土地檔案管理策略

符建英

（海南省儋州市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，海南 儋州 571700）

作為一種數(shù)據(jù)資產(chǎn)，在社會(huì)進(jìn)步中起著至關(guān)重要的作用。它是資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要接口。土地檔案管理是在監(jiān)督、創(chuàng)建和利用抵達(dá)資產(chǎn)的過(guò)程中形成的，這是一種具有長(zhǎng)期訪問(wèn)和利用價(jià)值的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，它可以成為重要的國(guó)土資源記錄。筆者就如何搞好土地檔案管理工作談幾點(diǎn)淺見。

1 土地檔案的價(jià)值

1.1 土地檔案歷史悠久

土地對(duì)于人類的發(fā)展是極其重要的，是人類文明得以延續(xù)的重要保障，是人類社會(huì)持續(xù)開拓、進(jìn)步、國(guó)家建設(shè)持續(xù)發(fā)展興盛的主要資源。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，土地的價(jià)值日益提升，這也使土地檔案管理工作變得越來(lái)越重要。

1.2 承載了大量的土地信息

土地作為人類生產(chǎn)和生活的重要場(chǎng)所以及營(yíng)養(yǎng)和衣服的來(lái)源，在社會(huì)進(jìn)步和金融發(fā)展中具有重要的地位。土地檔案是國(guó)土資源有關(guān)部門對(duì)于土地的開發(fā)以及管理形成的，它承載著土地征用、劃撥、出讓、土地確權(quán)發(fā)證等工作的大量土地信息。土地檔案實(shí)際就是行業(yè)中各項(xiàng)信息內(nèi)容的綜合體現(xiàn)，以及在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中發(fā)生的變動(dòng)。檔案針對(duì)土地建設(shè)來(lái)說(shuō)，就是大量信息內(nèi)容的集合。工作人員在具體工作過(guò)程中，可以利用土地檔案，找到各項(xiàng)信息，從而使信息的利用效率能夠得到進(jìn)一步提高。

2 管理現(xiàn)狀和問(wèn)題分析

2.1 缺乏創(chuàng)新意識(shí)

當(dāng)前對(duì)于土地檔案管理的重視程度不夠，土地檔案仍然存在著不規(guī)范的問(wèn)題。一些檔案人員未參加過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，短時(shí)間之內(nèi)難以勝任新的管理要求，這就導(dǎo)致總體的管理速度會(huì)變慢很多。

2.2 缺乏服務(wù)意識(shí)

土地檔案管理人員少，工作量大，涉及范圍廣，服務(wù)意識(shí)還有待提高。

2.3 缺乏專業(yè)人才培訓(xùn)流程

在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，中國(guó)的傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)發(fā)生了部分變化。但是在沒(méi)有很好地反映在中國(guó)的整個(gè)檔案管理能力的準(zhǔn)備工作。目前，中國(guó)的檔案管理能力準(zhǔn)備中的信息檔案管理準(zhǔn)備仍處于入門階段，不足以滿足中國(guó)檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展要求。這個(gè)現(xiàn)象會(huì)造成記錄管理人才的缺乏和對(duì)精煉技能的需求。這個(gè)問(wèn)題對(duì)我們目前的檔案管理工作非常不利，以至于對(duì)我們未來(lái)的檔案管理行業(yè)的發(fā)展也有很大影響。所以，從根源上解決這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)變得迫在眉睫了。在今天的數(shù)據(jù)發(fā)展浪潮中，我們必須考慮的最重要的事情是將圍繞計(jì)算機(jī)的利用、記錄管理框架的運(yùn)作和其他信息創(chuàng)新記錄管理工作的一些數(shù)據(jù)納入記錄管理領(lǐng)域的人力培訓(xùn)方法中。通過(guò)做好這些工作，我們能夠以最快的速度將我們的能力調(diào)整到數(shù)據(jù)文件管理的工作中，從而使這些未使用的創(chuàng)新能夠在最好的條件下，以最高的熟練度進(jìn)行連接。

3 土地檔案管理策略

3.1 提高認(rèn)識(shí)

檔案部門應(yīng)進(jìn)一步加大宣傳力度，增強(qiáng)意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。針對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作的情況，引起他們的高度重視。要使領(lǐng)導(dǎo)清楚地認(rèn)識(shí)到土地檔案的產(chǎn)生、形成、發(fā)展和變化的全過(guò)程，貫穿于生活、經(jīng)營(yíng)、成長(zhǎng)的各個(gè)方面，無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)都會(huì)起到不可或缺的查證、借鑒價(jià)值。

3.2 實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)上傳

如何以更方便的方式管理記錄信息的變化對(duì)我們來(lái)說(shuō)一直是一個(gè)巨大的問(wèn)題。我們必須首先發(fā)現(xiàn)比較記錄的位置，到那個(gè)區(qū)域去改變記錄中的文件，并把記錄放在整改區(qū)域內(nèi)。整個(gè)準(zhǔn)備工作異常重復(fù)，需要一部分海關(guān)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)我們需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。結(jié)合一些現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展，我們將毫不費(fèi)力地調(diào)整和查詢記錄中的信息，并真正及時(shí)地上傳記錄信息的變化。通過(guò)應(yīng)用這些未使用的創(chuàng)新技術(shù)，能夠有效地降低檔案管理工作的復(fù)雜性，使收起的檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到提高，并保證收起的記錄信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而使我們能夠更好地利用和監(jiān)督這些報(bào)告數(shù)據(jù)。

3.3 加強(qiáng)教育培訓(xùn)

定時(shí)定期地準(zhǔn)備一定的培訓(xùn)工作，并歡迎專家提供地址或準(zhǔn)備課程，以提供專業(yè)的檔案管理的方法以及相關(guān)理論，使檔案管理者的綜合素質(zhì)能夠有著顯著的變化，并結(jié)合實(shí)際就檔案員的素質(zhì)進(jìn)行綜合性的訓(xùn)練。檔案管理人員的素質(zhì)將會(huì)直接決定著檔案管理的水平。國(guó)土資源部應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理者培訓(xùn)的準(zhǔn)備工作，并從各個(gè)角度提高檔案員的質(zhì)量。首先，要通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)以及指導(dǎo)來(lái)推進(jìn)知識(shí)和信息水平的提高。其次，不同工作人員之間的交流是非常重要的，這種方式會(huì)讓他們看到自己的不足，從而學(xué)會(huì)反思自己。然后，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神。然后，要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。要積極學(xué)習(xí)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的技術(shù)、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理檔案、努力學(xué)習(xí)新的知識(shí)以填補(bǔ)自身的知識(shí)點(diǎn)的欠缺。最后，進(jìn)行優(yōu)選評(píng)價(jià)。要采取走出去、并且還能夠帶回來(lái)的方式，讓檔案人員開闊眼界、增長(zhǎng)智慧。

3.4 收集是關(guān)鍵

收集工作漫長(zhǎng)而麻煩的，但卻是整個(gè)土地檔案管理當(dāng)中的重點(diǎn)。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，要指導(dǎo)全面的進(jìn)展并不簡(jiǎn)單。但不管是什么框架，都必須緊緊圍繞著收集去工作。收集可以保證檔案的全面性和完整性，收集就是介紹，收集就是建立。收集起來(lái)的文件記錄框架將會(huì)更加規(guī)范以及科學(xué)。

3.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)

提高檔案工作的整體質(zhì)量，還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，注重在信息化理念下加強(qiáng)檔案管理技術(shù)設(shè)備的建設(shè)工作。充分利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段支持檔案工作的順利進(jìn)行。一是加強(qiáng)信息化設(shè)備的引進(jìn)工作，重點(diǎn)更新關(guān)鍵技術(shù)設(shè)備，做好技術(shù)設(shè)備更新計(jì)劃，保證技術(shù)設(shè)備的積極更新。二是加大檔案管理工作的資金投入力度，增加檔案管理工作的資金預(yù)算，著力加強(qiáng)檔案管理費(fèi)用的保障。三是建立資源共享，依靠互聯(lián)網(wǎng)建立完善的檔案?jìng)鬟f系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下加強(qiáng)土地檔案管理工作，以便于節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，達(dá)到高質(zhì)量的保存檔案目標(biāo)，更好地提高檔案資源的安全性，為土地部門有效工作提供高效服務(wù)。要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，轉(zhuǎn)變檔案信息呈現(xiàn)形式，與當(dāng)前信息社會(huì)的交流和溝通方式相適應(yīng)，充分體現(xiàn)服務(wù)工作方便、快捷和準(zhǔn)確、高效。爭(zhēng)取做到心中有數(shù)，主動(dòng)服務(wù)。土地檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求，讓我們隨著時(shí)代的發(fā)展，努力學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，發(fā)揮檔案管理服務(wù)宗旨，為土地事業(yè)的發(fā)展作出一份貢獻(xiàn)。

3.6 提高管理、服務(wù)水平

檔案管理工作的本質(zhì)就是以人民為中心。檔案就是一項(xiàng)服務(wù)工作，檔案員在日常的工作中具備良好心態(tài)，嚴(yán)謹(jǐn)耐心的對(duì)待查閱人員的檔案需求和查閱方向的指引。根據(jù)日常單位工作人員查閱檔案的頻率以及工作內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的記錄，可以對(duì)工作記錄的查閱進(jìn)行改進(jìn)，以更快速度找到想要的檔案信息。加強(qiáng)土地檔案管理都要有一套完整有效的內(nèi)部管理制度，做到管理有序，利用有章。作為國(guó)土資源事業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，土地管理的真正價(jià)值是不可估量的，必須要加大投資力度，為土地檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造一些基本的軟硬件設(shè)施條件，提高其管理、服務(wù)水平。

3.7 管好用活

真實(shí)性工作是黨和政府工作的重要組成部分，承擔(dān)著為黨管檔案、為國(guó)守史、為民服務(wù)的義務(wù)。檔案收集的最終目的不僅僅是為了保存，而是利用。當(dāng)檔案的利用價(jià)值得到發(fā)揮時(shí)，就可以真正的體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。因此，構(gòu)建一個(gè)共享文件數(shù)據(jù)資產(chǎn)的平臺(tái)，推進(jìn)檔案的利用率是最重要的。首先，我們應(yīng)該廣泛宣傳檔案的意義，提高人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，并調(diào)動(dòng)所有代表的積極性和主動(dòng)性來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集。此外，我們還應(yīng)該開辟不同的納入方式，深入到不同的辦公室和部門，通過(guò)不同的渠道收集數(shù)據(jù)，加強(qiáng)真實(shí)資產(chǎn)的抵達(dá)。其次，安排各種查詢策略，以達(dá)到快速查詢，提高查詢的有效性，并成功地提高檔案的利用率。最后，創(chuàng)造和挖掘有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，重視檔案利用的數(shù)據(jù)輸入，不斷總結(jié)行政管理的經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)步工作思路，提高行政管理效率。

3.8 杜絕土地檔案管理過(guò)程中的信息安全問(wèn)題

信息時(shí)代的飛速發(fā)展讓數(shù)據(jù)的采購(gòu)、交換、流通和共享的速度變得非常快，這也給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)了隱患。檔案的數(shù)據(jù)安全是到達(dá)記錄管理的最重要的角度之一。在檔案管理中，有信息被竊取和連接，程序和設(shè)備裝備被人為粉碎，主管人員必須建立起安全意識(shí)，避免這種情況。首先，基于云容量的創(chuàng)新可以有效地避免到達(dá)文件信息的損失。在大數(shù)據(jù)管理階段，云計(jì)算能力的基本管理是非常隱秘的，如信息加密、以及信息防攻擊技術(shù)等，以便于數(shù)據(jù)信息的二次加工技術(shù)，做好對(duì)于保密信息的加工技術(shù)，對(duì)于大數(shù)據(jù)的監(jiān)管平臺(tái)需要，做好機(jī)密文件的檢查以及更新，保證信息的安全。最后，對(duì)于一些比較機(jī)密的土地檔案要做好重點(diǎn)保護(hù)，為其制定嚴(yán)格的保密措施，根據(jù)信息的機(jī)密程度設(shè)置不同的級(jí)別，針對(duì)不同級(jí)別設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，對(duì)機(jī)密文件的傳播范圍要做好嚴(yán)格的控制，既要保障文件的機(jī)密性更要做好文件的安保工作，不能泄露文件中的重要信息，更要有效防止檔案員當(dāng)中對(duì)于信息的非法竊取的行為。

4 結(jié)語(yǔ)

土地檔案在數(shù)量和種類上都很龐大，并在不同的歷史任務(wù)中占有一席之地。作為不同歷史時(shí)期的重要見證者，土地檔案管理對(duì)于今后的發(fā)展來(lái)講都是至關(guān)重要的，它記錄著不同的研究成果，具有極高的參考價(jià)值。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理大多是靠著人工完成的。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，文獻(xiàn)信息量逐年增大，尤其是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，土地管理的工作變得越來(lái)越復(fù)雜，這些經(jīng)過(guò)土地變更而形成的材料也是與日俱增，只有將這些材料都整理好了，才有助于大力開發(fā)土地資源，發(fā)揮土地價(jià)值，讓土地檔案管理變得越發(fā)高效，從而更好地為人民，為社會(huì)服務(wù)。