完善干部人事檔案數字化建設的對策研究

張學路

（長治市潞州區委組織部舉報中心，山西 長治 046000）

互聯網時代，大數據正在引領各領域和各行業的變革與轉型。干部人事檔案是記錄干部經驗、作風和工作表現的資料，是歷史和全面認識干部的重要基礎。干部人事檔案工作是干部人事工作的重要部分，在大數據浪潮洶涌而至的時代，認真對待干部人事檔案數字化建設，充分發掘其對干部人才資源開發的重要作用，是體現公道正派選人用人的重要內容。

1 干部人事檔案及其特點

《干部檔案工作條例》中明確表明，干部檔案是黨和國家歷史資料的核心內容，是記載干部個人經歷、政治思想、業務能力等內容的材料，是國家檔案的重要組成部分，是干部工作的重要內容之一。

干部人事檔案具有六大特征[1]：一是具有全面性，它可以記錄干部職工個人成長和發展的歷史，是干部職工個人信息的存儲庫，反映干部職工的整體情況；二是具有真實性，它可以顯示干部職工的家庭、職業、個人狀況等各個真實方面，能為組織人事部門提供優質服務，是干部人事檔案現實的基礎和前提；三是具有現實性，它可以直接服務于實際工作，是組織人事部門正確使用人才并合理解決工資的重要依據；四是具有動態性，其隨著干部人生道路的延長，持續性的整理入檔；五是具有流動性，必須堅持“檔隨人走”，干部人事檔案的管理與干部的人事管理相統一；六是具有機密性，其內容涉及許多方面，其中一些反映了一些重大的歷史事件，任何人不得泄露或者私下存放干部人事檔案及其相關材料。

2 干部人事檔案數字化及其優勢

1）干部人事檔案數字化建設。干部人事檔案數字化建設是指利用計算機、掃描、圖形圖像處理、數據庫等技術，把干部人事檔案轉化為數字化檔案信息，以數字化的形式存儲，建立和完善檔案目錄數據庫，采用計算機系統進行管理，以網絡化的形式互聯，并通過數據接口與政務辦公系統連接，借助數字化技術平臺實現快速檢索與利用，從而實現檔案信息資源共享。

2）干部人事檔案數字化優勢。干部人事檔案是國家檔案工作的重要組成部分，其管理反映了干部的基本素質和組織人事部門的管理水平。2010年，中組部提出“干部檔案數字化”的要求，開始在全國統一實施干部人事檔案信息化項目建設。干部人事檔案數字化是政府信息化的重要內容，有利于提高干部人事檔案信息的使用價值和資源共享，擴展干部人事檔案信息的使用范圍；有利于震懾和遏制干部人事檔案造假行為，促進干部講誠信、懂規矩、守紀律；有利于提高工作效率，降低干部人事檔案使用成本；有利于提高保護檔案實體安全性，規避各種自然災害或人為損害對干部檔案信息可能造成的嚴重后果[2]。

3 干部人事檔案數字化現存問題

1）重視程度有欠缺。從調查來看，目前有些單位領導對干部人事檔案數字化工作還存在“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的觀念，不積極主動開展干部人事檔案專項審核回頭看和數字化示范點創建活動。如，有些單位雖然有干部人事檔案數字化建設制度，但是執行過程中打折扣，在干部人事檔案數字化建設工作中推進不主動，質量及效率明顯拖后腿。

2）系統化程度不足。從調查來看，目前干部人事檔案庫房雖然已基本實現“四室分開”，但許多單位受辦公場地的限制，沒有考慮到未來10-20年的干部檔案管理，沒有做整體設計方案，這樣非常不利于干部人事檔案的保管保護。此外，還有部分單位存在當年新形成的任免、工資、年度考核等基礎材料未及時收集入檔，新歸入的資料不夠規范，查借閱手續不完備等情況。

3）信息化程度較低。從調查的情況看，目前雖然干部人事檔案實現了數字化，但是檔案利用綜合效應發揮不充分。主要表現為，一是大部分單位沒有利用計算機輔助管理干部人事檔案工作的意識，二是科學有效運用干部人事檔案數字化建設成果的能力不足，三是組織人事干部堅持“凡提必審、凡進必審、凡轉必審”以及“常查檔、勤用檔”意識不強。

4 完善干部人事檔案數字化建設的建議

1）嚴守干部人事檔案數字化建設規范性。標準化是開展干部人事檔案的數字化建設最基本的要求，數字文件信息的存儲和傳輸必須建立并采用各方和各地區認可的規范和標準。目前，我國各級各類檔案管理部門已經制定了許多數字標準，在規范檔案信息數字化方面發揮了很好的作用，但干部人事檔案的標準化仍需進一步完善。所有數字化干部人事檔案必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化，并盡可能采用通用標準，以避免因存儲格式和軟件平臺不同而導致的不同轉換造成的資源浪費和時間延遲，降低信息存儲和傳輸的效率。明確了干部人事檔案數字化建設的規范，才有助于選擇最佳的干部檔案數字化技術方案。

2）嚴把干部人事檔案數字化建設安全性。“安全體系”是管檔部門的基本任務和第一要務，干部人事檔案數字化發展中也必須要考慮安全這個重要因素。首先，要確保紙質檔案的安全。要設計一個完整、詳細的干部檔案數字化工作流程，制定嚴格的操作規程，以最大限度地降低數字化對原始檔案的安全威脅。其次，要維護電子檔案的保密。要與參與干部人事檔案數字化的公司和人員應簽訂安全保密協議，同時干部人事檔案數字化建設完成后，運行終端或服務器中的相關文件應移交給檔案管理單位，外包的數字化公司應將過程中的文件徹底刪除。第三，要建設檔案數據保全系統。要健全人防、物防、技防三位一體的干部人事檔案數據安全體系，實現對干部人事檔案數據的實時監測、預警、保全、修復、管理，避免數據安全隱患發生。

3）緊抓干部人事檔案數字化建設效率性。技術方案決定了整個數字化項目的成敗和效率，高效的數字化處理系統是良好的紙質文件基礎、硬件設備、軟件系統、人員安排和工作流程的合理配置。干部人事檔案數字化工作面廣、數量大、耗時耗材，有必要在充分研究的基礎上，選擇最適合本地本單位的干部人事檔案數字化建設方案，包括最優化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲方式和高效、經濟、安全的數字化處理系統，以提高工作的效率與效益。

4）推進干部人事檔案數字化建設專業化。干部人事檔案信息化是一項長期的、艱巨的工程。干部人事檔案數字化建成后，還需要增強干部人事檔案信息化制度建設、信息安全維護、軟硬件設施管理、管理軟件升級、信息共享與利用等從事干部人事檔案工作的專業能力，所以要在夯實基礎和建強隊伍上下功夫。首先，要強化保障支撐，確保工作經費和辦公條件到位。其次，要全面調查和掌握干部人事檔案數字化人才的現狀，適當提前規劃干部人事檔案數字化人才需求，同時嚴把人員入口關，建強工作隊伍。第三，要重視和加強政策業務培訓，要把與干部人事檔案數字化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入干部人事檔案業務人員培訓內容，使組織人事部門切實享受到數字化干部人事檔案的優質服務。

5 結束語

綜上所述，干部人事檔案工作是干部人事工作的重要部分，在大數據浪潮洶涌而至的時代，檔案管理工作正在經歷從線下紙質化到線上數字化的轉變，這是對檔案利用的深層次開發，更是推動檔案服務升級的新契機。干部人事檔案部門也應順勢而為，推進大數據時代人事檔案數字化建設和檔案管理事業轉型升級。