檔案數字化建設中若干問題的研究

韓 晉

（大同市廣靈縣政務服務中心，山西 大同 037500）

隨著現代信息數據技術的不斷發展，數字信息技術開始融入到各個行業中，其中的檔案數字化建設，更是打破了行政單位原有的信息數據儲存模式，創新了行政單位內部的數據處理機制，但在實際應用和建設過程中，仍然存在著各種建設問題，阻礙著數字信息技術在行政單位檔案管理的進一步發展，故本文將對行政單位中檔案數字化建設問題進行分析，結合現有的管理政策與理念，提出有效的優化措施與改善建議，推動數字信息技術在檔案管理中的進一步發展。

1 檔案數字化建設的必要性

信息時代的到來使得信息技術的發展獲得了突飛猛進的加快，所以對于檔案管理工作的開展來看，其載體形式的不斷豐富與發展也使得電子檔案的出現能夠更加優于過去的紙質檔案保管形式。畢竟，對于傳統的檔案的管理模式來看，新時代的出現必然會對其有著更高的要求，而且實現數字化建檔能夠有效代替原有文件的應用方式，并減少在應用過程中對紙質檔案的磨損問題，更能通過備份管理來實現降低檔案資料丟失以及損毀問題所帶來的不可逆轉性。同時，在數字化時代的影響下，網絡技術的不斷普及也成為信息來源渠道的重要途徑，因此對于企業或單位的長期運轉來看，自身信息獲取能力的高低會直接影響到后期發展的實際情況。對此，實現電子化建檔能夠改變原有管理模式與服務方式，也能夠在時代的發展下，快速提升對檔案的應用效率。此外，實現數字化檔案建設工作的開展，能夠有效以信息技術為主來提高對檔案應用效率的提升，因此實現信息化數字建設，能夠沖破原有檔案利用效率不足的局限性問題，并且也能夠不受時間、空間的限制來實現多人共享，這樣才能盡可能發揮檔案管理工作的價值與意義。

2 檔案數字化建設中存在的各項問題

1）受傳統管理模式限制。目前多數行政單位中所采用的檔案管理模式體系都是從行政單位運行初期便設定的，多年運行發展下來，管理模式即落后且操作又繁瑣。不論是信息存儲方式，還是檔案信息數據的處理方式，早已同行政單位發展需求和經濟發展要求背道而馳，尤其是在數字信息技術有機融入檔案管理時，傳統管理模式帶來的工作思維與管理習慣更是明顯展現出來，數字信息技術無法真正應用到檔案管理中，阻礙了數字行政單位內部管理現代化發展的進度，則想要推動檔案數字化建設，便需要對傳統管理模式進行突破和創新。

2）管理建設不夠完善。相較于國外檔案數字化建設發展，我國數字信息技術與檔案管理體系發展時間都比較短，致使管理制度與運行模式中都存在著各種問題與漏洞，僅僅是能夠保障行政單位基礎檔案信息數據的管理需求，無法讓數字信息技術完全的融入到實際檔案管理中；再加上，多數檔案管理人員長期處于單一化的工作環境中，自身工作經驗有限，又沒有接觸過數字信息技術，更是進一步阻礙了數字信息技術在檔案管理中的深入應用。即便是勉強融合到檔案管理機制中，也會因為各種制度漏洞與運行錯誤，出現各種檔案信息混亂、信息數據錯誤等問題，不僅不能優化檔案管理流程，反而還會額外增加管理人員的工作壓力與負擔，影響行政單位檔案管理工作的順利進行。

3）檔案信息安全問題。造成行政單位數字化建設中檔案信息安全問題的原因，主要分為兩類，一類是現有的數字信息技術較為落后，數字信息技術沒有同技術提升而不斷變化，檔案數字化管理能力逐漸下降，行政單位的競爭能力也不斷下降，最終被經濟市場所拋棄；另一類則是檔案信息備份不及時，很多行政單位的檔案管理中并沒有信息備份的習慣，致使單一途徑的檔案信息存儲方式，很容易受到外界干擾因素與內部操作問題的影響，輕則造成檔案信息混亂，需要花費大量的人力物力進行恢復，重則造成單位重要信息數據泄露，經濟效益被侵害。

3 優化檔案數字化建設的措施

1）深化對于數字化建設的重視意識。優化檔案數字化建設的首要措施就是深化行政單位內部對于數字化建設的重視意識。從行政單位高層管理團隊開始，明確數字信息技術對于檔案管理的重要性，打破原有管理理念帶來的局限性，積極接觸與學習數字信息技術內容，并建立專門知識普及平臺，在潛移默化中改變檔案管理人員的傳統意識思維，積極配合數字化建設在檔案工作的深入應用，推動行政單位整體發展向著智能化、自動化和數字化方向逐步前進；其次，明確數字信息技術在實際應用中存在的局限性，改變原有的檔案管理模式，簡化不必要的、繁瑣的檔案管理流程，積極將新管理觀念引入管理制度中，實現將數字信息技術同檔案管理模式相互融合起來，形成專屬于行政單位的創新檔案管理模式，為數字信息技術應用提供足夠的“空間”與“權利”，從而強化數字化建設在檔案工作的應用。

2）完善檔案管理模式體系。正所謂，沒有規矩不成方圓，想要強化數字化建設在行政單位檔案管理中的應用，就要對檔案管理模式體系進行完善。在原有的檔案管理模式體系的基礎上，結合實際行政單位運行情況與發展需求，對其進行制度簡練與內容完善，確保其能夠同數字信息技術需求相互適應，并將原有的漏洞和不足一一填補，避免因為制度問題造成的檔案管理問題；再者，為檔案管理人員提供專業技能的學習平臺，使其能夠突破單一化工作環境帶來的技能局限，積極主動的去學習和掌握數字信息技術，明確現代技術對于檔案管理優化、對于行政單位機制創新的重要性，從而培養出一批高復合專業的檔案管理人才，以應對數字信息技術提升過程中對于檔案管理人員高能力水平的需求，保障行政單位檔案信息的準確性和安全性，提升檔案工作的管理效率。

3）提升各項檔案信息技術。數字信息技術作為一種新興的技術，其還存在著巨大的發展空間，則行政單位想要保障檔案信息的安全性，便需要定期對檔案管理技術進行優化。組建專業的數字信息技術團隊，結合實際行政單位中檔案管理情況，構建屬于行政單位自身的專業檔案管理平臺，將紙質化數字信息全面數字化，即利于重要數據信息保存又減輕管理人員工作量，且檔案管理平臺能夠自動進行技術更新與程序優化，自動化識別不同檔案的重要級別，及時對一些特殊性內容進行信息備份，這樣即便遭遇網絡攻擊，這些重要信息數據也不會丟失或者損害，避免行政單位承受不必要的經濟損失，也確保行政單位內部檔案管理工作的順利進行；另外，行政單位還可建立專業的檔案管理監督團隊，嚴格把控檔案數字化管理的各項流程，定期核對重要檔案信息內容，確保檔案各項信息的準確性，且通過監督反饋數據的整理，還能對檔案數字化管理制度進行優化，綜合性提升行政單位的競爭力。

4 總結

綜上所述，檔案數字化建設是行政單位在新經濟發展背景下的必然發展方向，同時也是各個行業與企業檔案管理發展的必然趨勢，因此，行政單位高層管理團隊要明確檔案數字化建設的重要性和必要性，強化行政單位內部對于檔案數字化建設的重視程度，創新檔案管理模式體系，完善相關的管理制度內容，提高行政單位檔案管理的工作效率的，綜合性提升行政單位的競爭力，促進數字化技術在行政單位檔案管理的進一步應用。