數(shù)字化檔案在城建檔案管理中的運用

張麗娟

（湖南省常德市城市建設(shè)檔案館，湖南 常德 415000）

隨著我們國家的建設(shè)程度和范圍不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)規(guī)模和程度不斷加大，其建設(shè)的項目和內(nèi)容不斷延伸。城建工作過程中涉及環(huán)節(jié)眾多，所產(chǎn)生的信息內(nèi)容、檔案資料具有增加，使得城建檔案管理工作具有了一定的復(fù)雜性和較大工作量等特點。將數(shù)字化檔案應(yīng)用于城建檔案管理工作中不僅是信息科技發(fā)展的必然趨勢，同時也是城建檔案管理工作的需求，因此進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)的分析和研究有著非常重要的現(xiàn)實意義。

1 數(shù)字化檔案應(yīng)用于城建檔案管理工作中的必要性分析

傳統(tǒng)工作形式下的城建檔案管理工作通常采用人工作業(yè)方式進(jìn)行紙質(zhì)版的信息存儲，這樣的工作特點使得其需要較大的空間來進(jìn)行紙質(zhì)檔案的存放，且對于相關(guān)檔案信息的查詢和查閱工作受到了地點等因素的限制存在著制約性，降低了信息資料的使用率。同時，城建檔案信息資料對于開展城市規(guī)劃、具體實施、過程管理等工作具有十分重要的參考價值和經(jīng)驗價值等，因此隨著城市建設(shè)工作的不斷加大加深，對其檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)形式的檔案管理降低了工作效率。二期傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案管理工作中使信息資料存在較多的風(fēng)險隱患，比如火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等均可能使其受到毀滅性的傷害。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)形式的城建檔案管理無法滿足人們對信息資料的實施查閱、信息共享等方面的需求。由此可見，傳統(tǒng)形式的城建檔案管理工作在信息時代的當(dāng)下存在的諸多弊端和缺陷，因此進(jìn)行數(shù)字化檔案的改革和應(yīng)用，對于降低城建檔案管理工作量、提升工作效率、提高信息資源的利用率等均有著十分重要的必要性。

2 數(shù)字化檔案應(yīng)用于城建檔案管理工作中具有的優(yōu)勢分析

2.1 使檔案存儲空間得到極大縮減

城建檔案管理工作在傳統(tǒng)形式下多以紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行存儲，這就使得每個項目完成下來，會積累相當(dāng)多的信息資料，需要通過分類進(jìn)行保存。這一工作環(huán)節(jié)需要占用較多的人力和空間，具有相當(dāng)?shù)姆爆嵦攸c。數(shù)字化檔案的應(yīng)用，利益利用信息科學(xué)技術(shù)，將相應(yīng)檔案信息資料進(jìn)行電子存檔，既節(jié)約了存儲空間，還可利用信息技術(shù)實現(xiàn)相關(guān)資料的自動分類，便于存儲管理。同時數(shù)字化檔案，具有電子信息輸入、紙質(zhì)文件掃描、視頻、圖像等多種存儲方式，使城建檔案的存儲方式具有了多元化的發(fā)展趨勢。

2.2 使檔案管理工作規(guī)范性得到提升

數(shù)字化檔案應(yīng)用于城建檔案管理工作中，有效提升了信息資料的準(zhǔn)確性、完整性，并使具體的工作行為更加科學(xué)和規(guī)范化。具體體現(xiàn)在檔案信息資料的收集、分類、整理、存儲以及后續(xù)的信息分析和利用過程中，使城建檔案管理工作更具規(guī)范化的管理特點。利用規(guī)范化的信息數(shù)據(jù)存儲方法、格式等具體要求，提升了檔案信息資料管理過程中的工作質(zhì)量及效率，減輕了工作人員的工作負(fù)荷，使其更具便捷性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息風(fēng)險管控技術(shù)得到了提升，有效規(guī)避了傳統(tǒng)工作形式下檔案信息存在的各類風(fēng)險。

2.3 使檔案信息資源的提取和利用更為便捷

城建檔案信息在項目開展過程中，會被不斷進(jìn)行信息查詢和調(diào)取，進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)工作之后，可以實現(xiàn)更加快速的信息查詢和調(diào)閱，提升信息利用率，促進(jìn)城建項目的順利開展。同時結(jié)合先進(jìn)的信息數(shù)據(jù)分析技術(shù)，還可從中獲取到更為先進(jìn)和科學(xué)的工作思路及方法。由此可見，數(shù)字化檔案的建設(shè)工作，可以使相關(guān)檔案信息資料實現(xiàn)隨時隨地查閱，減少傳統(tǒng)工作形式下各種因素的限制，提升信息利用率。同時，還可利用先進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)信息資源的高效利用，發(fā)現(xiàn)更多潛在信息資源，提升檔案信息資源在城建項目中的作用。

3 數(shù)字化檔案應(yīng)用于城建檔案管理工作中的具體應(yīng)用策略

3.1 提升城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的思想認(rèn)識

數(shù)字化檔案的建設(shè)是隨著信息時代的到來而必然出現(xiàn)的發(fā)展趨勢，該項工作的開展和應(yīng)用對于提升工作效率和質(zhì)量具有重要意義，為了保證城建檔案管理工作在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中的順利實施，必須提高對其工作重要性的思想認(rèn)識。而人員因素是影響該項工作開展效果的重要因素，因此加強(qiáng)人才隊伍的培養(yǎng)和建設(shè)具有十分重要的作用。一是，提升城建檔案管理工作人員自身的思想認(rèn)識。在現(xiàn)有工作人員中加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)工作重要性的宣傳，并組織相關(guān)人員開展工作能力的提升，使其熟練掌握數(shù)字化檔案管理工作技術(shù)，使其通過工作效率的提升來增強(qiáng)其認(rèn)識。二是，人才招聘工作過程中注重信息技術(shù)人員的選拔和錄用。將信息技術(shù)的應(yīng)用及操作能力作為人才選拔的重要考核內(nèi)容之一，將更具創(chuàng)新意識和熟練計算機(jī)應(yīng)用能力的人員作為城建檔案管理工作人員隊伍的補(bǔ)充力量。三是，構(gòu)建更加科學(xué)的管理工作考核制度和激勵制度。將工作人員自身信息技術(shù)的應(yīng)用能力、自我提升情況、培訓(xùn)效果、工作效率和規(guī)范性等納入考核管理工作中，對于提升工作人員的能力、工作規(guī)范性等均有積極推動作用。合理的激勵機(jī)制，還可有效調(diào)動工作人員的積極性，促進(jìn)其數(shù)字化管理工作能力的提升。

3.2 加大城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的資金投入

數(shù)字化檔案管理工作的實施離不開硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施的建設(shè)，加大城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的資金投入，可以使相關(guān)的硬件設(shè)備得到有效保障，并使軟件平臺得到不斷維護(hù)和個更新，這些對于提升數(shù)字化檔案管理工作效率和質(zhì)量起到了基礎(chǔ)的保障性作用。所涉及的硬件設(shè)備主要包含：掃描儀、計算機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等。軟件方面主要包含：檔案信息管理平臺、信息安全保護(hù)軟件等。并且隨著信息科技的進(jìn)步，硬件設(shè)施和信息軟件建設(shè)都應(yīng)隨之進(jìn)行不斷更新，以確保其實際工作效果，在進(jìn)行資金投入過程中還需結(jié)合相關(guān)的成本支出與效益回收進(jìn)行綜合性考慮。

3.3 加強(qiáng)城建檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理

城建檔案管理工作涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)具有一定的復(fù)雜性，需要收集多個部門信息資料且具有一定的實時性特點，因此加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)對于提升信息數(shù)據(jù)的有效性起著非常重要的作用。可以通過構(gòu)建信息庫的方式進(jìn)行不同信息數(shù)據(jù)的收集、分享，以提升信息數(shù)據(jù)的有效性、實時性、完整性。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，需要依據(jù)不同部門情況，設(shè)立相關(guān)的賬號、權(quán)限等，確保信息采集及時性、查閱的便利性、資料的共享，同時通過權(quán)限設(shè)置使信息資料的安全性得到提高。

4 結(jié)束語

隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代正在從各方面改變著人們的工作方式、信息獲取方式，而城建檔案管理工作 具有十分明顯的信息管理特點，因此加強(qiáng)相應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用對于提升工作效率促進(jìn)工作持續(xù)發(fā)展有著重要作用。本文主要對數(shù)字化檔案在城建檔案管理工作中的具體應(yīng)用策略進(jìn)行研究，通過本文內(nèi)容可以看到提升管理工作人員自身能力和思想認(rèn)知，對于提升數(shù)字化檔案工作效率有促進(jìn)作用；加大數(shù)字化建設(shè)工作的資金投入，使數(shù)字化檔案管理工作具有基礎(chǔ)性保障；加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對于檔案信息資源實現(xiàn)有效利用起到了促進(jìn)作用。