檔案館建設搬遷工作的探析與實踐

韓照光

（中國南方航空股份有限公司，廣東 廣州 510000）

如何在規定時間內，高效、安全、優質地完成檔案搬遷這項復雜工程，是很多檔案館所面臨的一項重要課題。中國南方航空集團有限公司檔案館搬遷是今年工作的重中之重，也是首要任務。我們成立了專項工作小組，理順工作程序，明確工作職責，召開專題會議制定檔案館搬遷工作方案，并多次論證，前后共用40天的時間，順利完成檔案搬遷工作。

1 中國南方航空集團有限公司檔案新館介紹

中國南方航空集團有限公司檔案新館（以下簡稱檔案新館）是按照《國家檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》等要求設計、施工的市級一類標準檔案館。

檔案新館總建筑面積約5200平方米，設閱覽室、保密閱覽室、數字化加工室、整理編目室、消毒室、裝具庫房及備品庫和檔案庫房等用房，館藏檔案包括企管、合同、會計、基建工程、實物、房產、音像、出版物、干部人事、紀檢監察、購租機、飛機維修、空勤人員等多個類型共三十余萬卷檔案。新檔案館的建成從根本上解決了現有庫房面積緊張，館區業務用房狹小，檔案存儲分散等一系列問題。

2 檔案新館高標準建設是搬遷工作的前提

2.1 設計高標準多功能

檔案工作是一項基礎性工程，檔案館是檔案工作的基礎“硬件”，而“硬件”建設的好壞取決于設計思路。公司和辦公廳領導班子高度重視新館設計建設工作，組織相關人員先后赴國家電網、國航和首都機場集團檔案館等多家場館學習、考察和論證，在嚴格按照檔案館建設標準和設計要求的基礎上，形成了既確保檔案安全保管，又體現檔案館的多種服務功能，布局科學、設施完備的檔案新館設計思路。

2.2 嚴格落實各項建設指標

在新館建設上，按照建設企業數字檔案館全國示范的標準，興建RFID系統、智能密集架、環境控制和智能管理等多個先進系統，并加強與施工單位的密切溝通，統籌推進。

在新館各項目驗收時，堅持嚴格按照《檔案館建筑設計規范》對新館建設情況進行全面驗收，重點對各系統項目及安全防護、消防工程、恒溫恒濕、防火防盜、供電系統等方面開展驗收，確認每項驗收內容都達到標準要求，為后續工作開展打下堅實基礎。

2.3 成立搬遷工作小組

檔案館搬遷工作遵循“統一領導、服從全局、互相協作、保障安全、按時搬遷”的原則，成立了搬遷工作領導小組和各工作小組，明確職責、責任到人、層層落實、大力推進。如領導小組，負責搬遷全面工作，討論制定搬遷工作方案并組織實施，研究決定相關重要事項等；安全監督組，負責保密協議簽訂和涉密檔案搬遷監督工作；檔案上、下架組，負責搬遷區域內館藏資源上、下架的定位和搬遷；檔案運輸組，負責協助搬遷過程中出現的問題等。

3 檔案新館搬遷前的準備工作

檔案搬遷工作是一個涉及面廣，銜接環節多的復雜工程，存在檔案資源數量多、年代久、門類雜和順序排列、載體易損、保密性高等因素，對檔案館來講即是一次考核，也是一次比武。

3.1 清點家當

檔案搬遷前的庫存清點工作至關重要，即是對現有庫存資源的清點查驗，也是校正館藏錯誤的大好時機。首先要對現有館藏檔案按照全宗、案卷目錄、分類目錄，逐卷、逐冊核對。其次，要對辦公家具等資產進行全面的核查、登記，該報廢的提前報廢，該添置的提前添置。最后，制作明細清單和目錄，為檔案搬遷建立了準確的數據基礎。此項工作是搬遷的必要前提，需在工作前完成。

3.2 科學劃分

新館的館藏布局需有前瞻性、合理性和科學性，必須要在確保現有館藏資源全部入庫的基礎上，結合建筑空間分布、各空間檔案資源承載量、未來三十年預留和檔案資源的內容、性質等特點進行詳細劃分，如實物檔案庫、紙質檔案庫、涉密檔案庫、資料庫、特殊載體檔案庫等。

3.3 精準測量

館藏柜架位的測定是檔案館搬遷的關鍵環節，由于新舊館空間布局、館藏量和密集架之間存在差異，為有效利用柜架位精確定位館藏資源放置位置，必須進行柜架位測定。同時，可依據測定結果制定新舊館館藏資源放置對照表，并正在每節柜架上標出定位序號，方便加快搬遷速度，掌握入館資源實際。

3.4 開荒保潔

開荒是清潔工程之首，由于在新館建筑工程中常常會遺留下許多垃圾污垢，所以在使用前必須做全面清潔工作，著重處理污漬、灰塵等，既方便人員入駐，又起到對檔案資源的防護。而開荒工程的好壞，直接影響到日后保潔工作的質量和檔次，所以做好開荒保潔有著相當重要的要求。

3.5 明確搬遷任務

檔案實體搬運要對所需要的人、財、物、安全等方面提前策劃，心中有數。如在人員方面，對內要多少人員從事檔案下架、上架、打包、押運、接收外地入館檔案和監控等工作，對外要多少人員從事實際工作；在車輛方面，對內要什么車型以備不時之需，對外要考慮用幾臺車運輸檔案、幾臺車備份，什么車型等，如大型廂式貨車、中型廂式貨車等；在安全方面，對內配備手套、藥箱、白大褂等勞保用品，對外嚴加把關搬遷工作人員，如與搬遷公司簽訂保密協議，搬遷人員統一著裝佩戴胸卡，制定貨車行駛路線，明確搬遷和車輛運輸紀律守則，二十四小時值班等；在保障預案方面，需要考慮如何保護消毒設備，故障車輛更換，防雨防火保護等。

3.6 制定搬遷方案

在確定搬遷時間后，應在保障人員和檔案安全的基礎上，制定詳盡、切實可行的搬遷實施方案，并下發封館通知，明確封館期限，通知相關單位和人員。

首先在時間安排上可根據舊庫房檔案資源的數量和分類進行搬遷排期。如涉密檔案，較珍貴文獻、資料，實物檔案、數量較多的紙質檔案，存放較為集中的檔案等可以放在首批搬遷，其它資料、照片、錄像等可以放在后批搬遷。其次注意減慢速度、延長搬遷時間，為突發情況預留時間。最后還需考慮到搬遷起始地點、運輸路線規劃、消毒設備最大消毒量及可能遇到的突發問題和情況。

如在情況和資源允許的情況下，盡量在搬遷前做預演。

3.7 工具準備充分

考慮到館藏資源的種類不同，需提前準備一定量的裝具和搬遷用品。在裝具方面，如大型實物，可以在覆蓋氣泡膜后使用量身制作的木箱安置運輸；小型的實物，可以在覆蓋氣泡膜后使用運輸筐或塑料收納箱；紙質的檔案可以選擇一定規格的加厚紙箱。在搬遷用品方面，如區分庫房和樓層的標識貼、紙質封條、鉛封及信號筆、寬膠帶、裁紙刀、螺絲刀、錘子、鉗子、隔離帶、隔離樁等。

4 具體實施檔案搬遷工作

4.1 檔案資源下架封裝

此項工作標志著搬遷工作進入實質階段，可在準備工作就緒后，依據搬遷方案和搬遷順序，首先將舊庫房內的館藏資源依次下架，放入裝具內封好。其次用信號筆在裝具上標注庫房號、架位號、全宗號、起止號、盒數等信息。最后在新舊館館藏資源放置對照表上打鉤確認，在正式到達新庫房時開箱驗收并統一存放，防止出現錯誤裝箱的情況。

4.2 檔案資源運輸保護

此項工作分為出庫、裝車、運輸、卸車、入庫五個部分，出庫時，工作人員應認真記錄信息出庫館藏資源信息；裝車時，按照不同入庫區域和上架順序裝車，比對裝車箱數與出庫單后，使用鉛封、封條和車鎖封閉車門；運輸時，要有工作人員隨行押車，確保車輛途中不得停靠或私自改變線路，出現檔案“丟、掉、散”現象，如有條件可在運輸車輛駕駛室和后艙內安裝GPS和監控；在卸車時，注意檢查鉛封、封條和車鎖情況，與裝車單做好數量核對、清點；在入庫時，注意與出庫單仔細清點、核對，按照裝具上的標識和庫內架位對應位置，將館藏資源運載至附近，逐一上架。

4.3 檔案資源消毒措施

檔案消毒主要是殺滅沾染在檔案文件上的大腸桿菌、金黃色葡萄球菌、肝炎病菌、霉菌及各種害蟲，延長檔案保存期限，可在上架前依據館藏資源數量購置或租賃消毒設備。

如條件允許也可視情在全部館藏資源安置妥當并保潔后，封閉庫房內所有通風設備，使用季銨鹽（復合孤類）霧化滅菌、硫酰氟熏蒸進行二次消毒。

4.4 固定資產搬遷

在全部館藏資源上架、核對無誤后，需要進行辦公用具、設備資產等的搬遷工作。如對電腦、打印機、傳真機、風扇等設備進行保護包裝，將辦公家具內的書籍等取出裝箱，貴重、易碎和個人物品應分別裝箱做好標記，統一編號、粘貼標示后運至新館指定位置。

5 搬遷收尾整理工作

5.1 檔案資源的整架和細排架

在時間緊、任務重、強度大的狀況下進行檔案資源搬遷，難免會出現一些問題，需要在檔案資源全部上架后，按照搬遷時間或上架順序，逐一清點核對，并做好登記記錄，方便查找。

5.2 自動化系統的調試和培訓

完成搬遷工作后，要組織相關系統工作人員對建成系統進行調試，如網絡設備、打印設備、電話及系統服務器、系統功能和系統使用等方面做調式和培訓，以便盡快進入角色，服務工作大局。

檔案搬遷工作是一項細致而又繁瑣的工作，既改善了館藏資源的存儲條件，又對館藏資源進行了再整理，因此檔案搬遷工作至關重要。我們要與時俱進、立足本崗，不斷學習和借鑒優秀的檔案管理和搬遷實踐，做好檔案的管理和開發利用，推動工作創新發展。