醫院檔案管理中檔案管理模式改革的應用

符方毅

（海口市第三人民醫院 科教科，海南 海口 571100）

對于醫院來說，檔案管理非常重要，與醫院正常運行有很大的關系。一所醫院從開始建立一路發展過來是會有很大發展變化的，而檔案管理就能很好、很詳細地記錄整個過程。在檔案管理工作中，包含的內容是非常多的，如員工檔案、病歷檔案、醫院發展史等等，傳統的檔案管理模式都是手寫，然后歸類存檔，在查找和保存起來都會有很大的難度，所以在新時期下，我們需要對醫院的檔案管理模式進行改革，以此來提高醫院檔案管理質量和效率。

1 醫院檔案管理的現狀分析

1.1 缺乏完善的管理制度體系

就目前的醫院檔案管理工作來說，大部分醫院都對檔案的管理工作缺乏重視，所以也沒有構建一個管理制度體系。眾所周知，檔案管理的內容不但非常復雜，涉及的領域也是非常多的，在這種情況下，如果缺乏工作的標準、流程以及完善管理制度體系的話，想要順利地開展管理檔案管理工作是非常困難的。此外，還有一點，在新時期下，隨著信息技術的發展和應用，也間接的給醫院檔案管理模式帶來了變化，在這樣的時代背景下，如果檔案管理人員還在采用傳統管理模式的話，不但會影響到檔案管理工作的效率，還會出現很多的錯誤問題，而這些問題的出現也是因為缺乏完善的管理制度體系，導致檔案缺乏規范性，非常的凌亂，錯誤頻繁出現等情況。直接影響到醫院的管理水平和質量[1]。

1.2 檔案管理工作人員缺乏管理意識

在新時期下，社會的發展和進步推動了醫療行業的快速發展，當然也就間接的推動了醫院檔案管理模式的發展。在醫院的快速發展中，接診病人越來越多，當然病人檔案也就越來越多，再加上醫院在發展壯大的過程中，會招收很多專業的醫學人才，同樣會帶來很多檔案的，所以在這種情況下，面對如此多的檔案，醫院只有加強檔案管理工作才能更好地保證醫院的正常運行。但是就目前的醫院檔案管理模式來看，部分醫院的檔案管理人員以及領導層都沒有認識到檔案管理工作的重要性，所以他們就會忽略檔案管理工作。此外，還有部分檔案管理人員素質水平不高，缺乏專業的工作能力，沒有按著規定和要求對病人的病歷檔案以及工作人員的個人檔案做好記錄，不但給醫院檔案管理工作帶來了影響，甚至還影響到了整個醫院的管理水平。在這樣的情況下，一旦有病人要求查看自己的病歷檔案，不但會增加查找時間，還會因為沒有保存好，出現信息不明確的問題，給醫院的聲譽以及發展帶來了非常嚴重的后果。

1.3 醫院檔案管理的基礎設施不夠健全

因為醫院檔案管理工作并沒有受到重視，所以醫院領導并不會為此投入更多的成本，導致目前部分醫院的檔案管理基礎設施不夠健全，工作人員無法更好的展開檔案管理工作，所以在這樣的情況下，也是會給醫院檔案管理工作的質量和效率帶來影響的[2]。

1.4 檔案資料不夠齊全

眾所周知，醫院本身就是一個非常復雜的行業和工作，所以它的檔案管理工作也有一定的復雜性，再加上檔案管理內容非常廣泛，所以想要保證所有的檔案都能非常的齊全是有一定難度的，主要就體現在病歷檔案上。在醫院中，有很多特殊型的病人，需要保證他們檔案的完整性，以備后續使用。但是工作人員會在整理、收集的過程中，因丟失或者遺漏而影響到檔案管理工作的展開，很大一部分原因都是被借閱出去而忘記歸還，從而給醫院檔案管理工作帶來難度。

2 加強醫院檔案管理工作模式改革的作用分析

2.1 保證了醫院檔案的真實性和有效性

在傳統的醫院檔案管理模式中，大部分醫院采用都是手工整理檔案，在如此高強度、大工作量的工作模式下，工作人員是很容易出現錯誤的，所以就會讓醫院的檔案失去真實性，無法保證檔案的完整性。但是在醫院檔案管理模式改革下加強醫院檔案管理工作，就能使醫院的檔案管理工作在有條不紊的情況下展開和進行，而且在這樣的管理模式下，檔案信息的上傳也由管理人員手動操作輸入，避免了不法分子謀取利益，篡改信息的行為，很好的保證了信息的真實性，給醫院降低了很多損失。

2.2 使檔案信息的存儲工作更加方便

由于醫院檔案信息數據非常的復雜，內容也多，所以加強醫院檔案管理工作模式改革有利于將病歷檔案、人員檔案以及其它檔案分類管理和存放。尤其是在信息技術的支持下，不但提高了檔案管理工作的效率和質量，還增加了備份功能，降低了檔案信息丟失的概率[3]。

2.3 促進了醫療事業的發展

加強醫院檔案管理工作，除了更好的保證檔案信息的真實性，還能有效地提高醫院的服務質量，給患者乃至醫院的工作人員帶來更高水平的服務。院領導也可以根據醫院的發展史結合自身醫院的發展現狀為醫院未來的發展提出發展方向，推動我國醫療事業的發展；而工作人員也可以根據不同病人的病歷檔案，進行分析和研究，找出新的治療方法等等，由此我們可以看出，加強醫院檔案信息管理的重要性。

3 醫院檔案管理中檔案管理模式改革的應用分析

3.1 加強信息化檔案的應用

在新時期下，隨著信息技術的應用和發展，使其已經成為我國發展壯大過程中的堅實力量，并被廣泛的應用在各個行業中，推動了不同行業開始向數字化方向發展和轉型。當然對于醫療行業也是不例外的，為了更好地保證醫院檔案管理工作的質量和效率，檔案管理工作人員一定要將信息化技術應用起來，使其可以合理地被應用在檔案管理模式的改革后，促進醫院檔案管理信息的發展。具體可以從以下幾個方面來展開：首先，需要醫院檔案管理工作人員要改變傳統的管理思想，正確認識醫院檔案管理工作的重要性，同時還要樹立數字化的管理理念，改變傳統的檔案管理方式，加強對現代信息技術和設備的應用。此外，醫院領導也要認識到醫院檔案管理工作模式改革的重要性，提高重視；其次，要加強數字化醫院檔案信息的建設，將檔案數據信息進行數字化的整合，建立檔案信息數據庫，同時還要加強殺毒軟件和防火墻的應用，也此來更好的保證檔案管理信息數據的安全性[4]。

3.2 構建完善的檔案管理工作機制

醫院想要對檔案信息管理工作的檔案管理模式進行改革，還需要構建完善的檔案管理工作機制，使其可以在跟上時代發展腳步的同時，符合現代醫院檔案管理工作的開展趨勢，給醫院檔案管理工作模式的改革帶來制度上的保證。我們要知道，醫院并不是福利機構，它也是以盈利為目的一個新時代企業，所以在醫院發展的過程中，是非常重視醫院業務開展的，也正是因為有這種對比性存在，導致醫院的檔案管理工作并不會被重視，當然也開展的不是很順利。因此，醫院有必要加強構建完善的醫院檔案管理制度，以此來更好的保證檔案管理工作的規范性，提高醫院檔案管理工作的效率和質量。如可以構建責任制度，將不同的檔案分別交由不同工作人員負責，這樣一來，工作人員就可以非常明確和清楚自己的工作職責，提高工作的有效性。而且這種責任制度的落實和建立，還可以在出現問題的時候直接找到責任人，使醫院檔案管理工作更加細致和精準。此外，醫院也要通過對各種制度和規范的完善，加強對檔案工作人員行為的約束，讓工作人員可以在制度的約束下更好地開展工作，這樣也為檔案的管理和保存工作提供了可靠性的依據，更好的保證了醫院檔案的完整性[5]。

3.3 加強對規范化管理模式和方式的應用

醫院檔案管理工作模式的改革工作還需要加強完善檔案管理工作的流程和方法，這是檔案管理工作的重點內容，對提高檔案管理工作有很大的促進作用。可以從以下幾個方面來展開：第一，醫院的檔案管理工作人員，需要定期檢查不同的檔案信息，尤其是關于病人的病歷檔案。對那些無效、無用的檔案進行及時的清除處理，這樣做的目的是避免以后在搜索檔案的過程中出現很多重復的無效內容，影響到檢索工作的效率和質量；第二，要采用科學的方法去整理檔案信息資料，對不同類別、不同疾病以及檔案的生成時間等進行合理分類和排序，做好規范化的管理。如員工檔案資料是要與病歷檔案分來存放的，而不同的病歷檔案，也要因為疾病不同、時間不同做好數字化整理的，這樣做的目的是更好的保證檔案資料的完整性；第三，對于紙質檔案來說，同樣需要按類別和時間存放，最好是密封保存，避免因為時間過長，使檔案資料被蟲子破壞或者腐蝕，影響到檔案信息資料的完整性；第四，在對檔案資料進行信息化管理的時候，需要將信息輸入環節重視起來，要保證標題的規范化和標準化，這樣做的目的就是為了方便日后的檢查和搜索工作更加高效和便捷。最后一點，一定要加強檔案資料的借閱制度，尤其是病人的病歷檔案。任何人在借閱、查看檔案資料的時候，都要簽字，歸還時也要簽字，并注明歸還時間，而檔案管理人員需要仔細查看檔案是否有修改和破損。加強檔案資料借閱制度目的是在檔案出現問題的時候，能直接找到責任人[6]。

3.4 加強對醫院檔案管理人員專業能力的培養

檔案管理工作人員的素質水平和能力對檔案管理工作模式的改革也有很重要的作用，所以醫院還要加強檔案管理人員專業素質和能力的培養。檔案工作人員一定要有責任心，這樣他們才能重視醫院的檔案管理工作；同時還要提高自己的專業水平和能力，尤其是對信息技術的應用能力。只有工作人員有了非常強的專業技術能力，才能合理、規范的使用信息技術，也才能讓信息技術發揮出它的價值和作用，對檔案信息進行更好的管理。為此，醫院要加大投入力度，定期組織檔案管理人員去學習理論和技術知識，同時還要加強對管理人員的培訓，提高管理人員的管理水平，以此來提高醫院檔案管理工作的質量和效率[7]。

4 結束語

總而言之，在醫院的發展過程中，檔案管理工作占有非常重要的位置，同時也是非常重要的內容，對醫院的發展有很大的促進作用，所以我們一定要重視起醫院檔案管理工作，并針對存在的問題進行改革，以此來更好的保證醫院檔案管理工作的開展。