事業單位檔案管理中的電子檔案管理途徑

張洪達

（杜爾伯特蒙古族自治縣社會治安綜合治理中心，黑龍江 大慶 166200）

作為事業單位檔案工作人員，要積極提高工作認識，應重視加強電子檔案管理與利用水平，從而為事業單位各項工作開展提供有效保證。通過分析電子檔案管理方法，總結了提高電子檔案管理能力的對策，希望分析能為相關工作人員提供有效建議。

1 電子檔案的優勢

在事業單位當中，電子檔案的廣泛性應用讓工作效率得到整體性提高，具體優勢還有以下幾點。第一，迅速處理數據信息，改變以往手工抄寫檔案的形式，利用計算機實現電子檔案的編輯，并且在數據處理中全面提高了處理速度，促使失誤率降低。第二，電子檔案查詢速度非常快，只需要搜索對應的關鍵詞，系統就能在極短時間內找到需要的檔案資源。第三，電子檔案存儲的安全性，本質上不同于紙質檔案，不會產生閱讀破損的問題，就算計算機故障也能查詢到云系統的檔案數據信息，具有很高的安全性。第四，傳統檔案管理，查詢的時候，工作人員工作強度比較大，而電子檔案的使用可以有效減少工作人員的工作量，通過計算機可以完成檔案方面的工作，有效節約了時間。因此，在開展事業單位檔案管理工作研究過程，要充分發揮電子檔案管理優勢，科學的進行實踐管理研究，從而制定更加高效的管理模式，以保證事業單位各項工作有效開展。

2 電子檔案管理途徑

2.1 健全電子檔案管理制度

事業單位進行檔案管理的時候，方法上基本是要區別于傳統檔案管理，建立電子檔案管理制度，為電子檔案管理工作的進行提供全方位的保證。當前很多事業單位在電子檔案管理時還在使用紙質檔案管理的老套方法，這就讓電子檔案管理的有效性無法得到大幅度提高。為此，事業單位檔案管理工作者應該及時將觀念加以轉變，明白電子檔案管理方法同紙質檔案管理的不同之處，并在傳統檔案管理的基礎上，再建立電子檔案管理的專業化制度，以此滿足事業單位檔案管理的基本需求。第一，有的事業單位電子檔案開展管理工作的時候規定，錄入電子檔案信息前一定要經過檔案管理部門的詳細核查，確定檔案信息完整準確再錄入到電子檔案信息庫。第二，實施分級化管理事業單位電子檔案信息內容，并確立電子檔案信息的查閱層級標準。第三，作為檔案管理的專業工作人員，需要定期檢查檔案庫中的電子檔案信息內容，確保信息的完整與安全。第四，事業單位員工如果需要查閱電子檔案信息內容，必須經過檔案管理者的許可，并且要把相關的檔案記錄做好。第五，查詢檔案信息內容的時候，員工可以查閱需要范圍內的檔案信息，若是出現越級查詢應該獲得相應部門負責人的批準方可繼續實施。

2.2 建立電子檔案安全保障體系

電子檔案實施管理的整個過程中，事業單位檔案管理的安全才是關鍵點。通常情況下的事業單位非常重視信息化技術，還有提高管理能力兩個方面。因此應用信息化技術，必須建立健全化的電子檔案安全保障體系，以此實現科學化的檔案管理目標。

建立電子檔案安全保障體系的時候，有些地方不能忽略，因為非常重要，一個是硬件設施體系，另一個是軟件設施體系。第一，在硬件上要嚴格監控服務器的具體化應用，還要監控機房的實際環境，安排專業技術人員更換老化的設備和線路，從而改革電子檔案保管的基本環境。第二，維護硬件設備，并對其做好專業化保養。第三，在軟件方面，建立事業單位文檔中心，以及建立用戶訪問的專業化平臺，實現電子檔案統一化管理和檔案查詢規范化的目標。第四，檢查電子檔案管理程度的安全性，并由技術工作人員按時對計算機進行全方位掃描，盡早發現計算機中是否存在著病毒或者是安全上的漏洞，有問題要第一時間采取措施進行處理，從而確保計算機的安全性。第五，建立電子檔案安全保障體系，科學化，合理化的增加經費的投入，以此確保電子檔案管理過程中有足夠的人力資源和物力資源。

2.3 加強電子檔案整理

電子檔案實施建立以后，電子文件會越來越多，需要做好相應的檔案保管工作。第一，作為檔案管理專業工作人員，在工作時要保管好光盤，磁盤等介質方面的信息，并排列好各個部門遞交的材料編目，這樣更加有利于隨時查閱調用。第二，檔案管理還要把備份拷貝工作落實好，避免由于硬件設備產生故障致使數據丟失情況出現。第三，以往檔案多數是以圖文信息資料為主，所以要不斷創新內容。收錄文字，圖片、圖像，以及實物，并依據檔案類型的不同做好實際歸檔的工作。針對以往紙質檔案，在電子檔案的應用下要對其進行掃描，從而形成電子檔案，為信息數據的保存安全再增添一份保障。第四，關于檔案信息，在事業單位涉及的內容比較多，很難做到萬無一失，而且隨著時間會產生不同的變化，檔案管理人員需要能夠實施檔案動態性的管理。第五，歸檔的時候要實施檢查，鑒定所有數據信息，驗收完成再上傳到檔案數據庫。第六，電子檔案信息要同事業單位業務進展，人員調動信息同步進行，適時做好補充，更改相關的信息內容。利用動態性的更新，確保電了檔案信息的準確有效，進而為事業單位檔案管理中，電子檔案的發展與經營管理提供參考依據。

2.4 加強管理人員的培養

負責事業單位檔案管理的工作人員，在科學技術的發展下開始不斷轉變檔案管理思路，把以往檔案管理模式轉變為電子檔案管理的方式，該方式對于檔案管理人員的素質要求比較高，所以事業單位在實施電子檔案管理工作的時候，必須選擇工作能力強的專業技能人員來管理。第一，事業單位檔案管理的整個過程中，必須把工作人員技術提高放在重要性的位置，比如計算機信息化技術是檔案人員需要提升的關鍵因素。第二，針對當前檔案管理人員還要考核線上電子檔案管理規范制度的掌握情況，只有明確制度才能在執行檔案管理工作時發揮價值。第三，深入培養檔案管理工作人員的工作態度，讓其明白工作職責的重要性意義，確保事業單位檔案管理的工作效率能夠得到全面提高。

3 結束語

總之，電子檔案迎合了時代發展，提高了事業單位檔案工作效率，事業單位檔案工作人員，要全面提高自身專業水平，加強檔案管理實踐能力，提高電子檔案整理效率，進一步加強電子檔案安全管理，從而為事業單位電子檔案管理工作開展奠定基礎，希望通過以上分析，能提高事業單位電子檔案管理工作研究能力。