事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

龔 艷

（黔江區(qū)城西中心小學(xué)校，重慶 409000）

新時(shí)代背景下，我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展得到了有力的推動(dòng)，但與此同時(shí)，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其中事業(yè)單位檔案管理工作不規(guī)范、不科學(xué)就是嚴(yán)重影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利有效進(jìn)行的因素。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案所發(fā)揮的作用不言而喻。事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式主要以人力管理為主，且針對(duì)檔案管理沒(méi)有建立相應(yīng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)。而新時(shí)代背景下，事業(yè)單位在快速發(fā)展，所產(chǎn)生的檔案也越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理模式必然無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前管理需求和要求。為了提高事業(yè)單位檔案管理水平，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化的重要途徑。事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，包括規(guī)范管理、提升隊(duì)伍素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展等各個(gè)方面，這對(duì)提高事業(yè)單位檔案管理整體水平具有重要的意義。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位管理工作中，檔案管理是尤為重要的內(nèi)容。檔案管理即對(duì)事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料、文件、數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、保存、利用的一項(xiàng)綜合性管理工作，其目的就在于為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供可靠的信息支撐，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展保留歷史資料。就目前來(lái)看，雖然各大事業(yè)單位都在積極開(kāi)展檔案管理工作，但是就檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看卻不算理想，其中還存在較多的問(wèn)題和不足[1]。比如事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有提高重視，認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的后勤工作，并不能為單位發(fā)展帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的效益。就事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的制度體系而言，也存在落后、不完善、不適用等情況，具體問(wèn)題包括制度流于形式、責(zé)任不明確、沒(méi)有清晰的標(biāo)準(zhǔn)及流程等，這些對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都會(huì)產(chǎn)生直接的影響。另外，就檔案管理工作專(zhuān)業(yè)水平而言也有待提高，如檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、素質(zhì)都存在參差不齊的問(wèn)題，且檔案管理的技術(shù)也存在落后的問(wèn)題。基于以上問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和改革也成為必然的趨勢(shì)。

2 事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要意義

事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是事業(yè)單位為適應(yīng)新時(shí)代變化和體制改革要求而采取的一項(xiàng)重要措施。檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)簡(jiǎn)單理解，就是通過(guò)以國(guó)內(nèi)外先進(jìn)水平為標(biāo)準(zhǔn)，建立健全各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系，以夯實(shí)管理基礎(chǔ)提高效率效益的一種非常有效的工作方法，其是制度化的最高形式。基于目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對(duì)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也顯得尤為重要和必要。

首先，通過(guò)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以有利于提高檔案管理的整體水平，這是因?yàn)闄n案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，包括對(duì)各項(xiàng)制度、規(guī)范、要求的明確，這樣可以保證檔案管理工作嚴(yán)格按照流程、規(guī)章開(kāi)展，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量和效率。其次，通過(guò)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以有利于提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)及能力[2]。這是因?yàn)樵跈n案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，包括對(duì)工作隊(duì)伍的素質(zhì)培訓(xùn)、制度建立，這些措施都有利于提高工作隊(duì)伍整體水平，進(jìn)而更好地保證檔案管理水平。最后，通過(guò)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還有利于提高檔案管理整體效率。這是因?yàn)樵跈n案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，包括對(duì)技術(shù)、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、環(huán)境的全面建設(shè)，這對(duì)推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，降低人力資源成本，最終提高檔案管理整體效率和效益具有重要的意義。

基于事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要意義，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀下，事業(yè)單位就必須更新理念，提高對(duì)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視，根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理需求和要求，加強(qiáng)檔案室制度、人員、技術(shù)等各個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

3 事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)策略

3.1 檔案室制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，制度建設(shè)是尤為重要的內(nèi)容。檔案管理工作具有繁雜、瑣碎、系統(tǒng)的特點(diǎn)，為了保證其質(zhì)量和效率，就必須依靠于完善、健全的制度體系，這是保證檔案室標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的前提[3]。所以在檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，相關(guān)部門(mén)及管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行反思和探究，分析其中存在的問(wèn)題和不足，基于當(dāng)前檔案管理需求和要求，完善、優(yōu)化其規(guī)章制度。比如基于標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度中，必須有清晰的責(zé)任劃分、內(nèi)容劃分，必須明確檔案室工作開(kāi)展的規(guī)范、流程、要求、目標(biāo)等，這對(duì)促進(jìn)檔案室工作的有序、有效開(kāi)展具有重要的意義。在制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)踐中，事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)及管理人員可以制定檔案管理工作規(guī)范、入庫(kù)歸檔要求、人員交接工作規(guī)定、檔案審查要求、立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)規(guī)章制度。以上各項(xiàng)規(guī)章制度都可以發(fā)揮其作用，如工作規(guī)范可以保證各項(xiàng)工作按照規(guī)章制度開(kāi)展；入庫(kù)歸檔要求可以保證入庫(kù)質(zhì)量，避免發(fā)生檔案丟失、遺漏等問(wèn)題；人員交接工作規(guī)定可以減少交接帶來(lái)的檔案管理效率及質(zhì)量問(wèn)題；檔案審查要求可以保證檔案的完整性；立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)可以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)組織和系統(tǒng)化。針對(duì)檔案管理人員，也需要強(qiáng)化制度建設(shè)，比如要制定嚴(yán)格的責(zé)任制度，保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。要制定完善的績(jī)效考核制度，通過(guò)績(jī)效考核提高工作人員工作質(zhì)量和效率。要制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，以提高工作人員的積極性和能動(dòng)性。在檔案室制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)下，更有利于檔案管理工作嚴(yán)格按照相關(guān)制度開(kāi)展，進(jìn)而保證事業(yè)單位檔案管理整體水平。

3.2 檔案室人員管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理工作中，人員是核心要素，若檔案室人員綜合能力、綜合素質(zhì)存在問(wèn)題，那么檔案管理工作的質(zhì)量和效率必然會(huì)受到影響。所以在檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，加強(qiáng)對(duì)檔案室人員管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)十分重要和必要。首先，為了保證檔案室人員的專(zhuān)業(yè)能力、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案室人員標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的開(kāi)展管理工作，就需要事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案室人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)[4]。比如事業(yè)單位可以基于人員培訓(xùn)需求和要求，制定培訓(xùn)制度，其中需明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)周期、培訓(xùn)目標(biāo)等。在實(shí)踐中，由事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)定期組織檔案室人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，其中包括理論知識(shí)培訓(xùn)、實(shí)踐能力培訓(xùn)、規(guī)則制度培訓(xùn)等，旨在通過(guò)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，提高檔案室人員的整體水平，進(jìn)而更好地為檔案室管理工作作出貢獻(xiàn)。其次，在檔案室人員管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，要加強(qiáng)提高管理人員的職業(yè)道德。檔案管理工作相對(duì)較為枯燥、乏味，在長(zhǎng)期工作過(guò)程中，管理人員很容易出現(xiàn)倦怠情緒，對(duì)此，就需要相關(guān)部門(mén)做好管理人員的思想引導(dǎo)、意識(shí)樹(shù)立工作[5]。比如相關(guān)部門(mén)要經(jīng)常向管理人員宣傳檔案管理的意義和價(jià)值，要幫助檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)事業(yè)單位整體發(fā)展的影響，引導(dǎo)管理人員建立愛(ài)崗敬業(yè)的工作熱情，在工作中有耐心、有激情、有能力完成好每一份工作。最后，為實(shí)現(xiàn)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還需要注重提高管理人員的檔案信息化管理能力。新時(shí)代背景下，檔案管理信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)，對(duì)此，作為檔案管理人員就必須具備相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息平臺(tái)操作能力等。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)則需要加強(qiáng)對(duì)檔案室人員有關(guān)信息化方面的技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)教育等，為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。

3.3 檔案室技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)管理模式逐漸無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案室工作需求和要求，且現(xiàn)代事業(yè)單位答案管理工作越來(lái)越復(fù)雜、多樣，所以為了提高檔案管理質(zhì)量和效率，就必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用[6]。信息化管理是近年來(lái)企業(yè)管理發(fā)展的新方向、新趨勢(shì)，即將信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于管理工作當(dāng)中，以解放人力操作，提高管理效率和質(zhì)量。信息化發(fā)展也是目前事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要方向。在檔案室技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，首先事業(yè)單位要加大檔案室信息化的資金投入，只有具備充足的資金，才可以基于檔案管理信息化需求和要求，配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、管理設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺(tái)等，以及完成對(duì)人員的培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)等工作[7]。其次，事業(yè)單位在引進(jìn)檔案管理設(shè)備、技術(shù)過(guò)程中，應(yīng)該基于檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)選擇，包括選擇與自身情況相匹配的檔案管理軟件、構(gòu)建與自身情況相符合的電子檔案庫(kù)及信息化管理平臺(tái)。最后，如何完成檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變也是事業(yè)單位需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案檢索、目錄管理制度，同時(shí)做好檔案庫(kù)房各項(xiàng)設(shè)備的管理與維護(hù)工作，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享等，這對(duì)提高檔案管理信息化水平具有重要的意義。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位要獲得持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，加強(qiáng)提高檔管理水平尤為重要，而加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就是提高檔案管理水平的重要措施。通過(guò)對(duì)檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以使得檔案管理工作有制度、有規(guī)范、有標(biāo)準(zhǔn)、有方向的開(kāi)展，這對(duì)提高檔案管理質(zhì)量和效率，以及提高檔案管理技術(shù)水平、人員綜合素質(zhì)等都具有重要的意義。所以現(xiàn)代事業(yè)單位，針對(duì)檔案管理工作要樹(shù)立新的思想和意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性和必要性，從而投入相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力，推動(dòng)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以此來(lái)為檔案管理工作開(kāi)展、事業(yè)單位發(fā)展提供有效保障。