新時代背景下檔案管理在醫院管理中如何發揮新作用

徐洪梅

（山東省臨沂市中心醫院，山東 臨沂 276400）

檔案最主要的功能在于憑證功能和參考功能，檔案作為歷史信息和知識信息的載體，是重要的歷史信息資源。良好地發揮檔案的主要功能，會對現今人們的生活工作帶來不可忽視的推動作用。醫院檔案管理是社會信息資源的重要組成部分，對醫院的經營和管理有著獨特的使用價值。

1 新時代背景下醫院檔案管理工作重要性

在中國特色社會主義新時代背景下，黨和國家對各行業領域的相關工作也提出了全新的要求。為了推動公立醫院改革和發展，更好地為人民健康保駕護航，政府增加了針對醫院的管理舉措和考核。在新醫改的背景下，醫院檔案更是醫院整體發展建設的重要組成部分，同時也是各部門有序開展日常工作的重要保障。檔案管理工作具有較強政策性和專業性，現階段需要與時俱進，醫院各部門之間充分協調合作，深入應用現代化信息技術，將傳統紙質檔案數據及電子文件檔案的元數據進行有機結合存儲，實現管理形式向多元化方向發展，激發檔案管理革新，充分發揮醫院檔案管理實效，促使醫院檔案管理工作整體轉變，為醫院的穩定運行贏得關鍵基礎，滿足推動時代發展的需要。

2 醫院檔案管理在醫院經營過程中的作用

1）醫院檔案管理的具體內涵。醫院檔案除了醫療檔案（病案）之外，還包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、實物檔案以及音像數字類檔案等。醫院檔案管理具體包括醫院檔案的收集、整理、保管、查詢利用以及編研等。在檔案管理過程中，不僅可以幫助檔案用戶提供原始憑證信息，也可以為醫院管理決策提供借鑒，從而推動醫院的可持續性發展。2）為醫院在管理和經營方面的提升提供了依據。當前在醫院的經營和管理工作中，如想測算工作有沒有實質性的提升，就需要與之前工作結果檔案進行比較分析。而健全的檔案就可以為醫院現今的經營管理，提供正確有效的信息憑證。檔案管理是醫院管理中的關鍵組成部分，為醫院決策管理助力，還可以協助醫院的領導總結以往工作中出現的問題和經驗，降低工作差錯率，有助于提高醫院的綜合管理水平，對醫院的長久發展有著重要的促進作用。3）為醫院維持穩定有序工作奠定了基礎。醫院檔案是記錄醫院發展歷程的重要憑證，記載著醫院的各項事務、歷史活動、管理舉措、經營原始憑證及歷史史料，匯聚著醫院有史以來的重要研究成果和治療記錄，對于醫院的發展有著重要的意義。醫院檔案主要服務于醫生、患者以及醫院的工作人員。其構成主要以第一手材料為主，醫療檔案即我們經常見到的醫生手稿、診斷證明、治療方案和護理記錄、患者影像資料等等，這些記錄在醫院的病案管理中，由職能部門進行嚴格質控。由于醫院檔案管理工作具有規范性、保密性、持續性等特點，醫院檔案會被保存在相對較為安全的地方。尤其涉及一些科研的成果，甚至一些關于醫院發展方向和決策方針的資料，還有一些涉及患者隱私和個人信息的內容。所以在進行檔案管理工作時，務必確保檔案的安全性，防止檔案信息外露是進行檔案管理工作的基礎任務，也是完全需要杜絕的事件。醫院檔案的建立，其主要目的也是為了服務醫生、患者以及保存醫院的歷史，為其提供更多的方便，可以說醫院檔案是醫院維持穩定工作的基礎，同時也是醫院歷史發展的見證。

3 醫院檔案管理的現狀

1）制度不健全，沒有意識到檔案管理的關鍵性。經過調查發現，目前醫院檔案管理環節較為薄弱，主要原因是由于檔案管理工作不像醫療過程中的診斷治療和護理過程會為醫院帶來直接的經濟效益和社會效益。所以，很多醫院會忽略對內部的檔案進行管理，只是一味地重視醫療提升和醫院經營性綜合管理，對檔案管理的規章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關鍵性和重要性。2）檔案信息內容和形式復雜。醫院文件多種多樣，在文件歸檔過程中存在紙質文件缺頁、電子文件格式迥異不能兼容等問題，導致文件歸檔工作復雜以及效率低下。為了保證醫院檔案的安全性，醫院實行檔案保管雙套制，即傳統紙質檔案和電子檔案保存兩種形式。由于雙套制保管要求，導致醫院檔案管理工作量翻倍，檔案工作流程繁瑣等問題。另外，在檔案保管過程中，容易發生檔案放置不當的情況，有些檔案在庫房有單獨的貨架，由于長時間工作的增加，檔案架上擺放的檔案種類混亂，檔案放置分散，在清點時被工作人員忽視。3）檔案管理人員能力有限。檔案管理人員日常工作較為繁重復雜，常規的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對計算機的應用能力有限，即便是醫院已經引入檔案管理信息系統，但是工作人員的應用效果并不是十分理想。一方面歸檔過程不規范導致檔案信息資源缺乏，另一方面檔案信息檢索局限于題名檢索，對全文檢索和數據挖掘等相關操作不熟悉，降低了檔案查詢工作效率和檔案服務質量。另外也存在專職檔案管理人員少，任務重，不能及時參與到醫院重大活動中，不能及時有效地收集整理相關資料，對相關職能科室年度工作資料上交督導不力，造成檔案材料歸檔滯后等現象。

4 新時代背景下醫院檔案管理工作的決策支持條件

1）醫院檔案管理工作領導到位。領導到位是關鍵。“醫院管理層次人員必須發揮自身的作用，能夠認識到大數據在檔案管理中能取得較好的成效，改變頭腦中傳統的管理觀念，這樣才有利于帶動相關的管理人員，在實際檔案管理工作中將大數據高效地運用其中，確保檔案管理工作得到穩步的提高。”一是醫院黨委高度重視，黨委班子應有專門負責檔案管理的分管副院長指導檔案管理工作，加大投入支持力度，成立院、科分級管理體制，形成檔案管理網絡，進一步完善醫院檔案管理規章制度并嚴格執行，確保醫院檔案管理工作順利開展。嚴格按檔案存儲和業務開展要求配備檔案專用房屋、裝具、防護設施等。加大財政投入，引進先進的信息化軟硬件管理系統，醫院檔案管理工作的數據化和信息化才能得到有力支持。2）建立面向醫療科研的檔案信息數據挖掘系統。在醫院檔案信息化建設中，醫院檔案信息數據庫建設必須面向醫療科研群體，為其提供專業的檔案信息數據服務。這就要求醫院檔案管理工作人員必須學會運用數據挖掘技術，通過醫院開發的數據挖掘系統對醫療科研所需要的檔案信息數據進行數據挖掘，從而為醫療科研服務。方便用戶在海量的信息數據中挖掘到某一領域中專門的數據以及醫療方案的實踐案例，為醫療科研理論創新提供基礎數據，做到對醫院檔案信息資源有效的開發利用。如今數據挖掘技術已經相對成熟，可以與相關公司合作，購置面向醫院檔案系統的數據挖掘軟件，達到對醫院檔案信息資源的有效開發利用。同時，要聯合圖書館搭建醫院檔案信息資源庫大數據平臺，提供全文檢索、分類檢索、搜索問題提示、搜索結構評價、拼音搜索、智能糾錯、自然語言翻譯等多種搜索模式。另外醫院檔案信息資源庫大數據平臺要配合醫療科研體系建設，建立中英文對照搜索，用戶在輸入查詢內容時，可以輸入多國語言的檢索條件，并使用AND、OR、NOT等邏輯關系。檢索結果中可以同時顯示多國語言記錄，搭配多國語言同義詞庫，可以通過單一語言條件，得到多國語言檢索結果，保證醫院檔案在醫院管理中發揮不可或缺的作用。

5 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的對策

1）加強硬件設施和軟件系統的建設。醫院檔案不同于其他檔案形式，往往要求更高的保密性和專業性，是醫院經營發展的重要基礎及關鍵資源，實現檔案信息化管理可以促使各方面檔案資料得以高效存儲和提供利用。目前，醫院的信息化檔案管理工作主要基于計算機局域網的方式完成數據的高度交互，并配置專業的掃描設備以及打印設備等完成數據導出、錄入。因為電子產品有著較快的更新周期，支持年限也不長，故而信息化檔案管理也要求周期性地就軟硬件技術和設備等實施檢查、升級，規避由于設備故障以及病毒等問題導致檔案管理品質下滑。此外，對檔案管理工作人員進行基礎理論和實踐工作專業培訓，提升工作人員信息素養，更好地掌握檔案管理技巧，以及前沿理念的認知，規避由于人為操作失誤等情況給整個系統帶來嚴重損害。在軟件以及網絡大環境下實施維護期間，需要明確設置管理員權限，對有關重要資料的訪問權限進行加密處理，對于非授權等人員則需要避免其肆意地訪問關鍵數據資料，不斷地提升檔案信息化技術的應用安全性。2）完善信息化檔案管理體制。信息化的檔案管控其目的是更好地推動并達成數據信息的高速交互以及有效利用，故要求各醫療機構建立完善的檔案數據管控體系，把檔案工作納入整體規劃，年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施和同步發展，以制度形式要求各部門高度配合，實現檔案信息的高效管控，不斷地提高醫院的服務質量和工作效率。此外，需要針對性地組建檔案管控機構，其主要職責是為全部檔案完成數據分類劃分，并設定檢索以及導入導出等端口，將整個檔案數據實現更為規范性、高度統籌性以及系統性的管控，提高管控工作的品質，更好地為醫院整體運行服務。3）培養醫院檔案管理人才。現如今，我院對信息管理人才的需求逐漸增加，一是要求檔案管理人員樹立與時俱進、終身學習的理念，摒棄傳統的管理思想和管理方式，不斷豐富信息管理知識，熟練運用網絡信息技術做好醫院檔案管理，實現理論與實踐的結合；及時將相關的紙質檔案管理工作向計算機網絡方向發展，能夠快速獨立地完成檔案數據收集、整理和歸檔、調閱等一系列檔案管理工作。二是醫院領導要給予檔案管理更多的政策支持，提供多種形式的培訓和激勵模式，及時掌握檔案管理新理念新方法，加快檔案管理信息化發展步伐。三是實現信息管理的現實價值。檔案管理多用于醫院的整體服務，不同部門在檔案的內容、形式等方面的要求各不相同，這就要求檔案管理人員積極與醫院其他部門進行溝通和交流，深入調查了解醫院各部門對檔案信息的需求，并虛心聽取他人對檔案管理的有效建議和意見，不斷提升管理能力。4）使用政工檔案管理模式。針對一些特殊的檔案，還需要使用特殊方式進行管理。如政工檔案需要借鑒文書檔案及照片檔案、電子郵件類新媒體檔案管理模式，從而起到相應的效果。醫院政工工作資料是非常重要繁多的內容。其中的文字、影像、網站網頁、電子郵件、政務社交媒體資料等是醫院重要歷史的見證者，是歷史事件的信息載體，按照相關入檔要求對資料進行分門別類整理歸檔后可以將歷史事跡進行良好還原和重現，為政工人員提供大量的實踐素材，給予醫院政工工作提供良好的查考借鑒，帶來更先進的工作啟示。

6 結束語

醫院檔案管理不僅代表了醫院本身的形象，更體現了現階段最基本的制度管理體系。通過對新時代背景下檔案管理工作中存在的問題，進行深刻剖析并提出有效地解決措施，實現醫院檔案管理在醫院發展過程中的社會價值和現實價值，發揮醫院檔案的憑證作用和參考作用，推進醫院管理工作的高質量發展。