事業單位檔案信息化管理優化路徑研究

吉阿呷

（四川省地震局西昌地震中心站，四川 西昌 615000）

隨著計算機計劃和信息技術的飛速發展，事業單位所處的信息環境發生了深刻的變化。檔案資料已是紙質化和電子化共存，且日益電子化的狀態，并呈現出數量眾多、類型多樣、管理要求更高等特點。在政府倡導行政事業單位提高服務水平和控制行政成本的大背景下，檔案資料的信息化管理系最為重要的方式之一。許多事業單位已經在進行信息化的建設，并取得了顯著的成效。檔案作為事業單位日常工作中形成的各類歷史資料，具有獨特的價值和作用。許多事業單位信息化建設的主要方式即是建立和使用檔案管理信息系統來進行檔案的信息化管理。然而，現實的情況可能差強人意，無論是檔案管理信息系統的設計，還是檔案管理信息系統的使用，均存在一些普遍性的問題，值得去深切關注。為避免檔案信息化管理的形式化和無效化，探討目前檔案管理信息系統存在的主要問題和優化路徑非常具有現實意見和價值。

1 目前存在的主要問題

1.1 檔案管理信息系統適應化不強

多數事業單位在信息化建設的浪潮中上馬檔案管理信息系統項目。在有效推動檔案信息化管理的同時，管理信息系統往往存在千篇一律的情況，無法滿足本單位檔案管理的個性化需求，比如，經常出現的情況即是檔案無法有效分類[1]。檔案無法有效分類的導致的結果就是要么檔案無處安放，要么檔案混放，最終都導致檔案的混亂不堪。出現這種情況原因在于事業單位在信息系統建設時多采用外包的方式。外包商在設計實現檔案管理信息系統，解決專業化問題的同時，基于信息不對稱和道德風險的原因，容易出現復制微調上家事業單位的檔案管理信息系統的情況。主要功能看似一致，但具體檔案的類型、管理的要求、檔案的分類等方面未有效進行“量身定做”。

1.2 檔案資料的價值利用效果不佳

檔案管理信息系統的建設和使用，一方面是為了實現檔案的有序存儲和高效調用，但更重要的是檔案資料分析，來滿足日常工作的決策需求[2]。當前比較普遍的情況是，檔案管理信息系統的存儲和調用功能比較完善，但是檔案資料價值的分析往往缺乏。究其原因在于，一是檔案管理信息系統建設者對檔案資料價值分析的意識不強烈，設計建設初期未提出類似的要求；二是即使存在查詢統計分析等功能，通常都是比較簡單的統計分析，無法滿足深層次的價值挖掘需求。

1.3 檔案管理信息系統安全管理欠缺

事業單位的檔案資料存在保密級別的差異，所以安全管理非常重要。就檔案管理信息系統而言，管理權限的合理設置和有效執行至關重要。就作者所了解的情況，檔案管理信息系統在安全管理上存在兩個主要問題：一是權限設置不合理，但是不常見；二是權限設置未得到有效執行，這是威脅安全管理的最主要因素。有查詢權限的部門負責人輕易地將賬號密碼告知下屬員工，在輕松自己工作的同時，也將高級別權限下放給低級別員工，容易被別有用心的員工所利用，出現泄密、篡改、盜竊等情況。

2 針對性的具體優化路徑

2.1 優化檔案管理信息系統設計

檔案管理信息系統建設的有效性取決于合理的設計和技術的實現，其中，合理設計是前提和基礎[3]。對于多數采用外包形式的檔案管理信息系統建設情況，事業單位應該成立系統建設小組，由業務非常熟悉的員工組成，與外包商技術人員就本單位的檔案實際情況和管理需求進行深入細致的溝通，讓技術人員充分了解實際狀況的真實需求，有針對性的設計系統參數和功能模塊。在具體技術實現前，應向分管檔案管理的領導和檔案部門負責人進行專題匯報，確保重要需求均在設計中體現。

2.2 加強檔案價值分析使用意識

檔案并不是累贅，具有豐富的價值可供利用。首先，檔案管理信息系統在設計時要充分考慮統計分析需求[4]，建設相應的功能模塊，同時要具備多維度的信息分析路徑；其次，無論是檔案管理負責人還是具體檔案管理員工均需要有強烈的檔案價值挖掘意識，充分使用檔案管理信息系統的各項統計分析功能，深入挖掘重要的決策服務價值；最后，應該安排具有專業分析能力的員工專門負責檔案價值的分析，結合事業單位管理決策的需要，定期給出價值分析報告。

2.3 持續強化安全管理要求落實

安全管理是檔案管理信息系統使用不容忽視的問題，其重要性不言而喻。針對事業單位常見的以安全權限設置為主的安全管理有要求無知執行，或執行不到位的問題，應建立相應的機制和措施確保安全管理要求得到切實落實[5]。一是采用人臉識別技術進行權限登陸設置，盡可能減少賬戶密碼方式轉移的隨意性；二是采用重要檔案資料設置在專用電腦，做到專機專用，同時配以攝像頭，全程記錄使用過程，以防不當人員查詢使用；三是完善安全管理制度要求，加大安全管理要求執行不力的懲罰力度，約束和威懾無關人員的行為。

3 研究結論

事業單位的檔案管理具有十分重要的價值。在信息化環境下，檔案信息化管理已成為眾多事業單位的共同選擇。檔案信息化管理的關鍵在于設計、實現和使用好檔案管理信息系統。通過實踐了解，檔案管理信息系統存在適應性不強、價值挖掘不夠、安全管理欠缺三個主要的現實問題。分析原因后，本文提出事業單位應該通過優化檔案管理信息系統設計、加強檔案價值分析使用意識、持續強化安全管理要求落實等三個針對性方式來對檔案管理信息系統進行優化。