機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理

丁國玲

（曹縣發展和改革局，山東 菏澤 274400）

做好文件管理是保存關鍵信息，繼承關鍵數據和學習關鍵策略的重要手段。特別是，一些有價值的文檔，音頻數據和圖像數據可以得到很好的保護和利用。在信息時代的背景下，如何做好檔案管理是一個嚴肅而科學的主張。

1 機關事業單位檔案管理的現狀與問題

1）檔案管理部門缺乏完善的管理體系。當前的電子檔案模式過于老舊，不適應當代的發展。機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理需要順應時代潮流，與時俱進，及時更新。管理的各個方面都需要制定明確的規范。檔案管理的重要性不容忽視。如果沒有完整的管理系統，則該部門的員工可能無法意識到管理的重要性，并且可能降低相應員工的熱情，并且可能無法達到預期的文件管理效果。它將進一步引起一些管理問題并造成嚴重后果，這可能會嚴重影響人們的財產。

2）檔案管理部門的機構和制度有待完善。面對新形勢，有必要改善部門結構和制度，以滿足社會發展的需要。由于相關管理部門缺乏合理的崗位設置和不完善的系統，使得在職人員的檔案管理難度在一定程度上增加，導致管理人員分配不足，檔案管理在處理方面存在嚴重滯后。另外，由于系統的不完善以及于日常的文件管理工作量繁重，工作相對無聊，很容易引起一些員工的不滿。

3）分散文件管理。一般來說，機關事業單位有很多文件。受實際情況影響，難以在同一地區實施統一管理，在一定程度上容易造成倉庫布局的分散。由于倉庫的分散安排，統一文件管理的難度增加，管理成本也大大增加。所有文件都需要建立相應的文件設備和計算檔案，這增加了重復管理和重復構建的可能性，并且還導致文件管理成本的增加。

4）文件管理部門缺少統一的數據庫。由于缺乏完整的信息化文件管理系統，因此用戶在文件傳輸期間難以跨部門和地區傳輸電子文件信息。還要求相關管理人員在內部數據庫中搜索和檢索相關文檔。在缺乏信息的影響下，它對檔案管理產生負面影響。

5）缺乏文件管理相關人員。大部分機關事業單位缺乏文件管理相關人員，導致機關事業單位內部過于混亂。因此，必須注意選擇了解文件管理內容的人員進行文件管理。在新形勢下，以往的檔案管理系統已然不適應當代的發展。除此之外，由于相關工作人員的文化水平較低，無法適應新型的電子檔案管理系統。

2 大數據時代文件管理的優勢

1）降低檔案管理成本。與當代檔案管理的工作內容相比，傳統的檔案管理工作需要耗費大量的人力和物力。需要有足夠的紙張材料作為檔案管理的重要支撐。因此，新型的電子檔案管理更優于傳統的檔案管理。即使在前期電子檔案管理當中可能會需要障礙，如需要招聘熟悉電子檔案操作的新型人才。但是當文件管理工作真正走上信息化和數據化之路時，文件管理工作將進入新的軌道大大降低了管理成本，大大提高了檔案管理的效果。

2）提高檔案管理質量。檔案管理包括各種數據和人員文件的管理。從文件管理的角度來看，人員文件管理經常被調用，但是其他類型的文件管理在保存后很少使用和參考。因此，一旦需要查閱一些文件數據，則可能需要花費更多時間進行搜索。實際上，許多文件都放在書架上，保存后幾乎從未使用過。甚至許多文件的內容都被忘記了。這影響了各行各業甚至各個領域的發展。許多檔案具有有價值的價值，但是在組織檔案的過程中將其忽略，這影響了檔案的應用。數據管理形成后，檔案管理部門保存的檔案一目了然。遍布全國的網絡之后，可以通過大數據處理直接存儲檔案的內容。當需要提取檔案數據時，大數據功能可以直接收集與“關鍵詞”有關的檔案信息，從而有效地提高了檔案管理的質量，使檔案真正適用。

3）檔案管理更安全。這些文件都是基于紙張的，因此在工作場所不容易管理。傳統文件管理是紙質文件的管理。紙銼容易受潮和發霉。隨著時間的流逝，紙張可能會變成黃色，甚至書寫內容也不清晰。另外，防火對文件存儲有很高的要求。除了紙質文件，還有一些視頻數據。這些磁帶和CD特別難以存儲。長時間后，它們可能無法播放，甚至在沒有輔助設備的情況下也無法播放。因此，在大數據時代，信息技術的發展可以使所有檔案以電子方式存儲，從而使檔案不受外部環境的影響。在電子存儲模式下，可以備份所有檔案，以確保檔案的安全性。當然，電子文件存儲模式僅適用于某些普通文件，許多珍貴文件應與文件數據和電子文件并行存儲。

3 優化機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理的策略探討

1）加強數字化建設。過去對于在職人員的傳統文件管理，手工方法占據主導地位，工作效率不高，但在實際工作中，管理疏忽和錯誤時有發生。因此，有必要加強計算機在文件管理中的應用，并不斷提高文件管理的數字化水平。一般來說，檔案管理單位很多，每個檔案對基礎設施都有一定的要求。可以想象資源需求有多高。有必要提高檔案工具的使用效率

2）改變傳統的檔案管理概念和方法。當前，大數據已在許多行業的發展中發揮了重要作用。在需要大量數據的文件管理工作中，還必須利用大數據的優點和特征，更改工作方法并應用新的管理概念。首先，在實際的文件管理工作中，每個部門應整理出當前存在的文件內容，以了解哪些文件是電子文件，哪些文件僅是物理文件。其次，組織現有檔案的內容，確定所有檔案內容的分類，然后根據需要組織檔案，為下一步轉換為電子檔案做準備。第三，如果文件量很大，可能要花費很多時間來輸入文件的計算機信息，但這對于大數據模型的應用是非常必要的。只有在對文件進行電子排序和輸入后，大數據模型才能發揮作用。最后，檢查所有文件以形成電子文件管理的新模式。

3）建立完善的大數據檔案管理平臺。在建立和完善大數據電子檔案的平臺，如果要將大數據應用到電子檔案當中，需要依靠龐大的數據系統，同時需要建立起完善的檔案管理功能。現如今，大部分的電子檔案儲存的地方不夠統一。導致在規整電子檔案的同時浪費大量的時間。從目前的情況下，由于大數據時代的到來，我國大數據檔案管理平臺愈來愈完善。如何構建更加細致的大數據檔案管理平臺還有更漫長的路要走。從具體的情況來看，改善資源的改善以及檢索功能是建立完善的電子檔案管理具體發展的內容。通過改善檔案資源，可以進一步發揮大數據平臺的相應作用。

4）建立健全的管理體系。完善的管理體系不僅可以合理分配管理者，調動管理者的積極性，而且可以使檔案管理工作正確地進行。因此，有必要建立健全的管理體系，做好登記，整理和審計工作，以確保檔案信息的安全性。此外，管理系統應涉及所有方面。創新傳統管理模式，完善落后管理模式，制定完善的獎懲措施，激發管理者的積極性。對于檔案中存在的問題，我們還必須積極尋求解決方案，而不是避免它們。還應審計一些舊文件，并妥善保存有價值的信息。

4 結語

在傳統的電子檔案管理模式當中，由于對系統更新不及時，導致由于對電子檔案管理的模式了解不透徹，導致電子檔案管理過于落后。因此，需要通過系統的研究，掌握現代文件管理方法，并通過文件管理提高機關事業單位管理的效果。