探討新時期醫院檔案現代化管理策略

梁容輝

（東莞市萬江醫院，廣東 東莞 523039）

醫院檔案是針對醫院行政管理、醫療活動所產生的文件、圖表、記錄、檔案、錄像等多種資料載體，是醫院極為寶貴的文獻資料財富，醫院檔案管理現代化是指利用科學技術與手段，將線下資料轉移至線上，減少醫療、行政資料管理難度與成本，進一步深化醫療數據的使用范疇，提高醫療數據的使用效率與整體質量，促使相關工作能夠滿足時代發展的基本需求。通過信息技術、大數據技術、智能技術，醫院檔案管理人員可以對醫院檔案數據進行統一的規劃管理，改變醫護人員對檔案內容原有應用方法，為患者提供更加優質的治療服務，從而促使醫院醫療水平得到提升。

1 醫院檔案管理內涵

在科學技術的支持下，醫療事業整體發展邁入全新的階段，醫院醫療也開始邁高速發展階段，而檔案管理作為醫院醫療活動與行政管理重要的組成部分，必須對其進行深度改革，使其能夠更好地幫助醫護人員向患者提供醫療服務。具體而言，醫院醫療檔案現代化管理主要包含以下幾點內容：

1.1 信息收集與時化

在上文中我們曾經提及過，醫院檔案形成包括對醫療活動與醫院行政管理信息收集、整理、統計三個重要環節，其中信息收集是最為基礎且重要的環節，需要利用科學方法與信息技術對其進行優化，保障醫院資料的完整性與真實性，為后期檔案內容高效使用提供便捷[1]。因此，醫院管理人員在對檔案信息收集時，必須要注意對其進行時化。伴隨著無紙化辦公理念的普及，線上云端信息內容儲存已經悄然走進我們的生活之中，改變了人們傳統生活、工作方式都發生了巨大改變，數據采集方式也隨之得到了發展，醫院領導人員可以在嘗試將每個科室電子設備連接在一起，對其產生的數據進行收集與統計，并將數據內容分階段進行儲存，部分患者信息可以適當地進行簡化，保留關鍵內容，納入信息檔案報告之中，進一步彌補檔案內容的缺失，提高檔案時化應用率[2]。

1.2 信息收集標準化

醫院檔案信息收集現代化的基礎就是能夠使其擁有一條完善的標準，進一步提高醫院檔案應用效率，醫院管理人員需要根據自身醫療單位實際需求，明確一套管理制度，包含醫療檔案應用辦法、檔案工作制度、檔案管理人員守則、機房管理標準等內容，并對現有的紙質文獻資料進行優化管理。醫院檔案管理工作的重點在于工作人員對于檔案信息的使用效率上，最好的處理方式就是將其利用到醫療服務之中，通過檔案信息對患者恢復狀態進行管理，降低可能會出現康復并發癥出現的可能性[3]。

1.3 信息儲存數據化

伴隨著計算機技術與云技術的發展，醫院檔案管理工作也因此受到的一定程度的影響，檔案內容儲存逐漸形成數字化管理的趨勢，在運用云計算的處理，對部分數據內容可以進行實時分析，從而降低醫療人員工作難度。醫院醫療人員在參與醫療活動之中時，會要求患者進行大量的數據檢查，每一項檢查內容都具備一定的標準，若該患者數據標準與正常標準差異過大，患者體內很可能出現病灶，通過針對其他檢查報告的比較，最終可以判斷出患者具體的病因。根據這個原理，醫院可以為患者提供基礎數據分析服務，對患者所提供的數據檢測報告進行分析，根據數據檢測報告第一時間得出患者可能患有的疾病，從而降低醫護人員工作難度嗎，為醫療事業智能化發展作出寶貴的貢獻[4]。當然，醫療數據報告只能作為最為簡單的分析參考，不能直接左右醫生對患者整體狀態的判斷，同時，在數據分析出現錯誤時，醫生也需要對數據內容進行報備，使得檔案分析系統能夠快速成長，糾正自身存在的錯誤[5]。

1.4 信息使用無限制化

當下，每個醫護人員都會擁有一臺屬于自己的智能手機，而智能手機作為移動終端設備的一種，可以對數據庫進行遠程訪問，消除檔案訪問工作時間與空間限制。傳統檔案管理工作，需要醫護人員到達指定檔案室，記錄自己的身份信息，而后對檔案內容進行長時間排查、篩選，尋找到自己所需要的內容，這種檔案方式不僅會耗費醫護人員大量時間，在某種程度上還會存在一定的限制，使得檔案管理工作無法發揮其真正的價值。而在現代化技術的幫助下，醫護人員可以利用智能手機，通過特殊app軟件登錄到云端服務系統之中，消除時間與空間對于醫護人員的工作限制，讓醫護人員在任何位置都可以隨時分析患者以往的病情檔案，提高醫護人員的工作效率，為患者提供更加優質的服務內容[6]。

2 當下制約醫院檔案管理現代化發展主要成因

2.1 經費投入較少

部分醫療單位領導人員，對于醫院檔案管理現代化改革認知程度較低，持續削減檔案管理設備投入，嚴重影響了現代化醫療檔案就建設速度。除了部分三甲醫院資金較為充裕以外，很多地區醫院經費十分緊張，而檔案管理建設作為一項基礎性工作，對其投入經費難以在短時間內收獲“成果”，這促使很多醫院管理人員不愿意將資金投入到檔案室發展改革之中，再加之現代化設備更新速度較快，醫護人員對其使用程度不高，致使醫院檔案現代化建設處于較低水準[7]。

2.2 管理觀念陳舊

部分醫院在積極響應國家的號召后，的確投入的大量的資金建設檔案室現代化改革工程，但是由于管理人員思想陳舊，工作人員綜合素質較差，導致檔案室管理工作存在“重投資、輕利用”的問題。當下，部分檔案室管理人員與工作人員都是醫院即將退休的醫護人員擔任，對于工作內容與工作形式早已根深蒂固在其腦中，而隨著新設備、新理念的引進，部分即管理人員開始排斥全新的工作模式，及時有全新的工作方法也得到相關人員的支持。同時，部分醫院管理人員認為，醫院檔案現代化建設只于檔案室工作人員有關，忽略了對于醫護人員的引導，沒有得到基層醫護人員的支持，缺乏對其檔案使用的培訓，致使醫護人員無法積極、主動的融入檔案管理之中。同時，在現代科技化背景下，醫院檔案建設需要一支專業化團隊，該團隊必須能夠主導醫院其他人員積極主動到管理活動之中，對醫院醫療活動、行政活動進行深度改革，使其能夠搭配檔案建設一起發展，而多數醫院缺乏相關技術指導，只是將檔案建設工作看作是一場工作意義上的優化，沒有認識到其對醫院發展的重要性[8]。

3 在新時期背景下現代化醫院檔案建設有效建議

3.1 加大投入，提高整體影響力

為了能夠促使醫院管理人員認識到現代化檔案管理的重要性，地方醫療管理部門需要加大扶持力度，引導醫院將檔案建設與醫療活動同樣放在首要位置。醫院除了需要引進全新的機房設備和傳感設備、大型掃描設備、計算機設備以外，還需要采購滅火設備、除濕設備、防塵設備，同時還需要對原有的檔案室進行改造。與傳統檔案室建設不同，傳統檔案室只需要人員看護檔案柜架即可，而現代化檔案室則需要擁有密閉的空間，室內溫度、濕度、空氣粉塵都需要得到控制，讓信息儲存設備能夠擁有一個良好的工作環境，不會因為外因而導致死機。同時，醫院管理人員還需要將各個科室計算機設備連接起來，每個科室都可以建立獨立的檔案內容額，而這些檔案內容還可以在局域網內進行分享，打破“信息孤島”的限制，使得現代化檔案建設更具實踐意義。此外，醫院管理人員還需要與其他科技公司進行合作，維護線上檔案運行系統，避免線上檔案系統被不法分子所攻擊，保障醫院檔案內容的安全。醫院檔案內容一般會包含患者大量的隱私內容，這些內容若遭到泄露將會嚴重影響到患者生活。

3.2 加強培訓，提升相關人員素質

在投入大量資源后，醫院現代化檔案室基礎建設得到保障，這時，醫院管理人員需要對醫護人員、檔案室管理人員、檔案室工作人員一起進行教育培訓，使其能夠充分的了解線上檔案室系統的使用方法，避免出現錯誤操作問題，將檔案室工作融入日常工作之中。為了能夠建設專業化團隊，醫院管理人員可以聯合專業技術團隊或科技公司，從現代化檔案管理設備與基礎功能開始進行講解，定期對醫護人員進行教育培訓，并對檔案室管理人員、工作人員進行系統的考核，將考核內容納入工資結算系統之中，對于部分寧玩不靈的人群，醫院管理人員必須對其進行嚴肅處理，糾正其他人員錯誤思想，促使更多人員能夠認識到現代化檔案建設的重要性。從當前現狀來看，檔案室工作過人員年齡普遍偏大、學習能力也較為有限，檔案室整體人員數量較少。醫院管理人員可以嘗試將現代化檔案建設逐漸變為無人管理的智能模式，讓機械設備自行運轉，定期進行維護即可，而這種檔案室工作方式，必須實施在所有人員對線上檔案系統十分了解之后，方才能得到實施。

4 結束語

總而言之，在我國科學技術發展的前提下，醫療部門也開始督促各地方醫院加快現代化，檔案改革建設也會因此發生一定程度變化，而這是未來我國醫療事業發展的主要趨勢，并時不是某個人、某個單位可以拒絕的。在不久未來，國家也會對醫院檔案內容進行集中管理，將每一個醫院信息內容聯合起來，為我國人民群眾提供更好的醫療服務，進一步提高我國人民群眾生活質量。因此，當下醫院管理人員必須重視相關檔案管理改革，從醫療設備引進到醫護人員培訓，都需要投入百分百的精力，促使現代化檔案工作能夠融入每一個醫療環節之中，對檔案數據進行合理使用。