數(shù)字化檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐

周 蕾

（江蘇省鹽城市大豐區(qū)融媒體中心，江蘇 鹽城 224000）

隨著飛速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，也逐步提升了各項(xiàng)工作的信息化程度。在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位則應(yīng)主動(dòng)的迎接時(shí)代發(fā)展的要求，全面推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這樣才有利于全面提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在這樣的情況下，檔案管理工作者應(yīng)從自身的實(shí)際情況出發(fā)，重視落實(shí)好各項(xiàng)管理工作內(nèi)容，全面提升事業(yè)單位的整體檔案管理水平。本文針對(duì)檔案管理中存在的問題，提出了相應(yīng)的解決措施，希望能為事業(yè)單位未來科學(xué)發(fā)展提供可靠的數(shù)字依據(jù)。

1 檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1）具有相對(duì)較快的技術(shù)更新?lián)Q代。在實(shí)際情況中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有非?？斓纳?jí)速度，由此導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件不匹配硬件系統(tǒng)的問題。由于不能有效讀取部分文件，在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)取時(shí)，會(huì)出現(xiàn)資料不全的問題，對(duì)于精準(zhǔn)數(shù)據(jù)不能準(zhǔn)確獲取，由此對(duì)人事檔案管理的效率帶來影響。

2）檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡(luò)背景下，電腦中的數(shù)據(jù)被大量的病毒所侵襲，直接威脅到其安全問題。盡管目前都有殺毒軟件安裝在電腦中，但對(duì)于病毒傳播和入侵計(jì)算機(jī)，并不能進(jìn)行完全阻止，由此對(duì)于檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性帶來極大的威脅。

3）信息數(shù)據(jù)的維護(hù)問題。檔案管理有紙質(zhì)＋電子版共同管理方式，涉及非常多的信息數(shù)據(jù)。在兩種方式共同管理下，會(huì)達(dá)到一定的效果，但也還有一些問題存在。比如：如果改動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案信息，就會(huì)出現(xiàn)明顯的改動(dòng)痕跡，能將修改的地方很容易查找到。但是若是修改電子版的數(shù)據(jù)，則不會(huì)有任何改動(dòng)的痕跡，對(duì)于數(shù)據(jù)的可靠性很難提供保障，因此會(huì)極大的威脅到數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。

2 構(gòu)建信息檔案管理系統(tǒng)的原則

1）一體化和自動(dòng)化和原則。首先，一體化是為了對(duì)檔案的真實(shí)性與可靠性提供保障，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。其次，自動(dòng)化原則包括自動(dòng)生成類的文件，涉及檔案的存檔、整理和采集等各個(gè)過程。檔案部門通過充分挖掘這些數(shù)據(jù)，就能自動(dòng)化的管理和利用檔案。

2）規(guī)范化的原則。由于電子信息檔案存在安全隱患問題，容易被篡改，所以對(duì)電子信息檔案的真實(shí)性和完整性提供保障，是解決安全隱患問題的關(guān)鍵。在構(gòu)建管理系統(tǒng)的時(shí)，應(yīng)有機(jī)地結(jié)合檔案的管理和功能需求，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，由此促進(jìn)檔案使用價(jià)值的不斷提升。

3 數(shù)字化檔案管理工作的創(chuàng)新措施

1）采用現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理手段。數(shù)字化時(shí)代的到來，極大地提升了文件管理的安全系數(shù)，由此促進(jìn)工作效率的提升。由于事業(yè)單位涉及內(nèi)容多樣的檔案管理工作環(huán)節(jié)，因此需要將基礎(chǔ)性工作做好。不單單是修復(fù)原始的檔案信息，還要專業(yè)化的修復(fù)那些存在破損的不能實(shí)施掃描的檔案信息。之后通過填寫交接登記單，認(rèn)真記錄檔案文件開始和結(jié)束頁(yè)碼。重新裝訂檔案的原始資料，對(duì)檔案的真實(shí)性和完整性提供保障。在事業(yè)單位的基層檔案管理工作實(shí)踐中，則應(yīng)從每個(gè)細(xì)節(jié)入手，加強(qiáng)統(tǒng)籌管理工作，將標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的理念融入到其中，有效結(jié)合自身的實(shí)際情況，多角度考慮問題，針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行細(xì)致化分析，并能保障實(shí)施精心化的準(zhǔn)備以及規(guī)劃，全面保障內(nèi)部檔案管理工作的整體質(zhì)量及效率得到提升，從而更好表現(xiàn)出管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的要求。

2）檔案掃描與圖像處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果管理。首先，單位數(shù)字化檔案管理工作的重點(diǎn)，就是檔案掃描工作。為了提高工作效率，要選擇適合的掃描方式，并對(duì)色彩模式合理化處理。同時(shí)，進(jìn)一步明確掃描的分辨率，這樣才能產(chǎn)生更加安全和清晰的圖像，促進(jìn)圖形應(yīng)用效果水平的不斷提升。在保障圖像清晰度的基礎(chǔ)上，將存儲(chǔ)的容量最大化的降低。為了便于查閱，再認(rèn)真登記掃描工作。其次，還要高度重視圖像的環(huán)境處理，并采取有效的措施，拼接裁剪、糾正偏差圖像。最后，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果管理。通過提供完整和安全的檔案信息，為后期的檢索和查閱提供便利。

3）科學(xué)管理數(shù)字檔案的應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。在信息化時(shí)代背景下，人們更加重視系統(tǒng)化集成解決方案，同樣其也適用于數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作中。所謂的系統(tǒng)集成，主要就是能夠?qū)崿F(xiàn)軟件、硬件與通信技術(shù)等相互融合，能符合信息化時(shí)代發(fā)展的要求，能全面有效解決存在的問題，通過將自個(gè)存在相應(yīng)的分離部分進(jìn)行有效集成，這樣能將原本較為獨(dú)立的系統(tǒng)能夠有效進(jìn)行集成為整體，從而保障相應(yīng)的各個(gè)部分能有效地相互協(xié)調(diào)工作，從而更好地保障整體效益得到全方位地發(fā)揮，保障滿足實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的要求。在進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)環(huán)節(jié)中，則應(yīng)從整體考慮，并能全面落實(shí)好系統(tǒng)集成的思想，從而能實(shí)現(xiàn)新時(shí)代背景下的數(shù)字化檔案館建設(shè)的基本要求。結(jié)合具體的數(shù)字化檔案館的工作來看，相應(yīng)的內(nèi)容還應(yīng)包括符合實(shí)際需求的信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)要求、安全保障體系結(jié)構(gòu)以及用戶相關(guān)信息內(nèi)容等。通常是根據(jù)操作流程和工作來區(qū)分系統(tǒng)用戶的角色和權(quán)限的，用戶往往被分為三類：既一般的瀏覽用戶、業(yè)務(wù)用戶和管理用戶。要設(shè)置不同的權(quán)限管理不同類型的用戶。比如針對(duì)管理用戶，可對(duì)于一些日常維護(hù)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置；對(duì)于業(yè)務(wù)用戶，可對(duì)相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)、修改和錄入等業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置；對(duì)于瀏覽用戶，可對(duì)相關(guān)的瀏覽權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，不能隨意刪除信息。為了提高使用的安全性，可對(duì)不同的用戶實(shí)行權(quán)限管理。

4）做好數(shù)字化檔案的精細(xì)化管理工作。首先，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，數(shù)字化檔案管理極大地提高了檔案管理效率，更加方便和快捷，但是必須對(duì)細(xì)節(jié)工作高度重視。若是不能妥善處理好數(shù)字化檔案文件，就可能會(huì)損壞和丟失文件。而處理不當(dāng)?shù)闹苯雍蠊?，就是不能無縫對(duì)接檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。所以，必須要將專業(yè)化、同步化和書面化等具體環(huán)節(jié)做好。要精心處理文件形成、搜集和整理每一個(gè)環(huán)節(jié)。其次，在降低預(yù)算成本的同時(shí)，盡可能的滿足現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理要求。最后，對(duì)專職檔案員進(jìn)行設(shè)立，加強(qiáng)檔案工作人員綜合素質(zhì)建設(shè)。通過開展專業(yè)化培訓(xùn)，使之深入掌握相關(guān)檔案管理的知識(shí)。強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，通過技術(shù)技能和專業(yè)化水平的不斷提升，增強(qiáng)檔案管理和服務(wù)水平。檔案管理人員則應(yīng)具有一定的歸納整理能力，以及專業(yè)素質(zhì)能力，熟悉檔案管理流程，具有一定的信息化檔案管理能力，積極參與相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)；最后，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)全面重視檔案管理人員的各項(xiàng)工作，落實(shí)具體的獎(jiǎng)懲措施，切實(shí)有效構(gòu)建良好的基層檔案管理的氛圍。

4 結(jié)語

隨著不斷發(fā)展和完善的科學(xué)技術(shù)，作為一名檔案工作者，應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)和緊迫感，能對(duì)現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)不斷學(xué)習(xí)和掌握，完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和綜合能力，由此促進(jìn)數(shù)字化檔案管理水平的全面提升。