檔案管理工作中互聯網信息技術得到了廣泛的應用，特別是在接受、判定、存儲、運用電子政務檔案方面[4]。想要順應時代的發展，適應政府檔案管理工作新變化，行政部門需要注重對現代信息技術進行運用，例如定期對防火墻系統進行升級、利用電子密鑰、積極利用數據雙備份手段、增添防磁等設備、對政務檔案管理服務器主機和數據庫硬件設施進行升級等，進而為政府檔案管理模式的優化和創新打下良好的技術基礎，使檔案管理工作可以更加適應電子政務背景。

3）對責任分工進行明確。受到電子政務背景的影響在，政府和相關職能部門大多實現了電子政務系統中辦公統一化。在該情況下，各個職能部門在電子政務背景下政府檔案管理中的職責分工需要保證明確，實現各司其職和各就其位，進而保證及時、完整的收集電子檔案文件資料，還可以保證電子檔案的有效性、真實性。在具體工作中，需要明確責任分工，保證應歸盡歸，充分發揮出檔案服務職能，積極主動的對新的檔案管理模式進行適應。

4）注重定期進行核查工作。電子檔案管理屬于一項長期性、基礎性的工作，在管理過程中針對收集、歸檔、鑒定、分類、查詢利用檔案工作，需要做好定期審核，特別是重要文件的收集，應保證歸檔及時，利用現代信息技術，保證歸檔準確性與完整性[5]。與此同時，需要注重鑒定電子檔案的價值，利用鑒定對文檔是否是歸檔范圍進行判斷，還有存毀工作。此外，需要注重監督電子檔案查詢利用工作，在該過程中需要充分發揮出電子檔案的價值發揮，也需要注重電子政務的信息保密性，經過定期核查減少失泄密出現概率，保證電子檔案信息的安全性。

5）提升檔案管理人員專業素養和能力。基于電子政務背景，政府檔案管理模式的創新和優化，需要依托檔案管理人員較強的使命感與職業責任感以及較強的業務素能。政府行政部門可以定期或不定期開展業務知識培訓工作，特別是電子信息技術培訓，注重崗位練兵，進而有效提升電子檔案管理質量和效率。與此同時，政府行政部門可以結合實際情況，定期開展一些主題教育，如不忘初心、牢記使命，對檔案管理模式進行積極創新和轉變，通過教育指引檔案管理人員守初心和擔使命，提供給經濟社會發展更加優質的服務。

3 結束語

總而言之，在電子政務背景下，政府檔案管理模式創新是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理質量，還可以有效提升政府行政服務水平。現如今，由于受到多種因素影響，政府檔案管理還存在一些問題，嚴重影響到了管理效率和服務質量。因此，在實際工作中，政府行政部門在檔案管理工作中需要轉變自身的理念，基于電子政務背景，對檔案管理模式進行創新和優化，創建完善的管理制度，夯實電子政務下檔案管理技術基礎，明確責任分工，注重定期核查，提升檔案管理人員專業素養和能力，進而有效提升檔案管理效率和質量，保證行政部門服務水平。